Sao y bản chính Sổ đăng kiểm an toàn kỹ thuật xe ô tô

Khi thực hiện các thủ tục hành chính, mua bán, chuyển nhượng hoặc quản lý phương tiện, chủ xe có thể được yêu cầu cung cấp bản sao Sổ đăng kiểm an toàn kỹ thuật xe ô tô. Đây là giấy tờ thể hiện tình trạng kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường của phương tiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách sao y, hồ sơ cần chuẩn bị và cơ quan có thẩm quyền thực hiện.

Vậy sao y sổ đăng kiểm xe ô tô được thực hiện như thế nào? Bản sao chứng thực có giá trị sử dụng ra sao? Trường hợp giấy chứng nhận kiểm định bị rách, mờ hoặc hư hỏng có được tiếp nhận không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp những vấn đề này.

>>> Xem thêm: Sao y bản chính Văn bản thỏa thuận ranh giới đất đai giáp ranh

1. Sổ đăng kiểm an toàn kỹ thuật xe ô tô là gì? Vì sao cần sao y?

1.1. Khái niệm Sổ đăng kiểm an toàn kỹ thuật xe ô tô

Sổ đăng kiểm an toàn kỹ thuật xe ô tô là cách gọi thông dụng của giấy tờ kiểm định phương tiện. Tên gọi chính thức hiện nay là Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường.

Giấy tờ này được cấp bởi cơ sở đăng kiểm có thẩm quyền sau khi phương tiện hoàn thành kiểm định theo quy định. Nội dung thể hiện các thông tin nhận dạng phương tiện và kết quả kiểm định.

Một số thông tin thường có trên giấy chứng nhận gồm:

• Biển số đăng ký của phương tiện.
• Nhãn hiệu, số loại và loại phương tiện.
• Số khung, số động cơ.
• Thông tin về chủ phương tiện.
• Khối lượng và các thông số kỹ thuật liên quan.
• Thời hạn có hiệu lực của giấy chứng nhận.
• Thông tin về cơ sở đăng kiểm cấp giấy.

Theo Thông tư 47/2024/TT-BGTVT, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, giấy chứng nhận kiểm định và tem kiểm định được cấp theo mẫu quy định. Chủ xe được giao giấy chứng nhận để mang theo khi tham gia giao thông.

1.2. Phân biệt giấy chứng nhận đăng kiểm và tem kiểm định

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa giấy chứng nhận kiểm định và tem kiểm định. Tuy nhiên, đây là hai thành phần có chức năng khác nhau.

Giấy chứng nhận kiểm định:

• Thể hiện thông tin và kết quả kiểm định của phương tiện.
• Ghi nhận thời hạn có hiệu lực của kết quả kiểm định.
• Được giao cho chủ xe để mang theo khi tham gia giao thông.

Tem kiểm định:

• Là dấu hiệu nhận biết phương tiện đã hoàn thành kiểm định.
• Được dán tại vị trí quy định trên phương tiện.
• Giúp cơ quan chức năng nhận biết tình trạng kiểm định của xe.

Hai loại giấy tờ này có mối liên hệ nhưng không thể thay thế chức năng cho nhau. Khi cần sao y, người yêu cầu cần xác định chính xác giấy tờ mà đơn vị tiếp nhận hồ sơ yêu cầu.

1.3. Vì sao cần sao y bản chính Sổ đăng kiểm xe ô tô?

Trong thực tế, bản sao chứng thực giấy chứng nhận kiểm định có thể được yêu cầu trong nhiều trường hợp.

Một số tình huống phổ biến gồm:

• Hoàn thiện hồ sơ quản lý phương tiện tại doanh nghiệp.
• Bổ sung hồ sơ phục vụ hoạt động kinh doanh vận tải.
• Cung cấp tài liệu theo yêu cầu của đối tác.
• Hoàn thiện hồ sơ liên quan đến phương tiện thuộc sở hữu công ty.
• Lưu trữ hồ sơ phương tiện tại bộ phận hành chính.
• Cung cấp tài liệu phục vụ thủ tục bảo hiểm hoặc giải quyết tranh chấp.
• Bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Việc chuẩn bị bản sao chứng thực giúp người sử dụng hạn chế phải giao nộp giấy tờ gốc. Chủ phương tiện cũng thuận tiện hơn khi cần sử dụng giấy chứng nhận cho nhiều thủ tục khác nhau.

