Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuThuê xe ô tô tự lái trong nhiều tháng giúp người thuê chủ động đi lại. Tuy nhiên, thời gian sử dụng càng dài thì nguy cơ phát sinh hư hỏng càng lớn. Một vết xước nhỏ, sự cố động cơ hay tai nạn đều có thể dẫn đến tranh chấp về chi phí.
Để hạn chế rủi ro, các bên cần xây dựng hợp đồng thuê xe ô tô tự lái với điều khoản bảo hiểm rõ ràng. Hợp đồng nên xác định phạm vi bảo hiểm, mức khấu trừ và trách nhiệm khi xe bị hư hỏng. Đây là cơ sở để bảo vệ quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê.
>>> Xem thêm: Hợp đồng tặng cho nhà đất có điều kiện nuôi dưỡng: Mẹo cài điều khoản chống bất hiếu
1. Vì sao cần quy định rõ điều khoản bảo hiểm khi thuê xe dài hạn?
1.1. Thời gian thuê dài làm tăng nguy cơ phát sinh hư hỏng
Khi thuê xe trong vài ngày, các bên thường dễ kiểm soát tình trạng xe. Với hợp đồng kéo dài nhiều tháng, việc sử dụng liên tục có thể làm phát sinh nhiều vấn đề.
Xe có thể bị trầy xước, nứt kính hoặc hỏng lốp. Một số trường hợp còn liên quan đến sự cố động cơ, ngập nước hoặc va chạm giao thông. Nếu không phân định trách nhiệm từ đầu, các bên dễ bất đồng về chi phí sửa chữa.
Vì vậy, hợp đồng cần xác định rõ tình trạng xe khi bàn giao. Nội dung này cũng nên gắn với nghĩa vụ bảo quản trong suốt thời gian thuê.
1.2. Bảo hiểm không đồng nghĩa mọi thiệt hại đều được chi trả
Nhiều người cho rằng xe đã mua bảo hiểm thì mọi chi phí sửa chữa đều được doanh nghiệp bảo hiểm thanh toán. Cách hiểu này chưa chính xác.
Bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới chủ yếu bảo vệ trách nhiệm đối với bên thứ ba và các đối tượng thuộc phạm vi luật định. Loại bảo hiểm này không mặc nhiên chi trả mọi thiệt hại của chính chiếc xe đang thuê.
Nếu muốn bảo vệ xe trước nguy cơ va chạm hoặc hư hỏng, chủ xe cần kiểm tra các sản phẩm bảo hiểm tự nguyện đã tham gia. Phạm vi chi trả phụ thuộc vào hợp đồng bảo hiểm và quy tắc bảo hiểm áp dụng. Các trường hợp loại trừ cũng cần được xem xét kỹ.
1.3. Điều khoản rõ ràng giúp xác định trách nhiệm của mỗi bên
Bên cho thuê thường quan tâm đến việc bảo toàn giá trị chiếc xe. Trong khi đó, bên thuê muốn biết mình phải trả bao nhiêu nếu xảy ra sự cố.
Hợp đồng cần phân định trách nhiệm theo nguyên nhân hư hỏng. Chẳng hạn, hao mòn tự nhiên khác với thiệt hại do sử dụng sai cách. Hư hỏng có sẵn trước khi bàn giao cũng cần được phân biệt với hư hỏng phát sinh trong thời gian thuê.
Các bên nên thống nhất cách kiểm tra, thông báo và sửa chữa xe. Nếu có tranh chấp, biên bản bàn giao và chứng từ liên quan sẽ giúp làm rõ sự việc.
2. Mẹo soạn điều khoản bảo hiểm hư hỏng chặt chẽ
2.1. Ghi rõ loại bảo hiểm và phạm vi bảo vệ
Trước khi ký, bên thuê nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp thông tin về bảo hiểm của xe. Cần kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc và các hợp đồng bảo hiểm tự nguyện nếu có.
Hợp đồng thuê nên ghi rõ loại bảo hiểm đang áp dụng. Các bên cần xác định phạm vi bảo hiểm đối với va chạm, mất cắp, cháy nổ, ngập nước hoặc thiệt hại khác theo hợp đồng bảo hiểm thực tế.
