Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuDi chúc là căn cứ quan trọng để xác định ý chí của một người về việc định đoạt tài sản sau khi qua đời. Đối với di chúc đã được công chứng, việc lưu giữ và sao y văn bản cần được thực hiện đúng quy định. Điều này giúp bảo đảm quyền lợi của người thừa kế, đồng thời hạn chế tranh chấp phát sinh.
Vậy sao y di chúc công chứng được thực hiện như thế nào? Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ gì? Có thể đến bất kỳ Văn phòng công chứng nào để thực hiện hay không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định liên quan.
>>> Xem thêm: Bằng bảo hộ nhãn hiệu quốc tế Madrid có sao y bản chính tại Việt Nam?
1. Hiểu đúng về việc sao y bản chính di chúc đã được công chứng
1.1. Di chúc công chứng là gì?
Di chúc là sự thể hiện ý chí của cá nhân nhằm chuyển tài sản của mình cho người khác sau khi qua đời. Người lập di chúc có quyền quyết định việc phân chia tài sản theo nguyện vọng của mình.
Theo quy định tại Điều 624 Bộ luật Dân sự năm 2015, di chúc là sự thể hiện ý chí của cá nhân nhằm chuyển tài sản của mình cho người khác sau khi chết.
Di chúc có thể được lập bằng văn bản hoặc bằng miệng. Trong đó, di chúc bằng văn bản có thể được công chứng theo yêu cầu của người lập di chúc.
Việc công chứng giúp xác nhận tính xác thực và hợp pháp của giao dịch. Công chứng viên kiểm tra năng lực, ý chí tự nguyện và nội dung văn bản.
Di chúc đã được công chứng có giá trị chứng cứ theo quy định pháp luật. Những tình tiết, sự kiện trong văn bản không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.
1.2. Sao y bản chính di chúc công chứng là gì?
Sao y bản chính là cách gọi phổ biến của việc chứng thực bản sao từ bản chính. Cơ quan hoặc người có thẩm quyền sẽ đối chiếu bản sao với bản chính.
Nếu nội dung phù hợp, người thực hiện chứng thực sẽ ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu theo quy định.
Đối với di chúc đã được công chứng, cần phân biệt hai trường hợp:
- Chứng thực bản sao từ bản chính: Người yêu cầu xuất trình bản chính di chúc đã được công chứng để đối chiếu với bản sao.
- Cấp bản sao văn bản công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản gốc văn bản công chứng thực hiện việc cấp bản sao theo Điều 69 Luật Công chứng năm 2024.
Hai thủ tục này có cơ sở pháp lý và điều kiện thực hiện khác nhau. Người yêu cầu cần xác định đúng nhu cầu trước khi chuẩn bị hồ sơ.
1.3. Có thể sao y di chúc đã được lập tại Văn phòng công chứng không?
Câu trả lời là có, nếu di chúc đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.
Trường hợp người yêu cầu đang giữ bản chính di chúc, có thể đề nghị chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục được thực hiện tại cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
Trường hợp bản gốc văn bản công chứng đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng, người có quyền yêu cầu có thể đề nghị cấp bản sao theo Điều 69 Luật Công chứng năm 2024.
Như vậy, việc không còn giữ bản chính không đồng nghĩa với việc không thể đề nghị cấp bản sao. Tuy nhiên, người yêu cầu phải đáp ứng điều kiện tương ứng với từng thủ tục.
2. Điều kiện, hồ sơ và chủ thể có quyền yêu cầu sao y di chúc công chứng
2.1. Điều kiện để di chúc được sử dụng làm căn cứ sao y
Không phải mọi văn bản đều được tiếp nhận để chứng thực bản sao. Di chúc phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Cụ thể, văn bản cần bảo đảm những yêu cầu sau:
- Có bản chính hợp lệ để đối chiếu.
- Nội dung văn bản còn đầy đủ, rõ ràng và có thể đọc được.
- Không bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt trái quy định.
- Không thuộc trường hợp pháp luật cấm sử dụng làm căn cứ chứng thực bản sao.
- Nội dung bản sao phải trùng khớp với bản chính.
Theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng được sử dụng làm căn cứ chứng thực bản sao.
