Giấy ủy quyền viết tay có được tiếp nhận sao y bản chính tại VPCC?

Giấy ủy quyền là văn bản thường được sử dụng trong các giao dịch dân sự. Tuy nhiên, không phải giấy ủy quyền nào cũng đủ điều kiện để sao y bản chính. Đặc biệt, giấy ủy quyền viết tay không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền thường khiến nhiều người băn khoăn khi làm thủ tục.

Vậy sao y giấy ủy quyền viết tay có được Văn phòng công chứng (VPCC) tiếp nhận không? Giấy ủy quyền viết tay có chữ ký của hai bên đã đủ điều kiện chứng thực bản sao chưa? Trường hợp nào cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký?

Bài viết dưới đây sẽ phân tích các quy định pháp luật liên quan. Qua đó, giúp bạn xác định đúng loại giấy tờ cần chuẩn bị và tránh mất thời gian khi thực hiện thủ tục.

>>> Xem thêm: Sao y bản chính Biên lai nộp tiền phạt vi phạm hành chính thuế

1. Giấy ủy quyền viết tay có được sao y bản chính tại VPCC không?

1.1. Trả lời trực tiếp: Không phải mọi giấy ủy quyền viết tay đều được sao y

Giấy ủy quyền viết tay vẫn có thể được sử dụng trong một số giao dịch dân sự. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa văn bản này đương nhiên đủ điều kiện sao y bản chính.

Theo quy định về chứng thực, bản chính dùng làm căn cứ chứng thực phải thuộc nhóm giấy tờ được pháp luật công nhận. Cụ thể, Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định hai nhóm giấy tờ làm cơ sở chứng thực bản sao từ bản chính:

Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, một tờ giấy ủy quyền do cá nhân tự viết, tự ký và không có xác nhận, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền không thuộc các nhóm giấy tờ trên.

Do đó, VPCC không có căn cứ tiếp nhận văn bản này để chứng thực bản sao từ bản chính theo thủ tục thông thường.

1.2. Trường hợp giấy ủy quyền viết tay có thể được tiếp nhận

Không phải cứ viết tay là giấy ủy quyền bị từ chối sao y. Điều quan trọng nằm ở tình trạng pháp lý của văn bản.

Một số trường hợp có thể được xem xét tiếp nhận gồm:

Giấy ủy quyền viết tay đã được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký và đóng dấu theo quy định.
Văn bản ủy quyền đã được chứng thực giao dịch theo đúng trình tự pháp luật.
Văn bản đã được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ và có bản chính để đối chiếu.

Trong những trường hợp này, giấy ủy quyền có căn cứ xác định tư cách pháp lý phù hợp để xem xét chứng thực bản sao.

Tuy nhiên, người yêu cầu vẫn phải xuất trình bản chính hợp lệ. Văn bản không được thuộc trường hợp pháp luật quy định không được dùng làm cơ sở chứng thực.

1.3. Phân biệt giấy ủy quyền viết tay và giấy ủy quyền đã được chứng thực

Hai loại giấy tờ này có sự khác biệt quan trọng về giá trị pháp lý.

Tiêu chí	Giấy ủy quyền viết tay thông thường	Giấy ủy quyền đã được chứng thực
Cách lập	Cá nhân tự viết	Các bên lập và thực hiện thủ tục chứng thực
Chữ ký	Các bên tự ký	Chữ ký được chứng thực hoặc xác nhận trong giao dịch
Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền	Không có	Có xác nhận, lời chứng và dấu theo quy định
Căn cứ sao y	Không đủ điều kiện thông thường	Có thể được tiếp nhận nếu đáp ứng điều kiện
Giá trị pháp lý	Phụ thuộc nội dung và điều kiện giao dịch	Có giá trị theo phạm vi chứng thực

Cần lưu ý, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch là hai thủ tục khác nhau. Mỗi thủ tục có phạm vi xác nhận và giá trị pháp lý riêng.

2. Căn cứ pháp lý về việc sao y giấy ủy quyền viết tay

2.1. Quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Nghị định 23/2015/NĐ-CP là văn bản quan trọng về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch.

Theo Điều 2, chứng thực bản sao từ bản chính là việc người có thẩm quyền căn cứ bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính.

Quy định này cho thấy hoạt động chứng thực bản sao tập trung vào việc đối chiếu tính phù hợp giữa hai văn bản. Người thực hiện chứng thực không xác nhận nội dung giao dịch là đúng pháp luật.

Đặc biệt, Điều 18 quy định rõ các loại giấy tờ được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao. Trong đó, giấy tờ do cá nhân tự lập phải có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Đây chính là căn cứ quan trọng để xác định giấy ủy quyền viết tay thông thường có đủ điều kiện sao y hay không.

2.2. Những thay đổi đáng chú ý tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP

Từ ngày 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực. Văn bản này sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Một điểm đáng chú ý là mở rộng chủ thể có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Theo đó, công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện một số thủ tục chứng thực.

