Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực ủy quyền quảng cáo là thủ tục có thể được sử dụng khi cá nhân hoặc doanh nghiệp muốn giao cho người khác thay mình thực hiện một số công việc liên quan đến hồ sơ quảng cáo ngoài trời.
Người được ủy quyền có thể thay mặt bên ủy quyền chuẩn bị và nộp hồ sơ. Phạm vi công việc cần được ghi rõ trong giấy ủy quyền.
Tùy từng trường hợp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu giấy ủy quyền theo hình thức nhất định. Do đó, nên kiểm tra yêu cầu trước khi lập văn bản.
Vậy giấy ủy quyền nộp hồ sơ quảng cáo ngoài trời cần có nội dung gì? Thủ tục chứng thực chữ ký được thực hiện ra sao? Hồ sơ cần chuẩn bị những giấy tờ nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin cần thiết.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy xác nhận ngụ cư, tạm trú thời hạn dài hạn.
1. Khi nào cần chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền quảng cáo ngoài trời?
1.1. Ủy quyền nộp hồ sơ xin cấp phép quảng cáo
Doanh nghiệp có thể không trực tiếp thực hiện mọi công việc liên quan đến hồ sơ quảng cáo. Khi đó, doanh nghiệp có thể giao cho nhân viên hoặc người khác thực hiện.
Giấy ủy quyền giúp xác định người được giao nhiệm vụ. Nội dung ủy quyền cần thể hiện rõ công việc được thực hiện.
Người được ủy quyền có thể thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ. Người này cũng có thể thực hiện việc nhận kết quả nếu được giao quyền.
1.2. Ủy quyền thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ quảng cáo ngoài trời có thể cần làm việc với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp có thể cử người đại diện thực hiện công việc.
Trong trường hợp này, giấy ủy quyền giúp xác định phạm vi đại diện. Người được ủy quyền chỉ thực hiện những công việc được giao.
Nội dung giấy ủy quyền nên được trình bày cụ thể. Cách này giúp hạn chế cách hiểu khác nhau khi xử lý hồ sơ.
1.3. Ủy quyền nhận kết quả hồ sơ quảng cáo
Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể bố trí nhân sự nhận kết quả trực tiếp. Việc ủy quyền có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn.
Người được ủy quyền có thể nhận kết quả nếu nội dung văn bản cho phép. Khi nhận kết quả, người này cần xuất trình giấy tờ theo yêu cầu.
Doanh nghiệp nên ghi rõ quyền nhận kết quả trong giấy ủy quyền. Điều này giúp tránh phải lập thêm văn bản khi phát sinh nhu cầu.
1.4. Có phải mọi giấy ủy quyền quảng cáo đều phải chứng thực?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc chứng thực chữ ký.
Yêu cầu về giấy ủy quyền phụ thuộc vào thủ tục và cơ quan tiếp nhận. Một số trường hợp có thể sử dụng văn bản theo mẫu hoặc yêu cầu riêng.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra trước thành phần hồ sơ. Việc này giúp xác định đúng hình thức giấy ủy quyền cần chuẩn bị.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền quảng cáo
2.1. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ quảng cáo
Giấy ủy quyền là tài liệu quan trọng trong thủ tục này.
Nội dung giấy nên thể hiện đầy đủ thông tin của các bên. Phạm vi công việc cũng cần được ghi rõ.
Một số nội dung thường gồm:
- Thông tin người ủy quyền.
- Thông tin người được ủy quyền.
- Nội dung công việc được giao.
- Tên hồ sơ quảng cáo.
- Địa điểm hoặc nội dung quảng cáo nếu cần.
- Quyền nộp hồ sơ.
- Quyền bổ sung hồ sơ.
- Quyền nhận kết quả.
- Thời hạn ủy quyền.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ văn bản trước khi ký. Nội dung cần phù hợp với công việc thực tế.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu
Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ.