Di chúc đã được công chứng thuộc trường hợp cần xem xét theo quy định này.
Đặc biệt, Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp bản chính không được dùng làm căn cứ chứng thực. Ví dụ, văn bản bị hư hỏng nghiêm trọng hoặc có nội dung trái pháp luật.
2.2. Ai có quyền yêu cầu sao y bản chính di chúc?
Đối với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, người có nhu cầu có thể yêu cầu thực hiện nếu xuất trình được bản chính hợp lệ.
Người yêu cầu không nhất thiết phải là người lập di chúc. Tuy nhiên, họ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lệ và hợp pháp của bản chính.
Đối với thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng, điều kiện về chủ thể được quy định cụ thể hơn.
Theo khoản 1 Điều 69 Luật Công chứng năm 2024, những chủ thể có thể yêu cầu gồm:
- Các bên tham gia giao dịch đã được công chứng.
- Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng.
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp luật định.
Đối với người có quyền, nghĩa vụ liên quan, việc cấp bản sao phải được người yêu cầu công chứng đồng ý.
Nếu người yêu cầu công chứng là cá nhân đã chết hoặc bị Tòa án tuyên bố đã chết, cần có sự đồng ý của người thừa kế.
Đây là điểm đặc biệt cần lưu ý khi xin cấp bản sao di chúc đang được Văn phòng công chứng lưu giữ.
2.3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi yêu cầu sao y di chúc
Tùy từng trường hợp, thành phần hồ sơ có thể khác nhau. Người yêu cầu nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sau:
Trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính:
- Bản chính di chúc đã được công chứng.
- Bản sao di chúc cần chứng thực, nếu đã chuẩn bị trước.
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu để phục vụ việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ khi cần thiết.
Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, nếu chỉ xuất trình bản chính, cơ quan hoặc tổ chức có thể chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực.
Trường hợp đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng:
- Phiếu yêu cầu hoặc văn bản đề nghị cấp bản sao theo hướng dẫn của tổ chức hành nghề công chứng.
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.
- Giấy tờ chứng minh tư cách người yêu cầu hoặc quyền, nghĩa vụ liên quan, nếu cần thiết.
- Văn bản thể hiện sự đồng ý của người yêu cầu công chứng hoặc người thừa kế, trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp quá trình tiếp nhận diễn ra thuận lợi. Người yêu cầu nên liên hệ trước với nơi lưu trữ hồ sơ để được hướng dẫn cụ thể.
>>> Xem thêm: Đang sở hữu bất động sản tại Hà Nội và cần cập nhật tên người sử dụng đất? Hãy tham khảo dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội
3. Thủ tục sao y bản chính di chúc đã được công chứng
3.1. Xác định đúng nơi có thẩm quyền thực hiện
Người yêu cầu cần xác định bản chính di chúc hiện đang được lưu giữ ở đâu.
Nếu đang giữ bản chính, có thể lựa chọn một trong các địa điểm có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các chủ thể có thẩm quyền gồm:
- Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được phân công, ủy quyền thực hiện chứng thực theo quy định.
- Công chứng viên của Phòng công chứng.
- Công chứng viên của Văn phòng công chứng.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài trong phạm vi thẩm quyền.
Nếu bản gốc di chúc đang được lưu trữ tại một Văn phòng công chứng, người có quyền yêu cầu cấp bản sao có thể liên hệ chính tổ chức đó.
Theo Điều 69 Luật Công chứng năm 2024, việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức đang lưu trữ bản gốc thực hiện.
Vì vậy, không phải Văn phòng công chứng nào cũng có thể cấp bản sao từ hồ sơ công chứng do một đơn vị khác lưu trữ.
3.2. Các bước thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính
Trường hợp người yêu cầu đang giữ bản chính di chúc, thủ tục thường được tiến hành như sau:
Bước 1: Chuẩn bị bản chính và bản sao
Người yêu cầu chuẩn bị di chúc bản chính đã được công chứng. Đồng thời, chuẩn bị số lượng bản sao theo nhu cầu sử dụng.
Nếu chưa có bản sao, có thể đề nghị đơn vị thực hiện chứng thực chụp từ bản chính.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại nơi có thẩm quyền
Người yêu cầu xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực.