Không nên chỉ ghi chung rằng “xe đã có bảo hiểm”. Cách ghi này chưa cho biết thiệt hại nào được chi trả. Các bên cũng nên xác định ai chịu trách nhiệm đóng phí và gia hạn bảo hiểm trong thời gian thuê.
2.2. Thỏa thuận rõ mức khấu trừ và phần chi phí không được bảo hiểm chi trả
Một số hợp đồng bảo hiểm quy định mức khấu trừ hoặc giới hạn bồi thường. Khi xảy ra sự cố, người thuê có thể phải chịu một phần chi phí theo thỏa thuận và điều kiện bảo hiểm.
Vì vậy, hợp đồng thuê xe cần nêu rõ cách phân bổ khoản tiền này. Các bên nên thống nhất trách nhiệm trong từng trường hợp cụ thể.
Ví dụ, nếu thiệt hại thuộc phạm vi bảo hiểm, bên thuê chỉ chịu khoản chi phí đã thỏa thuận hợp pháp. Phần còn lại được xử lý theo hợp đồng bảo hiểm và trách nhiệm của các bên. Nếu thiệt hại không được bảo hiểm chi trả, cần xem xét nguyên nhân và căn cứ xác định trách nhiệm.
Không nên quy định rằng bên thuê phải thanh toán mọi chi phí trong mọi tình huống. Điều khoản cần xét đến lỗi, nguyên nhân thiệt hại và phạm vi bảo hiểm thực tế.
2.3. Phân biệt hư hỏng do lỗi và hao mòn tự nhiên
Trong thời gian thuê dài hạn, xe có thể xuống cấp do sử dụng thông thường. Lốp xe, má phanh và một số bộ phận khác có thể cần bảo dưỡng theo chu kỳ.
Các bên nên thống nhất cách xác định hao mòn tự nhiên. Đồng thời, cần phân biệt hao mòn với thiệt hại do va chạm hoặc sử dụng sai hướng dẫn.
Hợp đồng có thể quy định trách nhiệm bảo dưỡng định kỳ. Nội dung cũng nên nêu rõ bên chịu chi phí thay dầu, sửa chữa thông thường và thay thế linh kiện. Với các hạng mục lớn, nên yêu cầu thông báo trước khi thực hiện, trừ tình huống khẩn cấp.
Cách phân định này giúp tránh việc bên thuê phải trả chi phí cho những hư hỏng không do mình gây ra.
2.4. Quy định cách xử lý khi xe xảy ra tai nạn hoặc hư hỏng
Hợp đồng cần có quy trình xử lý sự cố rõ ràng. Khi xe bị va chạm hoặc hư hỏng, bên thuê nên thông báo cho bên cho thuê trong thời gian đã thỏa thuận.
Nếu sự cố có dấu hiệu thuộc phạm vi bảo hiểm, các bên cần liên hệ doanh nghiệp bảo hiểm theo hướng dẫn. Người thuê nên lưu giữ hình ảnh hiện trường, biên bản liên quan và chứng từ sửa chữa. Khi pháp luật yêu cầu báo cơ quan chức năng, các bên cần thực hiện đúng quy định.
Không nên tự ý sửa chữa lớn hoặc thay thế phụ tùng khi chưa thống nhất. Trường hợp khẩn cấp để bảo đảm an toàn, cần ghi nhận hiện trạng và chi phí phát sinh.
Hợp đồng cũng nên xác định người có quyền lựa chọn cơ sở sửa chữa. Các bên cần thống nhất cách xác nhận báo giá và nghiệm thu sau sửa chữa.
2.5. Làm rõ trách nhiệm khi bảo hiểm từ chối bồi thường
Doanh nghiệp bảo hiểm có thể từ chối chi trả nếu sự cố nằm ngoài phạm vi bảo hiểm hoặc thuộc trường hợp loại trừ. Vì vậy, hợp đồng thuê cần dự liệu tình huống này.
Các bên nên thống nhất cách xác định nguyên nhân và trách nhiệm tài chính. Không nên mặc định bên thuê phải thanh toán toàn bộ chỉ vì bảo hiểm từ chối bồi thường.
Nếu việc từ chối xuất phát từ hành vi vi phạm của bên thuê, trách nhiệm cần được xem xét theo hợp đồng và pháp luật. Nếu nguyên nhân liên quan đến việc bên cho thuê không duy trì bảo hiểm như cam kết, cần đánh giá trách nhiệm tương ứng.