Các thủ tục thuộc phạm vi này bao gồm:

Chứng thực bản sao từ bản chính.
Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Chứng thực chữ ký của người dịch.

Như vậy, VPCC có thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo thẩm quyền mới. Người dân có thêm lựa chọn khi cần sao y giấy tờ.

Tuy nhiên, việc mở rộng thẩm quyền không đồng nghĩa mọi loại giấy tờ đều được tiếp nhận. Điều kiện đối với bản chính vẫn phải được bảo đảm.

2.3. Điều kiện để giấy tờ được sử dụng làm căn cứ sao y

Để được chứng thực bản sao, giấy tờ xuất trình cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau:

Thứ nhất, giấy tờ phải thuộc nhóm được phép chứng thực.

Văn bản phải do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp. Hoặc cá nhân tự lập nhưng đã có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Thứ hai, phải xuất trình được bản chính.

Bản photocopy hoặc ảnh chụp thông thường không thể thay thế bản chính khi thực hiện thủ tục đối chiếu.

Thứ ba, giấy tờ không thuộc trường hợp bị từ chối chứng thực.

Văn bản không được giả mạo, tẩy xóa, sửa chữa trái quy định hoặc có nội dung thuộc trường hợp pháp luật không cho phép.

Thứ tư, bản sao phải đầy đủ và chính xác.

Nội dung bản sao phải phù hợp với bản chính được sử dụng để đối chiếu.

Người yêu cầu chứng thực cũng phải chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ xuất trình.

>>> Xem thêm: Làm thế nào để hoàn tất thủ tục chuyển quyền sử dụng đất đúng quy định? Hãy tham khảo dịch vụ sang tên sổ đỏ

3. Những phương án xử lý khi giấy ủy quyền viết tay không đủ điều kiện sao y

Nếu giấy ủy quyền viết tay chưa có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, người dân vẫn có thể lựa chọn phương án phù hợp. Tùy mục đích sử dụng, có thể thực hiện một trong những cách sau.

3.1. Thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Đây là phương án có thể áp dụng đối với một số giấy ủy quyền đơn giản.

Theo điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực chữ ký được áp dụng đối với giấy ủy quyền khi đáp ứng đồng thời các điều kiện:

Việc ủy quyền không có thù lao.
Bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường.
Nội dung ủy quyền không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản.
Nội dung ủy quyền không liên quan đến quyền sử dụng bất động sản.

Người ủy quyền phải trực tiếp ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Đồng thời, người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ.

Sau khi hoàn tất thủ tục, giấy ủy quyền có xác nhận chữ ký và đóng dấu theo quy định.

Lưu ý, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận toàn bộ nội dung ủy quyền hợp pháp.

3.2. Lập lại giấy ủy quyền và thực hiện công chứng

Đối với những giao dịch phức tạp, các bên nên cân nhắc lập lại văn bản ủy quyền.

Văn bản cần thể hiện rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng bên. Nội dung cũng phải phù hợp với quy định pháp luật liên quan.

Các bên có thể lựa chọn công chứng văn bản ủy quyền tại tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ và điều kiện thực hiện theo quy định.

Một số nội dung quan trọng cần thể hiện gồm:

Thông tin đầy đủ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Phạm vi công việc được phép thực hiện.
Thời hạn ủy quyền cụ thể.
Quyền và nghĩa vụ của các bên.
Thù lao ủy quyền, nếu có.
Trách nhiệm khi vi phạm thỏa thuận.
Điều kiện sửa đổi, chấm dứt hoặc hủy bỏ ủy quyền.

Việc công chứng giúp các bên hạn chế tranh chấp. Đồng thời, văn bản có cơ sở pháp lý rõ ràng hơn khi sử dụng trong giao dịch.

3.3. Lựa chọn chứng thực giao dịch tại cơ quan có thẩm quyền

Ngoài công chứng, pháp luật còn quy định hình thức chứng thực giao dịch.

Theo Điều 34 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giao dịch thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hoặc các bên tự nguyện đều có thể được chứng thực.

Tuy nhiên, cần xác định đúng thẩm quyền giải quyết từng loại giao dịch.

Đối với những giao dịch thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã, người dân có thể liên hệ cơ quan này để được hướng dẫn.

Đặc biệt, văn bản ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở cần được xem xét theo quy định chuyên ngành.

Không nên tự ý sử dụng giấy ủy quyền viết tay cho các giao dịch có giá trị tài sản lớn. Điều này có thể dẫn đến rủi ro khi thực hiện thủ tục hành chính hoặc giao dịch với bên thứ ba.

3.4. Chuẩn bị giấy tờ phù hợp trước khi yêu cầu sao y

Để tránh phải đi lại nhiều lần, người dân nên kiểm tra hồ sơ trước khi đến VPCC.

Một số giấy tờ nên chuẩn bị gồm:

Bản chính giấy ủy quyền đã được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.
Bản photocopy giấy ủy quyền cần chứng thực.
CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ của người yêu cầu.
Giấy tờ liên quan khác nếu được yêu cầu theo từng trường hợp.

