Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực hợp đồng nhiều bên là vấn đề cần được quan tâm khi một văn bản có sự tham gia của nhiều người. Mỗi bên có thể có quyền và nghĩa vụ riêng trong hợp đồng.
Việc ký trực tiếp giúp xác định người tham gia ký văn bản. Người yêu cầu chứng thực cũng cần tuân thủ đúng trình tự thực hiện.
Không phải mọi hợp đồng nhiều bên đều áp dụng cùng một hình thức chứng thực. Việc lựa chọn công chứng hay chứng thực còn phụ thuộc vào nội dung hợp đồng.
Vậy ký chứng thực chữ ký trực tiếp được thực hiện thế nào? Các bên cần chuẩn bị giấy tờ gì? Trình tự ký và chứng thực ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực hợp đồng cho thuê nhà xưởng gắn liền với quyền sử dụng đất thuê.
1. Chứng thực chữ ký trực tiếp đối với hợp đồng nhiều bên
1.1. Thế nào là hợp đồng có nhiều bên tham gia?
Hợp đồng nhiều bên là văn bản có từ hai bên trở lên cùng tham gia.
Mỗi bên có thể đảm nhận quyền và nghĩa vụ khác nhau. Nội dung này thường được ghi rõ trong hợp đồng.
Các bên có thể cùng ký một văn bản. Trong một số trường hợp, họ có thể ký theo thời điểm phù hợp với yêu cầu thực tế.
Khi ký trực tiếp, mỗi người cần xác nhận ý chí của mình. Việc này giúp hạn chế nhầm lẫn về chủ thể ký kết.
1.2. Ký trực tiếp có ý nghĩa gì?
Ký trực tiếp giúp xác định người thực hiện chữ ký. Người ký cũng thể hiện sự đồng ý với nội dung văn bản.
Đối với chứng thực chữ ký, người yêu cầu thường phải ký trước mặt người có thẩm quyền. Chữ ký được chứng thực phải là chữ ký của chính người yêu cầu.
Vì vậy, các bên không nên ký trước nếu được yêu cầu ký trực tiếp tại nơi chứng thực.
Trường hợp một bên không thể có mặt, cần xem xét hình thức đại diện hoặc phương án khác. Việc này phụ thuộc vào nội dung và yêu cầu pháp luật.
1.3. Chứng thực chữ ký có giống công chứng hợp đồng không?
Chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng là hai thủ tục khác nhau.
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Công chứng viên khi công chứng hợp đồng sẽ kiểm tra giao dịch theo phạm vi công chứng.
Do đó, người dân không nên mặc nhiên cho rằng chứng thực chữ ký đồng nghĩa với công chứng nội dung hợp đồng.
Trước khi thực hiện, cần xác định đúng hình thức mà cơ quan hoặc bên nhận hồ sơ yêu cầu.
1.4. Hợp đồng nhiều bên có phải lúc nào cũng chứng thực chữ ký?
Không phải mọi hợp đồng nhiều bên đều có thể xử lý bằng chứng thực chữ ký.
Một số giao dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Hình thức của hợp đồng có thể phụ thuộc vào loại tài sản và nội dung giao dịch.
Ví dụ, một số giao dịch về quyền sử dụng đất có yêu cầu riêng về hình thức. Người dân cần kiểm tra quy định áp dụng trước khi ký.
2. Hồ sơ ký chứng thực chữ ký trực tiếp
2.1. Giấy tờ tùy thân của các bên
Các bên tham gia cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân phù hợp.
CCCD là giấy tờ thường được sử dụng để xác định thông tin cá nhân. Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và còn giá trị sử dụng.
Nếu hợp đồng có nhiều cá nhân, mỗi người nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Điều này giúp việc kiểm tra thông tin diễn ra thuận lợi.
2.2. Hợp đồng hoặc văn bản cần chứng thực
Các bên cần chuẩn bị văn bản dự kiến ký.
Nội dung hợp đồng nên thể hiện rõ thông tin của từng bên. Quyền, nghĩa vụ và phạm vi thỏa thuận cũng cần được ghi cụ thể.
Tên và thông tin của các bên phải thống nhất với giấy tờ tùy thân. Những thông tin quan trọng cần được kiểm tra trước khi ký.
