Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực mượn nhà làm trụ sở là thủ tục được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi sử dụng nhà ở của cá nhân để làm địa điểm hoạt động. Hình thức này giúp các bên ghi nhận rõ việc cho mượn nhà và mục đích sử dụng.
Hợp đồng cho mượn nhà cần thể hiện đầy đủ thông tin. Nội dung cũng nên xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.
Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra tình trạng pháp lý của căn nhà. Doanh nghiệp cũng nên xem xét điều kiện sử dụng địa điểm làm trụ sở.
Vậy hợp đồng cho mượn nhà cần có nội dung gì? Hồ sơ chứng thực gồm những giấy tờ nào? Quy trình thực hiện ra sao? Những thông tin dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp và chủ nhà có thêm cơ sở để chuẩn bị.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy phép bán buôn, bán lẻ rượu, thuốc lá.
1. Hợp đồng cho mượn nhà làm trụ sở công ty là gì?
1.1. Thế nào là hợp đồng cho mượn nhà?
Cho mượn nhà là việc một bên giao nhà cho bên khác sử dụng trong một thời hạn nhất định.
Bên mượn không phải trả tiền thuê nhà. Đây là điểm khác biệt cơ bản giữa cho mượn và cho thuê.
Các bên có thể thỏa thuận về thời hạn sử dụng. Mục đích sử dụng nhà cũng cần được ghi nhận rõ trong hợp đồng.
Nếu doanh nghiệp sử dụng nhà làm trụ sở, nội dung này nên được thể hiện cụ thể. Điều này giúp hạn chế tranh chấp trong quá trình sử dụng.
1.2. Có thể dùng nhà ở làm trụ sở công ty không?
Việc sử dụng nhà làm trụ sở cần đáp ứng các điều kiện pháp luật có liên quan.
Doanh nghiệp cần xác định địa điểm dự kiến đăng ký. Đồng thời, cần kiểm tra tình trạng pháp lý của căn nhà.
Không phải mọi căn nhà đều có thể sử dụng cho mọi mục đích. Một số khu vực hoặc loại hình nhà có thể có quy định riêng.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi ký hợp đồng. Việc này giúp hạn chế vướng mắc khi đăng ký trụ sở.
1.3. Vì sao nên lập hợp đồng cho mượn nhà?
Hợp đồng giúp xác định rõ thỏa thuận giữa chủ nhà và doanh nghiệp.
Văn bản cũng thể hiện thời hạn và mục đích sử dụng nhà. Các điều khoản về sửa chữa, bảo quản và trả lại nhà có thể được quy định cụ thể.
Hợp đồng còn là căn cứ để các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ. Đây cũng là tài liệu có thể được sử dụng khi doanh nghiệp làm hồ sơ liên quan.
Việc lập hợp đồng bằng văn bản giúp hạn chế tranh chấp. Các bên nên thống nhất nội dung trước khi ký.
2. Hồ sơ chứng thực hợp đồng cho mượn nhà làm trụ sở
2.1. Giấy tờ của chủ nhà
Chủ nhà cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ.
Thông thường, giấy tờ có thể gồm CCCD và các giấy tờ cần thiết khác. Thông tin cá nhân phải thống nhất với nội dung hợp đồng.
Nếu nhà thuộc tài sản chung, cần xác định đầy đủ người có quyền liên quan. Trường hợp có vợ hoặc chồng cùng có quyền đối với tài sản, cần xem xét việc tham gia ký kết.
Việc xác định đúng chủ thể giúp hạn chế vấn đề phát sinh sau này.
2.2. Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng nhà
Chủ nhà cần cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng nhà theo trường hợp cụ thể.
Giấy chứng nhận là tài liệu thường được sử dụng để kiểm tra thông tin tài sản.
Các thông tin cần đối chiếu gồm địa chỉ và diện tích nhà. Thông tin về chủ sở hữu cũng cần được kiểm tra.
Nếu giấy tờ nhà đất có thay đổi, nên cung cấp tài liệu liên quan. Điều này giúp việc kiểm tra hồ sơ được thuận lợi hơn.
2.3. Giấy tờ của doanh nghiệp
Bên mượn là doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin pháp lý của công ty.
Hồ sơ có thể gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thông tin người đại diện cũng cần được xác định rõ.