CCCD thường được sử dụng trong quá trình thực hiện. Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và chính xác.
Người yêu cầu cũng cần trực tiếp thực hiện việc ký. Chữ ký phải được thực hiện theo đúng yêu cầu của thủ tục chứng thực.
2.3. Giấy tờ của doanh nghiệp
Nếu người ủy quyền là người đại diện doanh nghiệp, có thể cần xuất trình giấy tờ liên quan đến tư cách đại diện.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Một số trường hợp khác có thể cần giấy tờ chứng minh quyền đại diện.
Doanh nghiệp nên kiểm tra trước yêu cầu của nơi chứng thực. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ giúp quá trình tiếp nhận thuận lợi hơn.
2.4. Hồ sơ liên quan đến hoạt động quảng cáo
Tùy nội dung ủy quyền, người yêu cầu có thể chuẩn bị thêm giấy tờ về hoạt động quảng cáo.
Ví dụ có thể gồm hồ sơ xin thực hiện quảng cáo. Tài liệu về nội dung quảng cáo cũng có thể được sử dụng khi cần.
Các giấy tờ này giúp làm rõ mục đích lập giấy ủy quyền. Tuy nhiên, thành phần hồ sơ chứng thực cụ thể còn phụ thuộc từng trường hợp.
>>> Xem thêm: Muốn biết cần chuẩn bị gì khi chuyển tên giấy chứng nhận nhà ở? Hãy tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ hồng
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền quảng cáo
3.1. Bước 1: Xác định yêu cầu của hồ sơ quảng cáo
Trước tiên, doanh nghiệp nên xác định thủ tục cần thực hiện.
Cần làm rõ người được ủy quyền sẽ thực hiện công việc nào. Ví dụ, người này chỉ nộp hồ sơ hay còn nhận kết quả.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Đây là căn cứ để chuẩn bị giấy ủy quyền phù hợp.
3.2. Bước 2: Soạn thảo giấy ủy quyền
Sau khi xác định phạm vi công việc, doanh nghiệp tiến hành lập giấy ủy quyền.
Thông tin của người ủy quyền phải chính xác. Thông tin của người được ủy quyền cũng cần được kiểm tra.
Nội dung nên ghi rõ từng công việc được giao. Thời hạn ủy quyền cũng nên được xác định cụ thể.
Nếu cơ quan tiếp nhận có mẫu riêng, doanh nghiệp nên sử dụng đúng mẫu. Không nên tự ý thay đổi những nội dung bắt buộc.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ và ký trước người có thẩm quyền
Người yêu cầu chuẩn bị giấy ủy quyền cùng giấy tờ cần thiết.
Sau khi kiểm tra, người yêu cầu thực hiện việc ký theo hướng dẫn. Trường hợp chứng thực chữ ký, người yêu cầu thường phải trực tiếp ký trước người có thẩm quyền.
Không nên ký trước khi chưa được hướng dẫn. Điều này giúp bảo đảm chữ ký được thực hiện đúng trình tự.
3.4. Bước 4: Kiểm tra và chứng thực chữ ký
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ được xuất trình. Nội dung và chữ ký được xem xét theo phạm vi của thủ tục chứng thực.
Nếu đủ điều kiện, việc chứng thực chữ ký được thực hiện. Nội dung chứng thực được ghi theo quy định.
Người yêu cầu nên kiểm tra lại văn bản sau khi hoàn tất. Cần chú ý thông tin cá nhân và phạm vi ủy quyền.
3.5. Bước 5: Sử dụng giấy ủy quyền để nộp hồ sơ
Sau khi hoàn thành, người được ủy quyền có thể sử dụng giấy ủy quyền theo phạm vi được giao.
Người này có thể nộp hồ sơ quảng cáo nếu văn bản cho phép. Trường hợp được ủy quyền nhận kết quả, cần mang theo giấy tờ theo yêu cầu.