Nếu sử dụng mẫu do cơ quan hoặc tổ chức cung cấp, các bên nên kiểm tra kỹ các mục cần điền.
2.3. Giấy tờ liên quan đến nội dung hợp đồng
Tùy từng hợp đồng, hồ sơ có thể cần thêm giấy tờ liên quan.
Ví dụ, hợp đồng về tài sản có thể cần giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Hợp đồng liên quan đến doanh nghiệp có thể cần giấy tờ của tổ chức.
Một số giao dịch cũng cần văn bản xác nhận hoặc giấy tờ chuyên ngành. Thành phần hồ sơ sẽ phụ thuộc vào nội dung cụ thể.
Do đó, nên kiểm tra hồ sơ trước khi đến thực hiện.
2.4. Giấy tờ của người đại diện nếu có
Một bên tham gia có thể là tổ chức hoặc người đại diện.
Khi đó, cần xác định căn cứ đại diện của người ký. Người ký phải có thẩm quyền phù hợp với nội dung hợp đồng.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần giấy ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh chức vụ. Các tài liệu này giúp xác định đúng tư cách của người ký.
Nếu không xác định rõ thẩm quyền, việc chứng thực có thể gặp vướng mắc.
2.5. Giấy tờ liên quan đến người chưa thành niên hoặc người cần đại diện
Một số hợp đồng có thể liên quan đến người chưa thành niên. Cũng có trường hợp một bên phải thực hiện thông qua người đại diện.
Khi đó, cần kiểm tra quy định về đại diện. Người ký thay phải có căn cứ phù hợp.
Hồ sơ có thể cần thêm giấy tờ chứng minh quan hệ hoặc quyền đại diện. Người dân nên chuẩn bị trước để tránh thiếu hồ sơ.
>>> Xem thêm: Muốn chuyển quyền nhà đất cho con đúng quy trình? Tham khảo ngay Dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con
3. Quy trình ký chứng thực chữ ký trực tiếp đối với hợp đồng nhiều bên
3.1. Bước 1: Kiểm tra hình thức văn bản
Trước khi ký, các bên cần xác định đúng hình thức pháp lý của hợp đồng.
Cần xem hợp đồng thuộc trường hợp công chứng hay chứng thực. Nếu chỉ cần chứng thực chữ ký, có thể chuẩn bị hồ sơ theo thủ tục tương ứng.
Bước kiểm tra này rất quan trọng. Nó giúp tránh việc lựa chọn sai thủ tục ngay từ đầu.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ
Các bên tập hợp giấy tờ cần thiết. Mỗi người nên tự kiểm tra thông tin trên giấy tờ của mình.
Hợp đồng cũng cần được kiểm tra trước khi ký. Những nội dung chưa rõ nên được làm rõ trước thời điểm chứng thực.
Nếu có nhiều bên, việc kiểm tra trước càng cần thiết. Chỉ một thông tin sai cũng có thể khiến văn bản phải sửa đổi.
3.3. Bước 3: Các bên xuất trình giấy tờ
Khi thực hiện thủ tục, các bên xuất trình giấy tờ theo yêu cầu.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra thông tin của người yêu cầu. Nội dung văn bản cũng được xem xét trong phạm vi của thủ tục chứng thực.
Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, các bên được hướng dẫn thực hiện việc ký.
3.4. Bước 4: Các bên ký trực tiếp
Đây là bước quan trọng của thủ tục.
Người yêu cầu chứng thực chữ ký thực hiện việc ký theo hướng dẫn. Chữ ký được thực hiện trực tiếp trước người có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Mỗi bên cần ký đúng vị trí trong hợp đồng. Không nên tự ý ký thay hoặc ký trước khi được hướng dẫn.
Nếu hợp đồng có nhiều bên, cần kiểm tra đầy đủ chữ ký của từng người.
3.5. Bước 5: Thực hiện chứng thực chữ ký
Sau khi các bên ký, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định.
Nội dung chứng thực thể hiện việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Việc chứng thực được thực hiện theo đúng trình tự.
Các bên nên kiểm tra lại văn bản sau khi hoàn tất. Đặc biệt, cần kiểm tra thông tin cá nhân và nội dung chứng thực.
3.6. Bước 6: Nhận văn bản đã chứng thực
Sau khi hoàn thành, các bên nhận lại văn bản theo quy định.