Tuy nhiên, không phải mọi đơn vị đều chấp nhận bản sao chứng thực. Người yêu cầu nên kiểm tra trước thành phần hồ sơ cần nộp.

2. Quy định pháp luật và điều kiện sao y Sổ đăng kiểm xe ô tô

2.1. Căn cứ pháp lý về chứng thực bản sao từ bản chính

Việc chứng thực bản sao từ bản chính hiện được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch.
• Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến lĩnh vực chứng thực.
• Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Thông tư 47/2024/TT-BGTVT quy định về trình tự, thủ tục kiểm định và cấp giấy chứng nhận kiểm định.

Đáng chú ý, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025. Vì vậy, khi thực hiện thủ tục cần áp dụng quy định đã được sửa đổi, bổ sung.

Theo quy định, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền đối chiếu bản sao với bản chính. Sau đó, người có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính.

2.2. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực Sổ đăng kiểm xe ô tô

Người dân có thể thực hiện chứng thực bản sao tại các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định.

Các địa điểm có thể tiếp nhận yêu cầu gồm:

Ủy ban nhân dân cấp xã

Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo phạm vi được pháp luật quy định. Người dân có thể liên hệ UBND xã, phường để thực hiện thủ tục.

Văn phòng công chứng và Phòng công chứng

Các tổ chức hành nghề công chứng có công chứng viên được thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo thẩm quyền.

Đây cũng là địa chỉ thuận tiện cho người dân khi cần sao y nhiều loại giấy tờ cùng lúc. Người yêu cầu có thể chủ động lựa chọn đơn vị phù hợp với thời gian và địa điểm của mình.

Lưu ý, chứng thực bản sao không đồng nghĩa với việc công chứng một hợp đồng hoặc giao dịch. Hai hoạt động này có bản chất pháp lý khác nhau.

2.3. Điều kiện để được tiếp nhận sao y bản chính

Để được chứng thực, giấy chứng nhận kiểm định cần đáp ứng những điều kiện nhất định.

Cụ thể:

• Có bản chính để xuất trình và đối chiếu.
• Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Nội dung trên bản chính có thể nhận diện và kiểm tra.
• Không có dấu hiệu bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.
• Không thuộc trường hợp pháp luật quy định không được chứng thực.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, người thực hiện chứng thực phải từ chối nếu bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. Trường hợp bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung cũng có thể bị từ chối.

Đặc biệt, người yêu cầu không nên tự ý chỉnh sửa hoặc phục hồi thông tin trên giấy chứng nhận. Việc này có thể khiến giấy tờ không đủ điều kiện để chứng thực.

2.4. Bản sao chứng thực Sổ đăng kiểm có giá trị pháp lý như thế nào?

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều này giúp chủ phương tiện thuận tiện khi thực hiện các thủ tục cần cung cấp tài liệu về tình trạng kiểm định.

Tuy nhiên, cần phân biệt hai vấn đề:

• Giá trị pháp lý của bản sao chứng thực.
• Yêu cầu về thành phần hồ sơ của từng cơ quan, tổ chức tiếp nhận.

Một số thủ tục vẫn có thể yêu cầu xuất trình bản chính hoặc kiểm tra dữ liệu điện tử. Vì vậy, người dân nên xác nhận yêu cầu cụ thể trước khi chuẩn bị hồ sơ.

>>> Xem thêm: Đừng để thủ tục hành chính trở thành trở ngại sau một giao dịch bất động sản tại Thủ đô; hãy tìm hiểu dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội

3. Thủ tục sao y bản chính Sổ đăng kiểm an toàn kỹ thuật xe ô tô

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính tương đối đơn giản. Người yêu cầu nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Thứ nhất, bản chính Giấy chứng nhận kiểm định

Đây là tài liệu quan trọng nhất để đối chiếu. Người yêu cầu cần mang đúng giấy chứng nhận của phương tiện cần sao y.

Thứ hai, bản chụp giấy chứng nhận

Người yêu cầu có thể chuẩn bị trước bản photocopy để tiết kiệm thời gian. Nếu chưa có bản chụp, nên hỏi đơn vị tiếp nhận về khả năng hỗ trợ.

Thứ ba, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu

Người thực hiện thủ tục cần xuất trình giấy tờ nhận dạng hợp lệ theo quy định. Có thể sử dụng thẻ căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ phù hợp khác.