Nếu giấy ủy quyền chỉ là văn bản viết tay thông thường, hãy trao đổi trước với đơn vị tiếp nhận.

Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, người dân cũng tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y giấy ủy quyền tại VPCC

Bên cạnh điều kiện về bản chính, người dân cần quan tâm đến một số vấn đề khác.

4.1. Không nhầm lẫn giữa sao y và công chứng giấy ủy quyền

Đây là nhầm lẫn khá phổ biến khi thực hiện thủ tục liên quan đến văn bản ủy quyền.

Hai thủ tục này có mục đích và phạm vi xác nhận hoàn toàn khác nhau.

Chứng thực bản sao từ bản chính:

Người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính. Sau đó, xác nhận bản sao đúng với bản chính được xuất trình.

Thủ tục này không xác nhận tính hợp pháp của toàn bộ nội dung ủy quyền.

Công chứng văn bản ủy quyền:

Công chứng viên kiểm tra hồ sơ và điều kiện công chứng. Đồng thời, kiểm tra ý chí tự nguyện, năng lực hành vi dân sự và tính hợp pháp của giao dịch theo quy định.

Sau khi đáp ứng điều kiện, công chứng viên thực hiện công chứng văn bản ủy quyền.

Vì vậy, người dân cần xác định rõ nhu cầu trước khi lựa chọn dịch vụ.

4.2. Kiểm tra thời hạn và phạm vi ủy quyền

Một giấy ủy quyền có xác nhận hợp lệ vẫn cần đáp ứng điều kiện sử dụng.

Người nhận ủy quyền chỉ được thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Không được tự ý mở rộng quyền hạn ngoài thỏa thuận.

Bên cạnh đó, cần kiểm tra thời hạn ủy quyền trước khi sử dụng văn bản.

Theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, thời hạn ủy quyền được xác định theo thỏa thuận hoặc quy định pháp luật. Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định khác, thời hạn ủy quyền là một năm.

Người dân cũng cần lưu ý những trường hợp chấm dứt đại diện theo ủy quyền. Văn bản hết hiệu lực không thể tiếp tục sử dụng như một căn cứ đại diện hợp pháp.

4.3. Kiểm tra nội dung và tình trạng của giấy ủy quyền

Trước khi yêu cầu chứng thực, hãy kiểm tra kỹ toàn bộ văn bản.

Đặc biệt, cần chú ý những vấn đề sau:

Thông tin cá nhân của các bên phải chính xác.
Chữ ký phải rõ ràng, không có dấu hiệu giả mạo.
Nội dung không bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.
Các trang văn bản phải đầy đủ, không bị thất lạc.
Dấu xác nhận và lời chứng phải rõ ràng.
Thời hạn ủy quyền phải còn hiệu lực.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, một số bản chính không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao. Trong đó có giấy tờ bị sửa chữa không hợp lệ hoặc giấy tờ cá nhân tự lập không có xác nhận, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, không nên chỉ căn cứ vào việc giấy ủy quyền có chữ ký của hai bên. Cần kiểm tra cả điều kiện pháp lý của văn bản.

4.4. Lựa chọn đúng đơn vị thực hiện thủ tục

Hiện nay, người dân có thể lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền phù hợp.

Từ ngày 01/11/2025, công chứng viên tại VPCC được bổ sung thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP.

Đây là thay đổi đáng chú ý, giúp người dân có thêm lựa chọn khi giải quyết thủ tục giấy tờ.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa thẩm quyền chứng thực và thẩm quyền công chứng giao dịch. Không phải mọi thủ tục đều được thực hiện tại cùng một địa điểm.

Người dân nên liên hệ trước để được xác định đúng loại thủ tục. Điều này đặc biệt cần thiết với giấy ủy quyền liên quan đến nhà đất, tài sản hoặc giao dịch có giá trị lớn.

>>> Xem thêm: Khi cần công chứng tại nhà, đừng quên tìm hiểu những hình thức hỗ trợ linh hoạt từ văn phòng công chứng

Kết luận

Không phải giấy ủy quyền viết tay nào cũng đủ điều kiện sao y bản chính tại VPCC. Theo quy định hiện hành, văn bản do cá nhân tự lập phải có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền. Giấy ủy quyền chỉ có chữ ký của các bên thường không đáp ứng điều kiện này.

Nếu cần sử dụng giấy ủy quyền trong giao dịch, người dân nên cân nhắc chứng thực chữ ký hoặc công chứng văn bản. Việc lựa chọn đúng hình thức giúp bảo đảm quyền lợi và hạn chế tranh chấp phát sinh.

Để được tư vấn về sao y giấy ủy quyền viết tay, điều kiện chứng thực và thủ tục công chứng liên quan, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn phương án phù hợp và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Một thủ tục được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ thuận lợi hơn khi có sự hỗ trợ từ dịch vụ công chứng phù hợp

>>> Xem thêm: Có những quy định tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng giấy tờ chứng thực

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp