Thủ tục sao y Giấy xác nhận thu nhập cá nhân do công ty cấp

Giấy xác nhận thu nhập cá nhân do công ty cấp là tài liệu thường được sử dụng khi vay vốn ngân hàng, chứng minh tài chính, làm hồ sơ thuê nhà hoặc thực hiện các thủ tục hành chính. Trong nhiều trường hợp, cá nhân không được yêu cầu nộp bản chính mà cần cung cấp bản sao có chứng thực. Vậy sao y xác nhận thu nhập cá nhân được thực hiện như thế nào? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định và thực hiện thủ tục thuận lợi.

>>> Xem thêm: Sao y bản chính Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự xe

1. Giấy xác nhận thu nhập cá nhân do công ty cấp có được sao y không?

1.1. Giấy xác nhận thu nhập cá nhân là gì?

Giấy xác nhận thu nhập cá nhân là văn bản do doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động cấp. Tài liệu này ghi nhận mức thu nhập của người lao động trong một khoảng thời gian nhất định.

Thông thường, giấy xác nhận thu nhập thể hiện các thông tin sau:

• Họ và tên người lao động.
• Ngày, tháng, năm sinh.
• Số CCCD (Căn cước công dân).
• Chức vụ và vị trí công tác.
• Tên doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở.
• Thời gian làm việc tại doanh nghiệp.
• Mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp.
• Tổng thu nhập hàng tháng hoặc hàng năm.
• Chữ ký của người đại diện có thẩm quyền.
• Con dấu của doanh nghiệp (nếu có).

Tùy mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể xác nhận thu nhập theo tháng, quý hoặc năm. Một số đơn vị còn xác nhận mức lương thực nhận sau khi trừ các khoản khấu trừ.

Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh khả năng tài chính của cá nhân. Vì vậy, thông tin trong giấy xác nhận cần chính xác và có căn cứ.

1.2. Giấy xác nhận thu nhập do công ty cấp có được chứng thực bản sao không?

Câu trả lời là có, nếu giấy tờ đáp ứng các điều kiện pháp luật quy định.

Theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Giấy xác nhận thu nhập do doanh nghiệp cấp có thể thuộc trường hợp này. Điều kiện quan trọng là doanh nghiệp có thẩm quyền xác nhận thông tin và văn bản được lập hợp lệ.

Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu cần xuất trình bản chính giấy xác nhận thu nhập. Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra và đối chiếu nội dung.

Nếu đáp ứng điều kiện, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ xác nhận bản sao đúng với bản chính.

Cần phân biệt hai hình thức sau:

• Sao y nội bộ doanh nghiệp: Công ty tự photocopy, đóng dấu hoặc xác nhận bản sao theo quy trình nội bộ.
• Chứng thực bản sao từ bản chính: Cơ quan hoặc người có thẩm quyền chứng thực xác nhận bản sao phù hợp với bản chính theo quy định pháp luật.

Hai hình thức này không mặc nhiên có giá trị thay thế cho nhau. Người lao động nên kiểm tra yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ trước khi thực hiện.

1.3. Căn cứ pháp lý về chứng thực bản sao giấy xác nhận thu nhập

Việc chứng thực bản sao giấy xác nhận thu nhập cá nhân được thực hiện theo các quy định liên quan, gồm:

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính.
• Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định về hộ tịch, quốc tịch và chứng thực.
• Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu và quản lý phí chứng thực.

Đáng chú ý, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025. Văn bản này điều chỉnh thẩm quyền và cách thức thực hiện chứng thực trong bối cảnh tổ chức chính quyền địa phương hai cấp.

Theo quy định hiện hành, việc chứng thực bản sao từ bản chính thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã và công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng. Việc thực hiện cụ thể được tiến hành theo quy định về phân công, ủy quyền và thẩm quyền tương ứng.

2. Hồ sơ và điều kiện sao y Giấy xác nhận thu nhập cá nhân

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi yêu cầu chứng thực

Để quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi, người yêu cầu nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Thứ nhất, bản chính Giấy xác nhận thu nhập cá nhân.

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong hồ sơ. Người yêu cầu cần mang bản chính do doanh nghiệp cấp để cơ quan chứng thực đối chiếu.

