Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHiểu lầm giá trị chứng thực chữ ký có thể khiến người dân sử dụng giấy tờ sai mục đích. Một số người cho rằng cứ có chứng thực là văn bản chắc chắn hợp pháp. Cách hiểu này chưa đầy đủ.
Chứng thực chữ ký có mục đích và phạm vi xác nhận riêng. Thủ tục này chủ yếu xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của người yêu cầu chứng thực. Nội dung văn bản vẫn thuộc trách nhiệm của người ký.
Nếu không phân biệt rõ giá trị của chứng thực chữ ký, người dân có thể gặp rủi ro. Hồ sơ có thể bị từ chối. Giao dịch cũng có thể phát sinh tranh chấp.
Vậy chứng thực chữ ký xác nhận những nội dung nào? Chứng thực chữ ký có làm cho văn bản có giá trị như hợp đồng công chứng không? Những cách hiểu nào thường gặp và cần tránh? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ vấn đề này.
>>> Xem thêm: Thẩm quyền chứng thực chữ ký của Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài
1. Giá trị pháp lý của chứng thực chữ ký
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Người yêu cầu phải thực hiện thủ tục theo đúng quy định. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết trước khi xác nhận.
Như vậy, chứng thực chữ ký tập trung vào yếu tố chữ ký. Thủ tục này không phải là việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Đây là điểm đầu tiên người dân cần ghi nhớ. Hiểu đúng bản chất sẽ giúp hạn chế nhiều nhầm lẫn khi sử dụng giấy tờ.
1.2. Chứng thực chữ ký xác nhận những gì?
Giá trị chính của chứng thực chữ ký nằm ở việc xác nhận người đó đã ký trên văn bản.
Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra người yêu cầu. Sau đó, chữ ký được xác nhận theo trình tự pháp luật quy định.
Tuy nhiên, việc chứng thực không đồng nghĩa với việc cơ quan hoặc người thực hiện chứng thực xác nhận mọi thông tin trong văn bản là đúng.
Ví dụ, một người tự lập văn bản cam kết. Nếu chữ ký được chứng thực, điều đó không có nghĩa mọi nội dung cam kết đều được cơ quan chứng thực bảo đảm.
1.3. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung văn bản
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình trình bày. Điều này vẫn được áp dụng khi chữ ký đã được chứng thực.
Vì vậy, trước khi ký, người dân cần đọc kỹ toàn bộ văn bản. Các thông tin cá nhân cũng cần được kiểm tra cẩn thận.
Không nên ký vào văn bản còn bỏ trống nội dung quan trọng. Cũng không nên ký khi chưa hiểu rõ quyền và nghĩa vụ liên quan.
Chứng thực chữ ký không thay thế trách nhiệm của người lập văn bản. Đây là nguyên tắc cần lưu ý trong mọi trường hợp.
2. Những hiểu lầm phổ biến về giá trị chứng thực chữ ký
2.1. Có chứng thực là nội dung văn bản chắc chắn đúng
Đây là một trong những cách hiểu thường gặp.
Nhiều người cho rằng văn bản có dấu chứng thực thì mọi nội dung đều đã được kiểm tra. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không có ý nghĩa như vậy.
Việc chứng thực tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Nội dung văn bản vẫn thuộc trách nhiệm của người ký.
Do đó, người dân không nên dựa vào dấu chứng thực để bỏ qua việc kiểm tra nội dung. Mỗi văn bản vẫn cần được đọc và xem xét trước khi ký.
2.2. Chứng thực chữ ký có giá trị giống công chứng hợp đồng
Chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng là những thủ tục khác nhau. Mỗi thủ tục có mục đích và phạm vi pháp lý riêng.
Công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo quy định về công chứng. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ và nội dung giao dịch theo phạm vi trách nhiệm của hoạt động công chứng.
Trong khi đó, chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Vì vậy, không thể mặc nhiên dùng văn bản có chứng thực chữ ký để thay thế hợp đồng phải công chứng theo quy định.
2.3. Chứng thực chữ ký làm văn bản có giá trị như hợp đồng
Một văn bản có chứng thực chữ ký không đương nhiên trở thành hợp đồng hợp pháp.
Giá trị của một hợp đồng còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nội dung, chủ thể, sự tự nguyện và hình thức giao dịch có thể là những vấn đề cần xem xét.