Hợp đồng nên yêu cầu cung cấp văn bản hoặc thông báo của doanh nghiệp bảo hiểm khi có quyết định từ chối. Đây là căn cứ quan trọng để các bên xem xét và xử lý.
>>> Xem thêm: Từ bước rà soát giấy tờ đến theo dõi tiến độ, dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói là lựa chọn đáng cân nhắc
3. Hồ sơ và thủ tục khi lập hợp đồng thuê xe ô tô tự lái dài hạn
3.1. Kiểm tra giấy tờ của xe và các bên
Trước khi ký, bên cho thuê cần chứng minh quyền cho thuê hợp pháp đối với chiếc xe. Bên thuê cần cung cấp giấy tờ tùy thân và giấy phép lái xe phù hợp.
Các bên nên kiểm tra giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận kiểm định nếu thuộc trường hợp phải có và thông tin bảo hiểm. Cần đối chiếu biển số, số khung và số máy với hồ sơ thực tế khi cần thiết.
Đối với đơn vị kinh doanh cho thuê xe tự lái, cần lưu ý các yêu cầu pháp luật áp dụng cho hoạt động này. Điều 78 Luật Đường bộ năm 2024 quy định về dịch vụ cho thuê phương tiện giao thông cơ giới đường bộ. Trong đó có yêu cầu về giấy phép lái xe và việc ký hợp đồng thuê xe đối với hoạt động cho thuê xe tự lái.
3.2. Lập biên bản bàn giao tình trạng xe
Biên bản bàn giao nên được lập cùng thời điểm giao xe. Nội dung cần ghi nhận các vết xước, móp méo hoặc hư hỏng đã có trước đó.
Các bên nên chụp ảnh tổng thể và những vị trí dễ phát sinh tranh chấp. Có thể ghi nhận số kilomet, mức nhiên liệu và tình trạng các thiết bị đi kèm.
Nếu phát hiện lỗi kỹ thuật, cần ghi rõ trong biên bản. Bên thuê không nên nhận xe khi chưa hiểu rõ tình trạng hoặc chưa thống nhất cách xử lý.
Biên bản nên có chữ ký của các bên. Tài liệu này sẽ hỗ trợ đối chiếu khi trả xe hoặc xác định thiệt hại.
3.3. Ghi rõ thời hạn thuê, tiền thuê và trách nhiệm bảo dưỡng
Với hợp đồng dài hạn, thời gian thuê cần được xác định cụ thể. Các bên nên ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc và điều kiện gia hạn.
Tiền thuê cần nêu rõ mức thanh toán, kỳ thanh toán và khoản đặt cọc nếu có. Hợp đồng cũng nên quy định cách xử lý khi chậm thanh toán hoặc trả xe trước hạn.
Về bảo dưỡng, cần phân định trách nhiệm của mỗi bên. Các công việc định kỳ nên được thực hiện theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Nếu xe cần sửa chữa lớn, bên thuê nên thông báo và phối hợp với bên cho thuê.
Hãy ghi rõ trường hợp nào được trừ vào tiền đặt cọc. Việc khấu trừ cần có căn cứ và chứng từ phù hợp.
3.4. Thống nhất thủ tục trả xe và xác nhận thiệt hại
Khi hết thời hạn thuê, các bên nên kiểm tra xe cùng nhau. Việc đối chiếu cần dựa trên biên bản bàn giao ban đầu và tình trạng thực tế.
Nếu phát hiện hư hỏng mới, cần lập biên bản riêng. Tài liệu nên ghi nhận vị trí hư hỏng, dấu hiệu nguyên nhân và phương án xác minh.
Không nên tự ý ấn định chi phí sửa chữa khi chưa có căn cứ. Các bên có thể thống nhất lấy báo giá từ cơ sở sửa chữa phù hợp. Nếu có bảo hiểm, cần phối hợp thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường.
Sau khi đối chiếu các khoản phải trả, bên cho thuê nên xác nhận việc hoàn trả tiền đặt cọc theo thỏa thuận. Nếu còn tranh chấp, các bên cần ghi rõ nội dung chưa thống nhất.