Thứ hai, bản photocopy Giấy xác nhận thu nhập cá nhân.

Người yêu cầu có thể chủ động photocopy tài liệu theo số lượng bản cần sử dụng. Bản photocopy phải thể hiện đầy đủ nội dung và không bị mất chữ, mất thông tin.

Trường hợp chưa chuẩn bị bản photocopy, người yêu cầu có thể đề nghị cơ quan chứng thực thực hiện việc sao chụp theo quy định.

Thứ ba, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.

Nên mang theo CCCD, thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ để thuận tiện khi làm thủ tục.

Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, giấy tờ tùy thân không phải thành phần hồ sơ bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, việc chuẩn bị sẵn sẽ giúp quá trình tiếp nhận thuận tiện hơn.

Thứ tư, giấy tờ bổ sung theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận.

Một số ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc đơn vị tuyển dụng có thể yêu cầu tài liệu bổ sung. Người lao động nên kiểm tra trước để tránh phải thực hiện thủ tục nhiều lần.

2.2. Điều kiện để Giấy xác nhận thu nhập được chứng thực

Không phải mọi giấy xác nhận thu nhập đều được chấp nhận làm căn cứ chứng thực. Tài liệu cần đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Cụ thể:

• Giấy xác nhận phải là bản chính hợp lệ.
• Văn bản phải do doanh nghiệp hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp.
• Nội dung giấy tờ cần đầy đủ và rõ ràng.
• Chữ ký, con dấu và thông tin trên văn bản không có dấu hiệu giả mạo.
• Giấy tờ không bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung trái quy định.
• Nội dung không thuộc trường hợp pháp luật cấm sử dụng làm căn cứ chứng thực.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, một số loại bản chính không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Ví dụ, giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa nội dung không hợp lệ sẽ không đủ điều kiện. Giấy tờ bị hư hỏng hoặc cũ nát đến mức không thể xác định nội dung cũng có thể bị từ chối.

Đối với giấy xác nhận thu nhập, người lao động nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi mang đi chứng thực.

2.3. Có cần công ty xác nhận lại trước khi sao y không?

Đây là vấn đề nhiều người lao động quan tâm khi thực hiện thủ tục.

Về nguyên tắc, nếu giấy xác nhận thu nhập đã được doanh nghiệp cấp hợp lệ, người lao động có thể sử dụng bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao.

Pháp luật không quy định mọi trường hợp đều phải quay lại công ty xin xác nhận lần nữa.

Tuy nhiên, cần xem xét một số tình huống cụ thể:

• Giấy xác nhận bị mất hoặc thất lạc bản chính: Người lao động cần liên hệ công ty để được cấp lại.
• Giấy xác nhận có thông tin sai: Cần đề nghị doanh nghiệp điều chỉnh và cấp văn bản mới.
• Giấy xác nhận đã quá thời hạn sử dụng theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận: Nên xin cấp lại.
• Giấy xác nhận không có chữ ký của người có thẩm quyền: Cần liên hệ doanh nghiệp để hoàn thiện.

Ngoài ra, một số ngân hàng chỉ chấp nhận giấy xác nhận thu nhập được cấp trong thời hạn nhất định. Đây là yêu cầu nghiệp vụ của đơn vị tiếp nhận, không phải thời hạn hiệu lực chung áp dụng cho mọi giấy xác nhận thu nhập.

>>> Xem thêm: Muốn quản lý giấy tờ bất động sản thuận lợi hơn, trước hết hãy lựa chọn đúng dịch vụ sổ đỏ

3. Trình tự và thủ tục sao y Giấy xác nhận thu nhập cá nhân

3.1. Xác định cơ quan có thẩm quyền chứng thực

Trước tiên, người lao động cần lựa chọn địa điểm thực hiện phù hợp.

Theo quy định hiện hành, cá nhân có thể yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính tại:

• UBND cấp xã: Thực hiện chứng thực theo thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã.
• Tổ chức hành nghề công chứng: Công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao theo thẩm quyền.
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Thực hiện chứng thực theo thẩm quyền đối với các trường hợp luật định.

Đối với giấy xác nhận thu nhập do doanh nghiệp Việt Nam cấp, người lao động thường lựa chọn UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

Một điểm thuận lợi là việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.

