Nhiều cá nhân khi làm hồ sơ du học, định cư, kết hôn hoặc xin việc ở nước ngoài thường phải cung cấp giấy khai sinh. Tuy nhiên, không ít trường hợp chỉ còn giấy khai sinh bản cũ, đã dùng nhiều năm và lo ngại liệu công chứng có được chấp nhận hay không. Thực tế, cơ quan công chứng có quy định rõ ràng về điều kiện sao y và bản dịch đối với loại giấy tờ hộ tịch này. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy định pháp luật, thủ tục và các lưu ý quan trọng khi thực hiện công chứng giấy khai sinh bản cũ để sử dụng cho hồ sơ nước ngoài.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính – Giải pháp cho dân văn phòng không có thời gian làm thủ tục

1. Giấy khai sinh bản cũ là gì? Có giá trị pháp lý không?

Giấy khai sinh bản cũ thường là bản cấp trước năm 2016, được lập theo quy định tại Nghị định 158/2005 hoặc các biểu mẫu hộ tịch trước đây. Các bản này vẫn có giá trị pháp lý nếu:

• Thông tin rõ ràng, không bị rách nát quá mức.

• Có dấu đỏ và chữ ký hợp lệ của cơ quan hộ tịch thời điểm cấp.

• Không bị chỉnh sửa, tẩy xóa.

Theo quy định của “Luật Hộ tịch 2014”, giấy khai sinh bản cũ vẫn được chấp nhận là giấy tờ hộ tịch hợp lệ nếu còn nguyên vẹn và nội dung đầy đủ.

>>> Xem thêm: Mẹo xử lý nhanh thủ tục công chứng mua bán nhà không mất nhiều thời gian

2. Công chứng giấy khai sinh bản cũ khi nộp hồ sơ nước ngoài có được không?

Câu trả lời là ĐƯỢC, miễn là giấy tờ đáp ứng điều kiện về tính nguyên vẹn và tính xác thực.
Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên chỉ kiểm tra:

• Tính hợp lệ của bản gốc;

• Mức độ rõ ràng của thông tin;

• Không có dấu hiệu tẩy xóa hoặc giả mạo.

Nếu giấy khai sinh vẫn rõ ràng và đủ căn cứ đối chiếu, công chứng viên vẫn có thể sao y bản sao hoặc công chứng bản dịch để nộp hồ sơ nước ngoài.

>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người chọn Công chứng di chúc thay vì viết tay đơn thuần

3. Khi nào giấy khai sinh bản cũ bị từ chối công chứng?

Bạn có thể bị từ chối công chứng giấy khai sinh nếu thuộc các trường hợp:

• Giấy quá mờ, không đọc được ngày sinh, tên cha mẹ.

• Bị rách, gãy gập khiến thông tin không còn toàn vẹn.

• Có dấu sửa chữa, tẩy xóa bằng bút hoặc hóa chất.

• Nghi ngờ giả mạo, không trùng khớp với giấy tờ tùy thân khác.

• Không thể hiện cơ quan cấp hoặc thiếu dấu hộ tịch.

Khi bị từ chối, bạn chỉ có thể xin trích lục giấy khai sinh mới tại UBND cấp xã/phường hoặc Phòng Tư pháp.

>>> Xem thêm: Làm sao để xác minh quan hệ thừa kế pháp lý trong thừa kế

4. Hồ sơ cần chuẩn bị để công chứng giấy khai sinh bản cũ

Để thủ tục diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị:

✔ 1. Giấy khai sinh bản gốc (bản cũ)

Còn nguyên vẹn, không tẩy xóa.

✔ 2. Chứng minh nhân dân/CCCD hoặc hộ chiếu

Để xác minh nhân thân người yêu cầu công chứng.

✔ 3. Bản sao giấy khai sinh (nếu có)

Giúp đối chiếu nhanh hơn khi sao y.

✔ 4. Hồ sơ dịch thuật (nếu dùng để nộp nước ngoài)

Có thể làm công chứng bản dịch sang tiếng Anh, Đức, Nhật, Hàn…

>>> Xem thêm: Lưu ý quan trọng khi chọn dịch vụ sang tên sổ đỏ ngoài công chứng

5. Thủ tục công chứng giấy khai sinh bản cũ (Cập nhật 2025)

Bước 1 – Kiểm tra giấy tờ gốc

Công chứng viên kiểm tra dấu, chữ ký, mức độ nguyên vẹn của giấy khai sinh bản cũ.

Bước 2 – Tiến hành sao y hoặc công chứng bản dịch

• Sao y: 5–10 phút.

• Bản dịch: tùy ngôn ngữ, có thể hoàn thành trong ngày.

Bước 3 – Người yêu cầu ký nhận và nộp lệ phí

Lệ phí thực hiện theo Thông tư phí – lệ phí hiện hành.

6. Lưu ý khi nộp giấy khai sinh bản cũ cho hồ sơ nước ngoài

• Một số nước yêu cầu bản dịch công chứng + hợp pháp hóa lãnh sự.

• Nếu giấy khai sinh quá cũ, nên xin trích lục khai sinh điện tử để tránh bị từ chối.

• Hồ sơ xin visa, du học thường yêu cầu bản dịch tiếng Anh chuẩn định dạng, đủ trang.

• Nếu có sai sót thông tin (họ tên, ngày sinh), phải làm thủ tục cải chính hộ tịch trước khi dịch và công chứng.

Kết luận

Giấy khai sinh bản cũ vẫn được phép công chứng và hợp lệ để sử dụng trong hồ sơ nước ngoài nếu thông tin rõ ràng và không có dấu hiệu chỉnh sửa. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ và nắm rõ điều kiện công chứng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc phải xin trích lục mới.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Vai trò của người đại diện hợp pháp trong thủ tục thừa kế của người chưa thành niên

>>> Giấy ủy quyền nhận tiền có thể lập tay rồi mang đi công chứng?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất trọn gói

>>> Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi chuyển nhượng bất động sản

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com