Khi thực hiện hồ sơ vay vốn, xin visa, chứng minh tài chính hoặc thủ tục hành chính quan trọng, nhiều cá nhân cần đến công chứng xác nhận thu nhập để tăng độ tin cậy cho giấy tờ. Tuy nhiên, không ít trường hợp bị từ chối công chứng vì hồ sơ thiếu sót hoặc không chứng minh được tính hợp pháp của nguồn thu nhập. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ cần chuẩn bị, các quy định pháp luật liên quan và lý do công chứng viên có thể từ chối. Nhờ đó, bạn có thể hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và tránh sai sót.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng và những sai lầm phổ biến trong thủ tục công chứng giấy tờ đất đai

1. Giấy xác nhận thu nhập là gì? Khi nào cần công chứng?

Giấy xác nhận thu nhập là văn bản do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi người lao động làm việc cấp để ghi nhận mức lương, thu nhập hàng tháng hoặc thu nhập bình quân.

Các trường hợp thường cần công chứng xác nhận thu nhập gồm:

• Hồ sơ xin visa du lịch, du học, định cư.

• Thủ tục vay vốn ngân hàng, chứng minh khả năng trả nợ.

• Hồ sơ xin hỗ trợ xã hội, thủ tục hành chính liên quan đến chứng minh tài chính.

• Hồ sơ bổ sung khi làm việc cho công ty nước ngoài.

Việc công chứng không bắt buộc nhưng giúp tăng giá trị pháp lý, đặc biệt khi giấy tờ được sử dụng ở nước ngoài hoặc trong giao dịch tài chính.

2. Công chứng giấy xác nhận thu nhập theo quy định pháp luật

Căn cứ theo “Luật Công chứng 2014” và hướng dẫn về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, công chứng viên có thể:

• Chứng thực bản sao giấy xác nhận thu nhập.

• Chứng nhận chữ ký của người đại diện doanh nghiệp trên giấy xác nhận thu nhập.

• Công chứng bản dịch nếu giấy tờ phải sử dụng ở nước ngoài.

Công chứng viên không xác nhận tính đúng – sai của mức thu nhập mà chỉ chứng nhận tính xác thực của bản sao hoặc chữ ký.

>>> Xem thêm: Tránh rủi ro khi làm thủ tục công chứng mua bán nhà theo hướng dẫn chuyên gia

3. Hồ sơ công chứng giấy xác nhận thu nhập cần những gì?

Để tránh bị từ chối, người yêu cầu công chứng xác nhận thu nhập cần chuẩn bị đầy đủ:

(1) Giấy xác nhận thu nhập bản gốc

Yêu cầu:

• Có chữ ký người có thẩm quyền (kế toán trưởng, giám đốc, người đại diện pháp luật…).

• Có đóng dấu công ty theo đúng quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

(2) CCCD/CMND/hộ chiếu của người yêu cầu công chứng

Phải còn hạn sử dụng, không rách nát, không thông tin mờ.

(3) Giấy tờ chứng minh quan hệ lao động (không bắt buộc nhưng nên có)

• Hợp đồng lao động

• Quyết định bổ nhiệm

• Bảng lương/ủy nhiệm chi (tăng độ tin cậy)

(4) Giấy tờ liên quan đến mục đích sử dụng (tùy trường hợp)

Ví dụ:

• Hồ sơ xin visa

• Hồ sơ vay vốn ngân hàng
  Điều này giúp công chứng viên hiểu rõ mục đích, tránh nghi ngờ làm giấy tờ giả mạo.

>>> Xem thêm: Khắc phục tranh chấp di sản nhờ Công chứng di chúc tại nhà

4. Khi nào công chứng viên được quyền từ chối công chứng?

Theo Điều 44 “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên được phép từ chối nếu:

(1) Giấy xác nhận thu nhập có dấu hiệu làm giả

Ví dụ: giả chữ ký, giả con dấu, thông tin không logic.

(2) Văn bản không thuộc thẩm quyền công chứng

Công chứng viên không xác nhận nội dung thu nhập, chỉ xác nhận chữ ký/bản sao.

(3) Người ký giấy xác nhận thu nhập không đủ thẩm quyền

Điển hình: nhân viên tự ký thay giám đốc mà không có ủy quyền.

(4) Người yêu cầu công chứng không xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ

(5) Giấy xác nhận có tẩy xóa, sửa chữa

Đặc biệt là sửa con số thu nhập hoặc thời gian.

(6) Tài liệu được lập để thực hiện hành vi trái pháp luật

Ví dụ: làm giả thu nhập để gian lận tín dụng.

>>> Xem thêm: Cách lập văn bản khai nhận di sản khi làm công chứng thừa kế

5. Thủ tục công chứng giấy xác nhận thu nhập mới nhất 2025

Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1 – Nộp hồ sơ

Nộp giấy xác nhận thu nhập và giấy tờ tùy thân tại văn phòng công chứng.

Bước 2 – Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Công chứng viên xem xét:

• Tính hợp lệ của giấy xác nhận

• Chữ ký, con dấu

• Năng lực hành vi của người yêu cầu

Bước 3 – Ký trước mặt công chứng viên (nếu chứng nhận chữ ký)

Bước 4 – Công chứng và trả kết quả

Thời gian giải quyết: từ 5–15 phút tùy số lượng giấy tờ.

>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ có làm ngoài giờ hành chính không?

6. Lưu ý để không bị từ chối công chứng

• Không tự ý chỉnh sửa, bổ sung thông tin trên giấy xác nhận thu nhập.

• Đảm bảo giấy xác nhận được ký bởi người có thẩm quyền.

• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cá nhân.

• Nên hỏi trước doanh nghiệp xem có mẫu xác nhận thu nhập chuẩn.

• Nếu nộp hồ sơ xin visa, nên công chứng bản dịch sang tiếng Anh/tiếng nước sở tại.

Kết luận

Thủ tục công chứng xác nhận thu nhập tuy đơn giản nhưng dễ bị từ chối nếu giấy tờ không rõ nguồn gốc hoặc thiếu tính hợp lệ. Chuẩn bị đúng hồ sơ và hiểu rõ quy định pháp luật sẽ giúp việc công chứng diễn ra thuận lợi, tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối không cần thiết.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Vai trò của người đại diện hợp pháp trong thủ tục thừa kế của người chưa thành niên

>>> Giấy ủy quyền nhận tiền có thể lập tay rồi mang đi công chứng?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất trọn gói

>>> Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi chuyển nhượng bất động sản

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com