Cán bộ hoặc công chứng viên tiếp nhận sẽ kiểm tra tình trạng văn bản. Việc đối chiếu tập trung vào nội dung và tính toàn vẹn của bản chính.
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu văn bản
Người thực hiện chứng thực kiểm tra từng trang của di chúc. Nội dung bản sao phải bảo đảm chính xác so với bản chính.
Nếu văn bản đáp ứng điều kiện, thủ tục chứng thực được tiếp tục thực hiện.
Bước 4: Ghi lời chứng và hoàn tất thủ tục
Người thực hiện chứng thực ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu. Sau đó, ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ hai trang trở lên, lời chứng được ghi tại trang cuối. Nếu có từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.
Bước 5: Nhận bản sao đã chứng thực
Người yêu cầu kiểm tra lại số lượng và nội dung bản sao. Cần bảo đảm dấu, chữ ký và lời chứng được thể hiện đầy đủ.
Sau khi hoàn tất, bản sao có thể được sử dụng theo mục đích phù hợp với quy định pháp luật.
3.3. Thủ tục xin cấp bản sao khi bản gốc di chúc được lưu tại Văn phòng công chứng
Đây là trường hợp thường gặp khi người lập di chúc đã gửi lưu giữ văn bản hoặc bản gốc đang nằm trong hồ sơ công chứng.
Người yêu cầu cần liên hệ tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản gốc. Sau đó, đề nghị hướng dẫn thủ tục cấp bản sao.
Các bước cơ bản gồm:
Bước 1: Liên hệ Văn phòng công chứng đang lưu trữ hồ sơ
Người yêu cầu cung cấp thông tin về người lập di chúc và thời điểm công chứng. Nếu có, nên cung cấp số công chứng để hỗ trợ tra cứu.
Bước 2: Xuất trình giấy tờ và chứng minh tư cách
Người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân. Đồng thời, cung cấp giấy tờ chứng minh tư cách hoặc quyền, nghĩa vụ liên quan nếu được yêu cầu.
Bước 3: Hoàn thiện điều kiện cấp bản sao
Văn phòng công chứng kiểm tra hồ sơ và xác định người yêu cầu có thuộc trường hợp được cấp bản sao hay không.
Đối với người có quyền, nghĩa vụ liên quan, cần đáp ứng điều kiện về sự đồng ý theo Điều 69 Luật Công chứng năm 2024.
Bước 4: Nhận bản sao văn bản công chứng
Nếu đủ điều kiện, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện cấp bản sao theo quy định.
Người yêu cầu thực hiện nghĩa vụ phí và nhận kết quả theo hướng dẫn của đơn vị lưu trữ.
3.4. Thời gian và chi phí thực hiện
Thời gian giải quyết phụ thuộc vào loại thủ tục và tình trạng hồ sơ.
Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thời hạn giải quyết trong ngày. Nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
Một số trường hợp có thể kéo dài thời gian giải quyết. Ví dụ, hồ sơ có nhiều trang hoặc cần kiểm tra phức tạp.
Theo Điều 70 Luật Công chứng năm 2024, phí cấp bản sao văn bản công chứng thuộc nhóm phí công chứng.
Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, mức thu được áp dụng theo quy định về phí chứng thực.
Chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng bản sao và loại thủ tục. Người yêu cầu nên hỏi trước đơn vị tiếp nhận để dự trù kinh phí.
4. Giá trị pháp lý và những lưu ý quan trọng khi sao y di chúc công chứng
4.1. Bản sao di chúc đã chứng thực có giá trị pháp lý như thế nào?
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.
Điều này có nghĩa bản sao hợp lệ có thể được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính và giao dịch theo quy định.
Tuy nhiên, cần phân biệt giá trị của bản sao với giá trị của bản thân di chúc.
Việc chứng thực bản sao chỉ xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Thủ tục này không xác nhận lại năng lực, ý chí hoặc tính hợp pháp của người lập di chúc tại thời điểm lập.
Đồng thời, chứng thực bản sao không làm phát sinh hiệu lực mới cho di chúc. Bản sao cũng không thể khắc phục những khiếm khuyết pháp lý của bản chính.