Do đó, người lao động có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện. Không nhất thiết phải về địa phương nơi đăng ký thường trú.

3.2. Các bước thực hiện chứng thực bản sao

Thủ tục chứng thực bản sao giấy xác nhận thu nhập thường được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người lao động chuẩn bị bản chính giấy xác nhận thu nhập. Đồng thời, chuẩn bị bản photocopy nếu đã có.

Nên kiểm tra số lượng bản sao cần sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Người yêu cầu mang hồ sơ đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

Tại đây, người tiếp nhận sẽ kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thủ tục.

Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu bản chính

Người thực hiện chứng thực tiến hành kiểm tra bản chính giấy xác nhận thu nhập. Sau đó, đối chiếu nội dung với bản photocopy.

Việc kiểm tra nhằm bảo đảm bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác so với bản chính.

Nếu phát hiện giấy tờ không hợp lệ, cơ quan chứng thực có thể từ chối thực hiện theo quy định.

Bước 4: Thực hiện chứng thực bản sao

Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

Bản sao sẽ được ghi lời chứng theo mẫu quy định. Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Bước 5: Nhận kết quả và kiểm tra thông tin

Người yêu cầu nhận bản sao đã được chứng thực. Sau đó, cần kiểm tra số lượng và nội dung tài liệu.

Đặc biệt, cần kiểm tra dấu chứng thực, chữ ký và lời chứng. Nếu phát hiện sai sót, nên đề nghị kiểm tra ngay.

3.3. Thời gian giải quyết thủ tục

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực bản sao được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu.

Nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

Tuy nhiên, một số trường hợp có thể cần thêm thời gian xử lý.

Ví dụ:

• Người yêu cầu chứng thực nhiều loại giấy tờ cùng lúc.
• Bản chính có nhiều trang.
• Số lượng bản sao cần thực hiện lớn.
• Nội dung tài liệu phức tạp, khó kiểm tra và đối chiếu.

Theo Điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn có thể kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp khác có thể thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.

Với một giấy xác nhận thu nhập thông thường, thủ tục thường khá đơn giản. Người lao động nên liên hệ trước để được hướng dẫn về thời gian trả kết quả.

3.4. Mức phí chứng thực bản sao Giấy xác nhận thu nhập

Chi phí chứng thực bản sao được tính theo số trang của bản chính.

Theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí hiện hành được quy định như sau:

• Hai trang đầu: 2.000 đồng/trang.
• Từ trang thứ ba trở lên: 1.000 đồng/trang.
• Mức thu tối đa: Không quá 200.000 đồng/bản.

Ví dụ, nếu giấy xác nhận thu nhập có 2 trang, mức phí chứng thực là 4.000 đồng cho một bản sao.

Nếu tài liệu có 4 trang, mức phí là 6.000 đồng cho một bản sao.

Trường hợp yêu cầu nhiều bản sao, chi phí sẽ được tính theo số lượng bản và quy định thu phí tương ứng.

Người dân nên hỏi trước về khoản phí thực tế tại nơi thực hiện. Đặc biệt, cần phân biệt phí chứng thực với chi phí photocopy tài liệu hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y Giấy xác nhận thu nhập cá nhân

4.1. Kiểm tra kỹ nội dung giấy xác nhận trước khi thực hiện

Giấy xác nhận thu nhập là tài liệu có liên quan trực tiếp đến quyền lợi tài chính của người lao động.

Vì vậy, cần kiểm tra cẩn thận các thông tin trước khi yêu cầu chứng thực.

Một số nội dung cần đặc biệt chú ý:

• Họ tên và số CCCD phải chính xác.
• Tên doanh nghiệp và địa chỉ phải đầy đủ.
• Chức vụ và thời gian làm việc phải đúng thực tế.
• Mức thu nhập phải phù hợp với hồ sơ tiền lương.
• Thời gian xác nhận thu nhập cần thể hiện rõ ràng.
• Chữ ký phải do người có thẩm quyền thực hiện.

Nếu phát hiện sai sót, nên yêu cầu công ty điều chỉnh trước. Không nên tự ý sửa chữa nội dung trên bản chính.