Nếu người ký hợp đồng không phải người đại diện theo pháp luật, cần có căn cứ đại diện phù hợp.
Doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị thông tin về trụ sở dự kiến. Địa chỉ trong hợp đồng cần được ghi chính xác.
2.4. Hợp đồng cho mượn nhà
Hợp đồng cần thể hiện rõ thông tin của hai bên.
Nội dung cơ bản có thể gồm:
- Thông tin của bên cho mượn.
- Thông tin của bên mượn.
- Địa chỉ căn nhà.
- Diện tích và hiện trạng nhà.
- Thời hạn cho mượn.
- Mục đích sử dụng.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Trách nhiệm sửa chữa và bảo quản.
- Thời điểm bàn giao và trả lại nhà.
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Các bên nên đọc kỹ hợp đồng trước khi ký. Những thỏa thuận riêng cũng cần được ghi nhận rõ ràng.
>>> Xem thêm: Địa chỉ, thời gian làm việc và dịch vụ là những điều nên kiểm tra khi chọn văn phòng công chứng
3. Quy trình chứng thực hợp đồng cho mượn nhà
3.1. Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ
Chủ nhà và doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ.
Thông tin giữa các tài liệu cần được đối chiếu trước. Đặc biệt, địa chỉ nhà phải được ghi thống nhất.
Nếu hồ sơ có vấn đề, nên xử lý trước khi ký. Việc kiểm tra sớm giúp giảm nguy cơ phải sửa đổi hợp đồng.
3.2. Bước 2: Soạn thảo hợp đồng
Hợp đồng có thể được các bên chuẩn bị trước. Nội dung phải phản ánh đúng thỏa thuận thực tế.
Mục đích sử dụng nhà nên được ghi rõ. Nếu nhà được dùng làm trụ sở công ty, cần thể hiện cụ thể nội dung này.
Thời hạn mượn cũng cần được xác định. Các bên nên thỏa thuận rõ về việc gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.
Nếu có nội dung chưa rõ, nên trao đổi trước khi ký. Không nên ký khi chưa thống nhất các điều khoản quan trọng.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ
Các bên xuất trình giấy tờ cho người có thẩm quyền.
Hồ sơ sẽ được kiểm tra theo quy định. Nội dung hợp đồng cũng được đối chiếu với giấy tờ liên quan.
Nếu có người đại diện tham gia, căn cứ đại diện cũng cần được kiểm tra. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, các bên sẽ được hướng dẫn bổ sung.
3.4. Bước 4: Ký hợp đồng
Sau khi hồ sơ được kiểm tra, các bên thực hiện ký hợp đồng.
Người ký cần đúng chủ thể hoặc đúng người đại diện. Chữ ký cũng cần được thực hiện theo yêu cầu của thủ tục.
Các bên nên đọc lại toàn bộ nội dung trước khi ký. Những thông tin về nhà và thời hạn mượn cần được kiểm tra kỹ.
Sau khi ký, việc chứng thực được thực hiện theo quy định áp dụng.
3.5. Bước 5: Nhận hợp đồng đã chứng thực
Sau khi hoàn tất, các bên nhận lại hợp đồng theo quy định.
Chủ nhà nên giữ một bản hợp đồng. Doanh nghiệp cũng cần lưu giữ bản hợp đồng để sử dụng khi cần.
Nếu hợp đồng được dùng cho hồ sơ đăng ký trụ sở, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
3.6. Bước 6: Thực hiện thủ tục đăng ký trụ sở
Hợp đồng cho mượn nhà không tự động làm phát sinh việc đăng ký trụ sở.
Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định. Hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở cần được xác định chính xác. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra điều kiện sử dụng địa chỉ trước khi đăng ký.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực hợp đồng cho mượn nhà
4.1. Chi phí chứng thực hợp đồng
Chi phí thực hiện phụ thuộc vào loại thủ tục và trường hợp cụ thể.
Hợp đồng cho mượn nhà không có giá trị tiền thuê. Vì vậy, cách xác định phí cần được xem xét theo thủ tục thực tế.
Ngoài khoản phí theo quy định, có thể phát sinh chi phí sao chụp. Một số dịch vụ hỗ trợ khác cũng có thể được tính riêng.
Các bên nên hỏi trước về chi phí. Điều này giúp chủ động chuẩn bị khi thực hiện.