4.2. Sao y di chúc không đồng nghĩa với việc xác nhận di chúc còn hiệu lực
Đây là vấn đề nhiều người thường nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục.
Di chúc đã được công chứng không mặc nhiên có hiệu lực chỉ vì bản sao được chứng thực.
Theo Điều 643 Bộ luật Dân sự năm 2015, di chúc có hiệu lực từ thời điểm mở thừa kế.
Di chúc không có hiệu lực toàn bộ hoặc một phần nếu người thừa kế được chỉ định chết trước hoặc cùng thời điểm với người lập di chúc. Quy định cũng áp dụng đối với cơ quan, tổ chức được hưởng di sản không còn tồn tại.
Ngoài ra, nếu di sản để lại không còn tại thời điểm mở thừa kế, phần di chúc liên quan đến tài sản đó không có hiệu lực.
Do đó, khi sử dụng bản sao di chúc để giải quyết thừa kế, cần xem xét tình trạng pháp lý của di chúc tại thời điểm mở thừa kế.
4.3. Những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, một số trường hợp không được sử dụng bản chính làm căn cứ chứng thực bản sao.
Các trường hợp đáng chú ý gồm:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ.
- Văn bản bị hư hỏng, cũ nát và không xác định được nội dung.
- Văn bản có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
- Văn bản thuộc trường hợp không được sao chụp theo quy định.
Nếu di chúc gặp những vấn đề trên, người yêu cầu có thể bị từ chối chứng thực.
Đối với bản gốc đang lưu trữ tại Văn phòng công chứng, việc cấp bản sao còn phải tuân thủ các điều kiện riêng của Luật Công chứng.
4.4. Những lưu ý quan trọng để tránh tranh chấp về thừa kế
Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu nên chú ý một số vấn đề sau:
Thứ nhất, bảo quản bản chính cẩn thận.
Di chúc là tài liệu quan trọng liên quan trực tiếp đến quyền thừa kế. Người lập di chúc nên hạn chế việc làm thất lạc hoặc hư hỏng văn bản.
Thứ hai, không tự ý chỉnh sửa nội dung di chúc.
Mọi nội dung sửa đổi phải được thực hiện theo đúng quy định. Việc tự ý thêm, bớt thông tin có thể dẫn đến tranh chấp.
Thứ ba, xác định đúng mục đích sử dụng bản sao.
Một số thủ tục có thể yêu cầu bản sao chứng thực. Trường hợp khác lại cần bản sao văn bản công chứng do đơn vị lưu trữ cấp.
Vì vậy, nên hỏi trước cơ quan tiếp nhận hồ sơ để lựa chọn đúng thủ tục.
Thứ tư, lưu giữ nhiều bản sao khi có nhu cầu.
Người thừa kế có thể cần sử dụng bản sao trong quá trình khai nhận di sản, đăng ký biến động tài sản hoặc giải quyết các thủ tục liên quan.
Tuy nhiên, cần bảo đảm mỗi bản sao đều được thực hiện đúng quy định.
Thứ năm, kiểm tra thông tin người thừa kế và tài sản.
Khi sử dụng di chúc để giải quyết thừa kế, cần đối chiếu thông tin người được hưởng di sản và tài sản được định đoạt.
Nếu phát hiện sai sót hoặc có tranh chấp, nên tìm hiểu phương án xử lý pháp lý phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết trước cần chuẩn bị những gì trước khi ký hợp đồng? Hãy tham khảo hướng dẫn từ văn phòng công chứng
Kết luận
Việc sao y bản chính di chúc đã được công chứng giúp người dân thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục liên quan đến thừa kế. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ chứng thực bản sao từ bản chính và cấp bản sao văn bản công chứng. Mỗi thủ tục có điều kiện, thẩm quyền và hồ sơ riêng.
Để thực hiện sao y di chúc công chứng đúng quy định, người yêu cầu nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và xác định đúng nơi có thẩm quyền. Nếu cần tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực bản sao hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến di chúc, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Cần hỗ trợ công chứng tại nhà cho người thân? Đây là lúc bạn nên tìm hiểu dịch vụ công chứng
>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh bắt đầu từ việc chuẩn bị đúng bản chính và thực hiện chứng thực theo yêu cầu
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com