Nên kiểm tra số lượng bản đã chứng thực. Nội dung hợp đồng cũng cần được rà soát lần cuối.
Nếu văn bản được sử dụng để nộp cho cơ quan khác, các bên nên bảo quản bản chính cẩn thận.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực hợp đồng nhiều bên
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực được thực hiện theo mức thu áp dụng đối với thủ tục chứng thực.
Mức phí có thể phụ thuộc vào số lượng chữ ký hoặc nội dung dịch vụ cụ thể. Người dân nên hỏi trước về khoản phí phải nộp.
Nếu cần sao chụp giấy tờ, có thể phát sinh thêm chi phí sao chụp. Mức thu sẽ tùy nơi thực hiện.
4.2. Các bên nên có mặt đầy đủ
Khi yêu cầu ký trực tiếp, các bên cần chủ động sắp xếp thời gian.
Việc có mặt đầy đủ giúp quá trình kiểm tra và ký văn bản thuận lợi hơn. Đặc biệt, hợp đồng có nhiều người tham gia càng cần thống nhất lịch trước.
Nếu một bên vắng mặt, cần xác định phương án xử lý phù hợp. Không nên tự ý nhờ người khác ký thay.
4.3. Không ký thay nếu không có căn cứ đại diện
Chữ ký của mỗi bên cần do chính người có quyền ký thực hiện.
Trường hợp ký thông qua người đại diện phải có căn cứ phù hợp. Người đại diện cũng cần có thẩm quyền trong phạm vi được giao.
Việc tự ý ký thay có thể làm phát sinh vấn đề về hiệu lực và trách nhiệm. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ trước khi ký.
4.4. Kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký
Các bên nên đọc toàn bộ hợp đồng trước khi ký.
Thông tin cá nhân cần thống nhất với giấy tờ tùy thân. Quyền và nghĩa vụ của từng bên cũng cần được thể hiện rõ.
Các nội dung về tài sản, thời hạn và trách nhiệm nên được kiểm tra cẩn thận. Nếu có điều khoản chưa rõ, cần trao đổi trước khi ký.
Sau khi ký, việc sửa đổi văn bản có thể phát sinh thêm thủ tục.
4.5. Phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực hợp đồng
Đây là điểm cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ.
Chứng thực chữ ký tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Chứng thực hợp đồng, giao dịch có phạm vi xác nhận khác.
Không phải văn bản nào có nhiều bên cũng chỉ cần chứng thực chữ ký. Hình thức áp dụng phụ thuộc vào quy định đối với từng loại giao dịch.
Nếu chưa xác định được hình thức phù hợp, nên hỏi nơi có thẩm quyền trước khi lập hồ sơ.
4.6. Nên kiểm tra hồ sơ trước khi đến thực hiện
Hợp đồng càng nhiều bên thì hồ sơ càng dễ phát sinh thiếu sót.
Người dân nên kiểm tra số lượng người ký. Thông tin cá nhân và giấy tờ liên quan cũng cần được rà soát.
Nếu có tổ chức tham gia, cần kiểm tra tư cách người đại diện. Nếu có người được ủy quyền, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh phạm vi đại diện.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế phải sửa hợp đồng. Quá trình ký chứng thực cũng có thể diễn ra thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Khi mua bán nhà đất lần đầu, những kiến thức về công chứng mua bán nhà đất càng hữu ích
Kết luận
Chứng thực hợp đồng nhiều bên cần được thực hiện đúng hình thức và trình tự. Các bên nên xác định rõ loại văn bản trước khi ký. Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị đầy đủ và thống nhất.
Đối với trường hợp ký trực tiếp, người yêu cầu cần thực hiện chữ ký theo đúng hướng dẫn. Không nên ký thay khi chưa có căn cứ đại diện phù hợp. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký.
Nếu cần tư vấn về thủ tục ký chứng thực chữ ký hoặc kiểm tra hồ sơ hợp đồng có nhiều bên tham gia, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Khi giấy tờ cần xử lý đúng quy định, vai trò của văn phòng công chứng càng đáng được quan tâm
>>> Xem thêm: Bạn đang băn khoăn nên dịch tài liệu ở đâu để đảm bảo chất lượng dịch thuật?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com