4. Những lưu ý để hạn chế tranh chấp khi thuê xe dài hạn
4.1. Không giao xe khi chưa xác minh giấy tờ và bảo hiểm
Bên thuê nên kiểm tra thông tin xe trước khi nhận. Cần xác nhận bảo hiểm còn hiệu lực và phù hợp với mục đích sử dụng đã thỏa thuận.
Bên cho thuê cũng cần kiểm tra giấy phép lái xe của người thuê. Với đơn vị kinh doanh, việc ký hợp đồng và lưu hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu pháp luật áp dụng.
Không nên chỉ dựa vào ảnh chụp giấy tờ hoặc lời cam kết. Khi có nghi ngờ, các bên cần xác minh trước khi giao nhận xe.
4.2. Không tự ý sử dụng xe sai mục đích
Hợp đồng nên quy định mục đích sử dụng xe và những hành vi không được phép. Người thuê cần tuân thủ quy định giao thông và hướng dẫn sử dụng phương tiện.
Nếu hợp đồng bảo hiểm có giới hạn về người lái, mục đích sử dụng hoặc phạm vi hoạt động, cần tuân thủ các điều kiện đó. Việc giao xe cho người khác điều khiển cũng nên được kiểm tra theo hợp đồng và quy định liên quan.
Không sử dụng xe vào mục đích trái thỏa thuận. Điều này có thể làm phát sinh trách nhiệm dân sự và ảnh hưởng đến việc giải quyết bảo hiểm.
4.3. Không thỏa thuận mức bồi thường thiếu căn cứ
Một điều khoản yêu cầu bên thuê trả một khoản tiền cố định cho mọi hư hỏng có thể dẫn đến tranh chấp. Mức trách nhiệm cần gắn với thiệt hại thực tế và căn cứ pháp lý.
Các bên nên thống nhất cách xác định nguyên nhân, chi phí sửa chữa và phần bảo hiểm chi trả. Nếu không thống nhất, có thể sử dụng kết quả giám định hoặc tài liệu chuyên môn phù hợp.
Hợp đồng cũng nên quy định cách xử lý khi xe phải nằm xưởng. Nếu phát sinh chi phí do ngừng khai thác xe, cần xem xét căn cứ và thiệt hại thực tế. Không nên mặc nhiên áp dụng khoản phạt hoặc bồi thường thiếu cơ sở.
4.4. Cân nhắc công chứng hoặc chứng thực khi cần thiết
Các bên cần xác định đúng hình thức hợp đồng theo quy định pháp luật áp dụng. Không phải mọi hợp đồng thuê xe ô tô đều bắt buộc phải công chứng.
Tuy nhiên, với giao dịch dài hạn hoặc có giá trị lớn, các bên có thể cân nhắc việc nhờ công chứng viên tư vấn về hình thức và nội dung. Việc này giúp rà soát điều khoản về tiền thuê, đặt cọc, bảo hiểm và trách nhiệm khi hư hỏng.
Dù lựa chọn hình thức nào, hợp đồng vẫn cần được lập rõ ràng. Các bên nên giữ bản hợp đồng, phụ lục, biên bản bàn giao và chứng từ thanh toán trong suốt thời gian thuê.
>>> Xem thêm: Đừng để những thắc mắc về giấy tờ khiến bạn mất phương hướng; hãy bắt đầu từ văn phòng công chứng
Kết luận
Một hợp đồng thuê xe ô tô tự lái dài hạn cần quy định rõ phạm vi bảo hiểm, mức khấu trừ và trách nhiệm khi xe hư hỏng. Các bên cũng nên phân biệt hao mòn tự nhiên với thiệt hại do lỗi. Quy trình xử lý sự cố và cách xác định chi phí cần được thống nhất trước khi ký. Những nội dung này giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Trước khi giao nhận xe, hãy kiểm tra giấy tờ, tình trạng phương tiện và hiệu lực bảo hiểm. Nếu cần hỗ trợ rà soát nội dung hợp đồng hoặc tư vấn thủ tục công chứng phù hợp, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn theo quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Giải quyết giấy tờ không nhất thiết phải bắt đầu bằng những bước đi vội vã; hãy tìm hiểu dịch vụ công chứng trước
>>> Xem thêm: Cùng một loại giấy tờ, yêu cầu tiếp nhận có thể khác nhau tùy mục đích sử dụng; vì thế, hãy tìm hiểu kỹ về chứng thực
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com