Nếu pháp luật yêu cầu giao dịch phải được công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, việc chỉ chứng thực chữ ký có thể không đáp ứng yêu cầu về hình thức.
Do đó, người dân cần xác định đúng loại thủ tục trước khi ký văn bản.
2.4. Chứng thực chữ ký đồng nghĩa cơ quan chứng thực bảo đảm giao dịch
Đây cũng là một hiểu lầm cần tránh.
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực không mặc nhiên đứng ra bảo đảm cho giao dịch giữa các bên.
Ví dụ, hai bên lập một văn bản thỏa thuận và thực hiện chứng thực chữ ký. Việc chứng thực không đồng nghĩa với việc mọi cam kết trong văn bản đều được bảo đảm thực hiện.
Các bên vẫn phải thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định pháp luật. Nếu phát sinh tranh chấp, trách nhiệm được xem xét dựa trên nội dung và tình tiết của vụ việc.
2.5. Có chứng thực thì có thể sử dụng cho mọi thủ tục
Mỗi hồ sơ có yêu cầu riêng về giấy tờ. Một văn bản được chứng thực chữ ký không phải lúc nào cũng được chấp nhận trong mọi thủ tục.
Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản chính. Một số trường hợp có thể yêu cầu bản sao chứng thực hoặc loại văn bản khác.
Nếu thủ tục yêu cầu công chứng hợp đồng, chứng thực chữ ký sẽ không mặc nhiên thay thế được.
Vì vậy, người dân nên kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi thực hiện. Việc này giúp tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết.
>>> Xem thêm: Bạn cần công chứng ngoài giờ? Hãy tìm hiểu trước thông tin của văn phòng công chứng
3. Những trường hợp dễ hiểu sai giá trị của chứng thực chữ ký
3.1. Văn bản cam kết về tài sản
Các văn bản cam kết liên quan đến tài sản thường cần được xem xét cẩn thận.
Một người có thể lập văn bản cam kết và yêu cầu chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận quyền sở hữu tài sản.
Nếu văn bản liên quan đến chuyển nhượng, tặng cho hoặc giao dịch tài sản, cần xác định đúng hình thức pháp lý.
Đặc biệt, với nhà đất, người dân nên kiểm tra yêu cầu công chứng hoặc chứng thực đối với từng loại giao dịch.
3.2. Giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký
Giấy ủy quyền là trường hợp rất dễ phát sinh nhầm lẫn.
Không phải mọi giấy ủy quyền đều có thể xử lý giống nhau. Nội dung ủy quyền và trường hợp cụ thể có thể ảnh hưởng đến hình thức văn bản.
Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền không đồng nghĩa với việc mọi nội dung ủy quyền đều phù hợp với pháp luật.
Trước khi ký, người dân nên xác định rõ phạm vi ủy quyền. Thời hạn và quyền của người được ủy quyền cũng cần được kiểm tra.
3.3. Văn bản vay tiền có chứng thực chữ ký
Một giấy vay tiền có chứng thực chữ ký vẫn cần được xem xét về nội dung.
Chứng thực chữ ký giúp xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Thủ tục này không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận khoản tiền đã được giao nhận.
Nếu phát sinh tranh chấp, các bên có thể cần chứng minh thêm việc giao tiền. Nội dung thỏa thuận và các tài liệu liên quan cũng có thể được xem xét.
Vì vậy, người dân nên lập văn bản rõ ràng. Các thông tin về khoản vay, thời hạn và nghĩa vụ trả tiền cần được thể hiện cụ thể.
3.4. Văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân
Một số người cho rằng chỉ cần chứng thực chữ ký là có thể thay thế giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Cách hiểu này không chính xác trong mọi trường hợp.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Văn bản cá nhân tự cam kết về tình trạng hôn nhân có bản chất khác.
Nếu hồ sơ yêu cầu giấy xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân cần sử dụng đúng loại giấy tờ.
3.5. Văn bản sử dụng trong hồ sơ hành chính
Một văn bản có chứng thực chữ ký không phải lúc nào cũng đáp ứng yêu cầu của hồ sơ hành chính.
Cơ quan tiếp nhận có thể quy định cụ thể về hình thức giấy tờ. Có trường hợp cần bản sao chứng thực. Có trường hợp cần bản chính.
Do đó, người dân không nên tự suy đoán rằng văn bản có chứng thực sẽ được chấp nhận.