Nếu thực hiện thay cho tổ chức, doanh nghiệp, người yêu cầu nên chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện khi cần thiết.

3.2. Các bước thực hiện sao y Sổ đăng kiểm xe ô tô

Quy trình thực hiện thường gồm những bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ

Chủ xe kiểm tra lại giấy chứng nhận kiểm định bản chính. Cần bảo đảm các thông tin quan trọng vẫn rõ ràng và đầy đủ.

Người yêu cầu chuẩn bị số lượng bản sao theo nhu cầu sử dụng.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại đơn vị có thẩm quyền

Người yêu cầu xuất trình bản chính và nộp bản chụp tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

Người tiếp nhận sẽ kiểm tra giấy tờ và xác định điều kiện chứng thực.

Bước 3: Đối chiếu bản chính với bản sao

Người thực hiện chứng thực kiểm tra nội dung, hình thức và tính toàn vẹn của bản chính.

Nếu bản sao phù hợp, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định.

Trường hợp phát hiện giấy tờ có dấu hiệu tẩy xóa hoặc không xác định được nội dung, yêu cầu có thể bị từ chối.

Bước 4: Nhận bản sao đã chứng thực

Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận bản sao có lời chứng, chữ ký và dấu theo quy định.

Cần kiểm tra lại thông tin phương tiện, nội dung chứng thực và số lượng bản sao trước khi rời khỏi nơi tiếp nhận.

3.3. Thời gian giải quyết và chi phí chứng thực

Thời gian giải quyết thủ tục chứng thực bản sao được thực hiện theo quy định về chứng thực hiện hành.

Thông thường, nếu hồ sơ đầy đủ và giấy tờ rõ ràng, việc chứng thực có thể được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận.

Trường hợp yêu cầu số lượng lớn hoặc nhiều trang, thời gian giải quyết có thể thay đổi theo quy định.

Về chi phí, mức thu chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực.

Mức phí áp dụng theo số trang của bản sao, cụ thể:

• 2.000 đồng/trang đối với bản sao từ trang thứ nhất đến trang thứ ba.
• 1.000 đồng/trang từ trang thứ tư trở đi.
• Mức thu tối đa là 200.000 đồng/bản.

Người yêu cầu nên kiểm tra mức thu thực tế tại đơn vị tiếp nhận. Trường hợp có dịch vụ hỗ trợ photocopy hoặc các dịch vụ khác, chi phí có thể được tính riêng.

3.4. Những lưu ý quan trọng khi sao y Sổ đăng kiểm

Để quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi, chủ phương tiện nên lưu ý một số vấn đề.

• Kiểm tra thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận kiểm định.
• Không sử dụng giấy tờ bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa.
• Bảo đảm số khung, số máy và biển số hiển thị rõ ràng.
• Chuẩn bị đủ số lượng bản sao cần thiết.
• Không tự ý thay đổi thông tin trên bản photocopy.
• Hỏi trước đơn vị tiếp nhận về yêu cầu đối với bản sao chứng thực.

Đặc biệt, bản sao chứng thực không làm phát sinh thời hạn kiểm định mới. Giấy chứng nhận vẫn có giá trị theo thời hạn được cấp cho phương tiện.

4. Những câu hỏi thường gặp khi sao y Sổ đăng kiểm xe ô tô

4.1. Có thể sao y Sổ đăng kiểm xe ô tô tại Văn phòng công chứng không?

Có. Văn phòng công chứng có công chứng viên được thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định pháp luật.

Người yêu cầu chỉ cần mang bản chính giấy chứng nhận kiểm định và chuẩn bị bản chụp nếu có.

Công chứng viên sẽ kiểm tra, đối chiếu và thực hiện chứng thực khi giấy tờ đáp ứng đủ điều kiện.

4.2. Có thể sao y Sổ đăng kiểm xe ô tô khi không phải chủ xe không?

Thông thường, người yêu cầu chứng thực bản sao không bắt buộc phải là chủ sở hữu giấy tờ.

Người thực hiện có thể mang bản chính đến cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu chứng thực.

Tuy nhiên, nếu thủ tục tiếp theo yêu cầu người đại diện hợp pháp của chủ xe, người thực hiện cần đáp ứng điều kiện riêng của thủ tục đó.