4.2. Kiểm tra quyền sở hữu nhà trước khi ký
Chủ nhà cần xác định rõ quyền đối với căn nhà.
Nếu nhà thuộc sở hữu chung, cần xem xét đầy đủ người có quyền. Việc này đặc biệt quan trọng khi ký hợp đồng cho doanh nghiệp sử dụng.
Thông tin trên giấy tờ nhà đất cũng cần được kiểm tra. Địa chỉ thực tế và địa chỉ trên giấy tờ nên thống nhất.
4.3. Ghi rõ thời hạn mượn nhà
Thời hạn mượn nên được quy định cụ thể trong hợp đồng.
Doanh nghiệp có thể cần sử dụng địa chỉ trong thời gian dài. Vì vậy, các bên nên thỏa thuận thời hạn phù hợp với nhu cầu.
Nếu muốn tiếp tục sử dụng sau khi hết hạn, nên có điều khoản về gia hạn. Cách thỏa thuận này giúp hạn chế việc phải lập lại văn bản nhiều lần.
4.4. Ghi rõ mục đích sử dụng
Mục đích sử dụng nhà cần được thể hiện rõ.
Nếu doanh nghiệp dùng nhà làm trụ sở, nên ghi cụ thể trong hợp đồng. Trường hợp có thêm hoạt động khác, các bên cũng cần xem xét và thỏa thuận.
Việc ghi rõ mục đích giúp xác định phạm vi sử dụng. Bên mượn cũng có cơ sở để thực hiện đúng cam kết.
4.5. Phân biệt cho mượn và cho thuê nhà
Cho mượn và cho thuê nhà có bản chất khác nhau.
Cho mượn thường không có tiền thuê. Bên mượn được sử dụng tài sản theo thỏa thuận.
Cho thuê lại có sự thanh toán tiền thuê. Các bên cần lập hợp đồng phù hợp với giao dịch thực tế.
Doanh nghiệp không nên dùng tên hợp đồng cho mượn khi thực tế có thỏa thuận trả tiền thuê. Nội dung văn bản cần phản ánh đúng bản chất giao dịch.
4.6. Kiểm tra điều kiện của địa chỉ trụ sở
Doanh nghiệp nên kiểm tra địa chỉ trước khi đăng ký.
Địa chỉ trụ sở phải đáp ứng các điều kiện theo quy định. Một số loại nhà hoặc địa điểm có thể có hạn chế về mục đích sử dụng.
Nếu chưa chắc chắn, doanh nghiệp nên tìm hiểu trước khi ký hợp đồng. Việc này giúp hạn chế tình trạng hợp đồng đã ký nhưng địa chỉ không phù hợp.
4.7. Nên kiểm tra hợp đồng trước khi ký
Hợp đồng cần được đọc kỹ trước khi các bên ký.
Đặc biệt, cần kiểm tra thông tin chủ nhà và doanh nghiệp. Địa chỉ, diện tích và thời hạn mượn cũng cần được đối chiếu.
Các điều khoản về trả lại nhà cũng không nên bỏ qua. Quyền và nghĩa vụ của từng bên cần được quy định rõ.
Nếu có nội dung chưa thống nhất, các bên nên trao đổi ngay. Việc sửa đổi trước khi ký sẽ thuận tiện hơn về sau.
>>> Xem thêm: Muốn hạn chế rủi ro pháp lý, hãy tìm hiểu kỹ quy trình công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Chứng thực mượn nhà làm trụ sở giúp các bên ghi nhận rõ thỏa thuận sử dụng nhà ở để phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. Khi lập hợp đồng, chủ nhà và doanh nghiệp cần kiểm tra giấy tờ tài sản. Nội dung về mục đích, thời hạn và quyền của mỗi bên cũng cần được thể hiện rõ.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra điều kiện của địa chỉ trước khi đăng ký trụ sở. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình thực hiện thuận lợi hơn.
Nếu cần tư vấn về hồ sơ hoặc hợp đồng cho mượn nhà làm trụ sở, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Có việc gấp nhưng ngại quy trình kéo dài? Hãy tìm hiểu dịch thuật lấy ngay
>>> Xem thêm: Cùng là một tài liệu, nhưng mục đích sử dụng khác nhau có thể thay đổi yêu cầu công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com