Người được ủy quyền không nên thực hiện công việc vượt quá phạm vi văn bản. Nếu cần bổ sung quyền mới, doanh nghiệp nên lập văn bản phù hợp.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực ủy quyền quảng cáo
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo mức thu áp dụng cho thủ tục chứng thực.
Số tiền thực tế phụ thuộc vào loại thủ tục và quy định hiện hành. Người yêu cầu nên hỏi trước nơi thực hiện để biết mức phí áp dụng.
Nếu cần sao chụp thêm giấy tờ, có thể phát sinh chi phí sao chụp. Doanh nghiệp nên chuẩn bị số lượng bản sao phù hợp.
4.2. Phạm vi ủy quyền cần được ghi rõ
Giấy ủy quyền càng cụ thể càng dễ sử dụng.
Nếu chỉ ủy quyền nộp hồ sơ, nên ghi rõ quyền nộp hồ sơ. Nếu có quyền bổ sung giấy tờ, cũng nên ghi rõ nội dung này.
Trường hợp cần nhận kết quả, nội dung ủy quyền nên thể hiện quyền nhận kết quả. Việc ghi cụ thể giúp hạn chế phát sinh vướng mắc.
4.3. Thời hạn ủy quyền nên phù hợp với thủ tục
Thời hạn ủy quyền cần được xác định rõ.
Doanh nghiệp nên dự kiến thời gian xử lý hồ sơ. Thời hạn trong giấy ủy quyền nên đủ để người được ủy quyền hoàn thành công việc.
Nếu văn bản hết thời hạn, người được ủy quyền có thể không tiếp tục sử dụng. Khi đó, có thể cần lập giấy ủy quyền mới.
4.4. Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa xác nhận nội dung quảng cáo
Đây là điểm cần phân biệt rõ.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Việc chứng thực không đồng nghĩa cơ quan chứng thực xác nhận nội dung quảng cáo.
Nội dung quảng cáo vẫn phải đáp ứng các quy định liên quan. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục chuyên ngành theo trường hợp cụ thể.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi lập giấy ủy quyền
Mỗi hồ sơ có thể có yêu cầu riêng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục trước khi lập văn bản. Việc này giúp xác định giấy ủy quyền có cần chứng thực hay không.
Nếu cơ quan tiếp nhận có mẫu riêng, nên sử dụng đúng mẫu. Điều này giúp hạn chế việc phải sửa hoặc lập lại hồ sơ.
4.6. Nên kiểm tra toàn bộ thông tin trước khi ký
Thông tin trên giấy ủy quyền cần được kiểm tra cẩn thận.
Tên doanh nghiệp phải chính xác. Thông tin người đại diện cũng cần thống nhất với giấy tờ liên quan.
Thông tin người được ủy quyền cũng cần được đối chiếu. Đặc biệt, cần kiểm tra số giấy tờ tùy thân và phạm vi công việc.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế sai sót. Người được ủy quyền cũng thuận lợi hơn khi làm việc với cơ quan tiếp nhận.
>>> Xem thêm: Có nên kiểm tra tình trạng pháp lý trước khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất? Câu trả lời rất đáng lưu ý
Kết luận
Chứng thực ủy quyền quảng cáo giúp cá nhân hoặc doanh nghiệp xác nhận chữ ký trên giấy ủy quyền khi giao cho người khác thực hiện công việc liên quan đến hồ sơ quảng cáo ngoài trời. Trước khi lập văn bản, nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Nội dung ủy quyền cũng cần được ghi rõ và phù hợp với công việc thực tế.
Nếu cần tư vấn về giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký hoặc muốn kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết quy trình công chứng diễn ra thế nào? Hãy bắt đầu từ một văn phòng công chứng uy tín
>>> Xem thêm: Khi một tài liệu phải phục vụ nhiều thị trường, dịch thuật đa ngôn ngữ trở thành nhu cầu thiết thực
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com