Khi người nước ngoài sinh sống, làm việc hoặc học tập tại Việt Nam, việc chứng minh nơi ở hợp pháp thường yêu cầu nộp bản sao công chứng giấy tờ cư trú. Vì vậy, nhu cầu công chứng tạm trú cho người nước ngoài ngày càng phổ biến, đặc biệt trong các thủ tục liên quan đến visa, giấy phép lao động và các giao dịch hành chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, quy định pháp lý và những trường hợp có thể bị từ chối công chứng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình và lưu ý quan trọng để hoàn thành thủ tục nhanh và hợp lệ.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu về văn phòng công chứng: Cách chọn nơi uy tín khi công chứng di chúc hay hợp đồng

1. Giấy đăng ký tạm trú cho người nước ngoài là gì?

giấy đăng ký tạm trú

Giấy đăng ký tạm trú (TM01 hoặc xác nhận từ Công an phường/xã) được cấp theo quy định tại “Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi 2019)”.
Văn bản này chứng minh địa điểm cư trú hợp pháp của người nước ngoài trong thời gian lưu trú tại Việt Nam.

Người nước ngoài thường cần công chứng tạm trú trong các trường hợp:

Xin cấp hoặc gia hạn visa.
Xin cấp giấy phép lao động (Work Permit).
Thủ tục mở tài khoản ngân hàng, thuê nhà, đăng ký tạm trú dài hạn.
Hồ sơ liên quan đến lưu trú tại cơ quan, tổ chức.

>>> Xem thêm: Công chứng mua bán nhà có thể thực hiện online không?

2. Công chứng giấy đăng ký tạm trú: Công chứng viên chứng nhận nội dung gì?

Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên không xác nhận tính đúng – sai của thông tin cư trú, mà chỉ chứng nhận:

Bản sao giấy tờ tạm trú so với bản chính.
Bản dịch giấy tờ tạm trú sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác.
Chữ ký của người khai báo nếu làm văn bản liên quan đến cư trú.

Công chứng viên không có quyền xác nhận người nước ngoài có thực sự cư trú tại địa chỉ ghi nhận hay không.

>>> Xem thêm: Mẹo bảo đảm an toàn cho di sản qua Công chứng di chúc

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng tạm trú

giấy đăng ký tạm trú

Để tránh bị từ chối công chứng, cần chuẩn bị:

(1) Giấy đăng ký tạm trú bản gốc

Có chữ ký xác nhận của Công an phường/xã hoặc cơ sở lưu trú đăng ký qua hệ thống trực tuyến.
Không rách, không tẩy xóa.

(2) Hộ chiếu bản gốc + bản sao

Hộ chiếu phải còn hạn.
Trang thông tin cá nhân và trang thị thực phải rõ ràng.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn niêm yết hồ sơ trong thủ tục thừa kế nhà đất

(3) Giấy cho thuê nhà hoặc hợp đồng lưu trú (không bắt buộc nhưng khuyến khích)

Giúp công chứng viên xác định sự phù hợp giữa địa chỉ tạm trú và địa điểm cư trú thực tế.

(4) Giấy tờ cá nhân của người đi công chứng

Nếu người Việt Nam đi công chứng thay cho người nước ngoài cần thêm giấy ủy quyền hợp pháp.

4. Thủ tục công chứng giấy đăng ký tạm trú (Cập nhật 2025)

Bước 1 – Nộp hồ sơ

Cung cấp bản gốc giấy tạm trú và hộ chiếu tại tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 2 – Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ

Đối chiếu bản sao và bản gốc.
Kiểm tra chữ ký, dấu xác nhận cư trú.
Kiểm tra năng lực hành vi người yêu cầu công chứng.

Bước 3 – Thực hiện chứng thực hoặc công chứng bản dịch

Nếu chỉ sao y: ký và đóng dấu trong vòng 5–10 phút.
Nếu dịch thuật: thời gian có thể kéo dài tùy ngôn ngữ.

Bước 4 – Nhận kết quả

Người yêu cầu ký nhận và đóng phí theo quy định.

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục bảo lưu đại học cho sinh viên chi tiết

>>> Xem thêm: Làm sao để kiểm tra tính hợp pháp của dịch vụ sang tên sổ đỏ?

5. Khi nào bị từ chối công chứng giấy tạm trú?

Công chứng viên có quyền từ chối theo Điều 44 “Luật Công chứng 2014” nếu:

Giấy tạm trú có dấu hiệu giả mạo hoặc tẩy xóa.
Hộ chiếu hết hạn, thông tin mờ, rách nát.
Địa chỉ cư trú không khớp với giấy tờ kèm theo.
Người yêu cầu công chứng không xuất trình đủ giấy tờ tùy thân.
Việc công chứng được yêu cầu nhằm mục đích trái pháp luật (ví dụ: làm giả hồ sơ xin visa).

6. Lưu ý quan trọng khi công chứng tạm trú cho người nước ngoài

Giấy tạm trú phải được cấp hợp lệ tại cơ quan Công an.
Không sử dụng bản chụp ảnh hoặc bản in từ email mà không có bản gốc đối chiếu.
Nếu dùng để xin visa, nên công chứng bản dịch sang tiếng Anh.
Nếu người đi công chứng là đại diện doanh nghiệp tuyển dụng, cần mang theo giấy giới thiệu.
Với hồ sơ Work Permit, cần đóng dấu giáp lai bản sao tạm trú theo yêu cầu của Sở Lao động.

Kết luận

Công chứng tạm trú cho người nước ngoài là thủ tục đơn giản nhưng đòi hỏi giấy tờ đầy đủ và thông tin cư trú chính xác. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ, nắm rõ quy định và tuân thủ yêu cầu của công chứng viên sẽ giúp quá trình diễn ra nhanh gọn, tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Vai trò của người đại diện hợp pháp trong thủ tục thừa kế của người chưa thành niên

>>> Giấy ủy quyền nhận tiền có thể lập tay rồi mang đi công chứng?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất trọn gói

>>> Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi chuyển nhượng bất động sản

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.