4.2. Phân biệt chứng thực bản sao và xác nhận tính chính xác của thu nhập

Một trong những hiểu lầm phổ biến là cho rằng bản sao có chứng thực đồng nghĩa với việc thu nhập đã được cơ quan chứng thực xác minh.

Thực tế, hai vấn đề này hoàn toàn khác nhau.

Chứng thực bản sao từ bản chính chỉ xác nhận bản sao phù hợp với nội dung bản chính được xuất trình.

Cơ quan chứng thực không xác nhận người lao động thực tế nhận được bao nhiêu tiền. Cơ quan cũng không chịu trách nhiệm xác minh toàn bộ tính chính xác của số liệu thu nhập do doanh nghiệp kê khai.

Trách nhiệm về nội dung xác nhận thuộc về doanh nghiệp và những chủ thể liên quan theo quy định pháp luật.

Do đó, nếu ngân hàng cần xác minh thu nhập thực tế, đơn vị này có thể yêu cầu thêm bảng lương, sao kê tài khoản hoặc hợp đồng lao động.

4.3. Kiểm tra yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ

Mỗi đơn vị có thể có yêu cầu khác nhau đối với giấy xác nhận thu nhập.

Chẳng hạn:

• Ngân hàng có thể yêu cầu giấy xác nhận thu nhập trong 03 hoặc 06 tháng gần nhất.
• Đơn vị cho thuê nhà có thể yêu cầu xác nhận mức lương hiện tại.
• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ du học có thể yêu cầu chứng minh thu nhập của người bảo lãnh.
• Đơn vị xét duyệt hồ sơ vay vốn có thể yêu cầu thêm bảng lương và sao kê ngân hàng.

Những yêu cầu này phụ thuộc vào mục đích sử dụng và quy trình của từng đơn vị.

Vì vậy, người lao động nên hỏi rõ trước khi thực hiện. Việc này giúp tránh phát sinh chi phí và thời gian không cần thiết.

4.4. Bản sao có chứng thực có giá trị sử dụng như thế nào?

Theo quy định về chứng thực, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều này giúp cá nhân thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục hành chính và giao dịch.

Người lao động có thể sử dụng bản sao có chứng thực để nộp cho ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc đơn vị yêu cầu hồ sơ.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giá trị sử dụng của bản sao không đồng nghĩa với việc mọi đơn vị đều phải chấp nhận trong mọi trường hợp. Đơn vị tiếp nhận vẫn có thể yêu cầu xuất trình bản chính hoặc tài liệu bổ sung theo quy định áp dụng.

4.5. Có thể thực hiện chứng thực tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ không?

Người lao động có thể lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo thẩm quyền của công chứng viên.

Đây là phương án thuận tiện khi cần chứng thực giấy xác nhận thu nhập cùng nhiều loại giấy tờ khác.

Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ cung cấp dịch vụ công chứng, chứng thực và hỗ trợ các thủ tục giấy tờ cho cá nhân, tổ chức.

Khi có nhu cầu, người dân có thể liên hệ trước để được hướng dẫn về hồ sơ, số lượng bản sao và thời gian thực hiện.

Đặc biệt, việc chuẩn bị đầy đủ bản chính sẽ giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu diễn ra nhanh chóng hơn.

>>> Xem thêm: Bạn đang tìm một địa chỉ đáng tin cậy để hoàn thiện giấy tờ? Hãy tham khảo văn phòng công chứng phù hợp với nhu cầu của mình!

Kết luận

Thực hiện đúng sao y xác nhận thu nhập cá nhân giúp người lao động hoàn thiện hồ sơ tài chính và các thủ tục liên quan thuận lợi hơn. Người yêu cầu cần chuẩn bị bản chính hợp lệ và lựa chọn đúng cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, nên kiểm tra yêu cầu của đơn vị tiếp nhận để tránh phát sinh thủ tục.

Nếu cần hỗ trợ chứng thực giấy xác nhận thu nhập hoặc các giấy tờ liên quan, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

>>> Xem thêm: Giấy tờ cần xử lý nhanh chóng? Hãy khám phá dịch vụ công chứng tiện lợi ngay hôm nay!

>>> Xem thêm: Cần xác nhận giấy tờ hợp lệ? Tìm hiểu ngay về chứng thực!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com