4.3. Sổ đăng kiểm xe ô tô bị rách hoặc mờ có được sao y không?

Việc tiếp nhận phụ thuộc vào mức độ hư hỏng của giấy tờ.

Nếu giấy chứng nhận chỉ bị nhàu nhẹ nhưng thông tin vẫn đầy đủ, rõ ràng, người thực hiện chứng thực có thể xem xét tiếp nhận.

Ngược lại, nếu giấy tờ bị rách mất nội dung quan trọng, mờ không thể đọc hoặc không xác định được tính toàn vẹn, yêu cầu có thể bị từ chối.

Trong trường hợp này, chủ xe nên liên hệ cơ sở đăng kiểm để được hướng dẫn về thủ tục cấp lại giấy chứng nhận theo quy định.

4.4. Có thể sao y bản chính từ ảnh chụp hoặc bản scan không?

Thông thường, ảnh chụp hoặc bản scan không thể thay thế bản chính trong thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

Người yêu cầu cần xuất trình bản chính để người có thẩm quyền đối chiếu.

Nếu chỉ còn ảnh chụp hoặc bản scan, chủ xe nên liên hệ cơ sở đăng kiểm để được hướng dẫn giải quyết.

4.5. CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính không?

Đây là trường hợp cần phân biệt giữa chứng thực bản sao và việc sử dụng giấy tờ tùy thân.

Theo quy định hiện hành, CMND 9 số cũ không còn là giấy tờ tùy thân hợp lệ để sử dụng như trước đây. Người dân nên sử dụng thẻ căn cước, căn cước điện tử hoặc giấy tờ khác được pháp luật công nhận.

Trường hợp chỉ có CMND cũ bị rách góc, người yêu cầu không nên mặc định giấy tờ vẫn được tiếp nhận để chứng thực.

Việc tiếp nhận còn phụ thuộc vào tình trạng giấy tờ, khả năng xác định thông tin và quy định áp dụng tại thời điểm yêu cầu. Người dân nên xuất trình giấy tờ căn cước hiện hành để thực hiện thủ tục.

4.6. Bản sao chứng thực Sổ đăng kiểm có thay thế được giấy tờ bản chính khi tham gia giao thông không?

Không nên nhầm lẫn giữa việc sử dụng bản sao chứng thực trong hồ sơ hành chính và nghĩa vụ mang theo giấy tờ khi tham gia giao thông.

Theo Thông tư 47/2024/TT-BGTVT, giấy chứng nhận kiểm định được giao cho chủ xe để mang theo khi tham gia giao thông.

Vì vậy, người điều khiển phương tiện cần tuân thủ quy định về giấy tờ phải mang theo. Không nên mặc định bản sao chứng thực có thể thay thế giấy chứng nhận kiểm định trong mọi tình huống.

4.7. Có nên sao y nhiều bản Sổ đăng kiểm cùng lúc không?

Nếu thường xuyên thực hiện thủ tục liên quan đến phương tiện, chủ xe có thể cân nhắc chứng thực nhiều bản cùng lúc.

Cách này giúp tiết kiệm thời gian đi lại và thuận tiện cho việc hoàn thiện nhiều bộ hồ sơ.

Tuy nhiên, số lượng bản sao nên căn cứ vào nhu cầu thực tế. Người yêu cầu cũng cần bảo quản bản sao cẩn thận để tránh thất lạc hoặc sử dụng nhầm bản hết tính cập nhật.

>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình làm việc tại văn phòng công chứng diễn ra thuận lợi hơn

Kết luận

Việc sao y sổ đăng kiểm xe ô tô giúp chủ phương tiện thuận tiện hơn khi hoàn thiện hồ sơ hành chính, hồ sơ doanh nghiệp và các giao dịch liên quan. Để được tiếp nhận, người yêu cầu cần chuẩn bị bản chính hợp lệ và lựa chọn đúng cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

Nếu cần hỗ trợ chứng thực giấy chứng nhận kiểm định hoặc các giấy tờ liên quan đến phương tiện, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

>>> Xem thêm: Thêm tiện ích cho cuộc sống bận rộn với hình thức dịch vụ công chứng phục vụ tận nhà!

>>> Xem thêm: Những bản sao giấy tờ tưởng chừng đơn giản đôi khi lại cần được chứng thực đúng cách

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com