Cách phù hợp là kiểm tra thành phần hồ sơ trước. Nếu chưa rõ, có thể hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận.
4. Cách sử dụng đúng giá trị của chứng thực chữ ký
4.1. Xác định đúng loại văn bản cần chứng thực
Trước khi thực hiện, người dân cần xác định rõ văn bản mình đang sử dụng.
Đó có thể là giấy cam kết. Cũng có thể là giấy ủy quyền hoặc văn bản xác nhận.
Mỗi loại giấy tờ có thể có yêu cầu pháp lý khác nhau. Không nên sử dụng một hình thức chứng thực cho tất cả trường hợp.
Việc xác định đúng từ đầu giúp hồ sơ được chuẩn bị chính xác hơn.
4.2. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
Người dân nên hỏi nơi tiếp nhận về hình thức giấy tờ cần sử dụng.
Nếu hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký, có thể thực hiện theo yêu cầu đó. Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, cần thực hiện đúng thủ tục công chứng.
Việc kiểm tra trước giúp tránh tình trạng làm xong nhưng hồ sơ vẫn bị yêu cầu bổ sung.
Đây là bước đơn giản nhưng rất cần thiết đối với những thủ tục có nhiều giấy tờ.
4.3. Đọc kỹ nội dung trước khi ký
Người yêu cầu cần đọc kỹ văn bản trước khi thực hiện chứng thực.
Thông tin cá nhân phải chính xác. Nội dung cam kết cũng cần rõ ràng và đầy đủ.
Không nên ký vào văn bản có phần bỏ trống quan trọng. Không nên ký khi chưa hiểu nghĩa vụ của mình.
Nếu phát hiện sai sót, cần chỉnh sửa trước khi ký. Sau đó mới thực hiện thủ tục chứng thực theo quy định.
4.4. Không dùng chứng thực chữ ký để thay thế thủ tục bắt buộc
Nếu pháp luật yêu cầu một giao dịch phải công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, người dân cần thực hiện đúng hình thức.
Không nên chỉ chứng thực chữ ký rồi cho rằng giao dịch đã hoàn tất về mặt pháp lý.
Việc lựa chọn sai thủ tục có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận. Một số giao dịch còn có thể phát sinh tranh chấp về sau.
Do đó, khi giao dịch có giá trị lớn, người dân nên kiểm tra kỹ yêu cầu pháp lý trước khi ký.
4.5. Hỏi ý kiến chuyên môn khi hồ sơ phức tạp
Một số văn bản có nội dung đơn giản. Tuy nhiên, cũng có trường hợp liên quan đến tài sản, quyền lợi hoặc nghĩa vụ của nhiều người.
Khi hồ sơ phức tạp, người dân nên tìm hiểu kỹ trước khi ký. Có thể trao đổi với nơi thực hiện chứng thực hoặc người có chuyên môn phù hợp.
Việc tư vấn trước giúp xác định đúng loại văn bản. Đồng thời, người dân có thể biết thủ tục nào cần thực hiện.
Không nên chỉ căn cứ vào việc văn bản có dấu chứng thực để đánh giá toàn bộ giá trị pháp lý của giấy tờ.
>>> Xem thêm: Người mua cần lưu ý gì, người bán cần chuẩn bị gì khi công chứng mua bán nhà đất?
Kết luận
Hiểu lầm giá trị chứng thực chữ ký có thể dẫn đến nhiều sai sót khi chuẩn bị và sử dụng giấy tờ. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Thủ tục này không mặc nhiên xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Người dân cũng cần phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng, chứng thực hợp đồng và các thủ tục hành chính khác. Một văn bản có chứng thực không đương nhiên được sử dụng thay cho mọi loại giấy tờ.
Trước khi ký, hãy kiểm tra kỹ nội dung và mục đích sử dụng. Đồng thời, cần xác định đúng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Những giao dịch liên quan đến tài sản hoặc quyền lợi quan trọng càng cần được kiểm tra cẩn thận.
Nếu cần được tư vấn về giá trị pháp lý của chứng thực chữ ký, hồ sơ hoặc thủ tục liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn đang tìm nơi xử lý tài liệu bằng nhiều thứ tiếng? Dịch thuật đa ngôn ngữ có thể là lựa chọn phù hợp
>>> Xem thêm: Có những giấy tờ chỉ cần dịch, nhưng cũng có loại bắt buộc phải công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com