Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký người tạm giam là thủ tục đặc thù. Người yêu cầu không thể đến trụ sở để thực hiện như thông thường. Pháp luật có quy định riêng đối với trường hợp người đang bị tạm giữ, tạm giam.
Việc đang bị tạm giữ hoặc tạm giam không đồng nghĩa người đó mất mọi quyền dân sự. Tuy nhiên, quyền giao dịch và liên lạc có thể bị hạn chế. Một số giao dịch còn phải được cơ quan đang thụ lý vụ án đồng ý.
Địa điểm thực hiện chứng thực cũng là vấn đề cần lưu ý. Pháp luật cho phép chứng thực chữ ký ngoài trụ sở khi người yêu cầu đang bị tạm giữ hoặc tạm giam.
Vậy người đang tạm giữ, tạm giam cần đáp ứng điều kiện gì? Hồ sơ gồm những giấy tờ nào? Trình tự thực hiện ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ các vấn đề này.
>>> Xem thêm: Văn bản có chữ ký bị mờ nét có được chấp nhận chứng thực chữ ký?
1. Quy định về chứng thực chữ ký người đang tạm giữ, tạm giam
1.1. Người đang tạm giữ, tạm giam có được chứng thực chữ ký không?
Người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam vẫn có thể thực hiện một số quyền theo quy định. Tuy nhiên, việc thực hiện phải phù hợp với chế độ quản lý tại cơ sở giam giữ.
Luật Thi hành tạm giữ, tạm giam quy định người bị tạm giữ, tạm giam bị hạn chế một số quyền. Trong đó có quyền đi lại, giao dịch, tiếp xúc và liên lạc.
Nếu cần thực hiện giao dịch dân sự, người bị tạm giữ hoặc tạm giam phải thông qua người đại diện hợp pháp. Đồng thời, việc này cần có sự đồng ý của cơ quan đang thụ lý vụ án.
Vì vậy, việc chứng thực chữ ký cần được xem xét cùng với quy định về quản lý người bị tạm giữ, tạm giam.
1.2. Chứng thực chữ ký có thể thực hiện ngoài trụ sở không?
Có. Đây là điểm đặc biệt đối với người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam.
Theo quy định về chứng thực, việc chứng thực thông thường được thực hiện tại trụ sở. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký có thể được thực hiện ngoài trụ sở trong một số trường hợp đặc biệt. Người đang bị tạm giữ, tạm giam thuộc trường hợp này.
Khi chứng thực ngoài trụ sở, địa điểm thực hiện phải được ghi nhận theo quy định. Thời gian chứng thực cũng cần được thể hiện khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
Do đó, người dân không nên hiểu rằng người đang tạm giam phải được đưa đến trụ sở để ký. Thủ tục có thể được thực hiện theo cơ chế phù hợp với tình trạng giam giữ.
1.3. Chứng thực chữ ký khác gì với công chứng giao dịch?
Chứng thực chữ ký và công chứng giao dịch là hai thủ tục khác nhau.
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Người yêu cầu chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký.
Trong khi đó, công chứng giao dịch có thể liên quan đến việc kiểm tra nội dung và điều kiện giao kết. Vì vậy, không nên mặc nhiên coi hai thủ tục là giống nhau.
Việc lựa chọn thủ tục nào phụ thuộc vào loại giấy tờ và mục đích sử dụng. Người dân nên xác định rõ yêu cầu trước khi chuẩn bị hồ sơ.
2. Điều kiện để chứng thực chữ ký người tạm giữ, tạm giam
2.1. Người yêu cầu phải xác định rõ giấy tờ cần ký
Trước tiên, cần xác định người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam cần ký loại văn bản nào.
Không phải mọi văn bản đều được xử lý theo cùng một cách. Nội dung giấy tờ có thể liên quan đến giao dịch dân sự, thủ tục hành chính hoặc vấn đề khác.
Nếu văn bản liên quan đến giao dịch dân sự, cần xem xét thêm quy định về quyền giao dịch của người đang bị tạm giữ, tạm giam. Trường hợp cần thiết, phải có sự đồng ý của cơ quan đang thụ lý vụ án.
Việc xác định đúng loại văn bản giúp tránh chuẩn bị sai thủ tục.
2.2. Người ký phải nhận thức và làm chủ được hành vi
Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người có thẩm quyền phải kiểm tra điều kiện của người yêu cầu.
Theo quy định về chứng thực chữ ký, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Người này cũng phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Đây là điều kiện quan trọng để việc chứng thực được thực hiện.
Nếu người yêu cầu không đáp ứng điều kiện này, thủ tục chứng thực có thể không được thực hiện. Vì vậy, cần đánh giá tình trạng thực tế tại thời điểm ký.
2.3. Người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ cần thiết
Hồ sơ chứng thực chữ ký cần có giấy tờ xác định người yêu cầu. Đồng thời, cần có văn bản mà người đó sẽ ký.
Theo quy định về thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng và giấy tờ, văn bản cần ký.
Đối với người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam, việc xuất trình và kiểm tra giấy tờ cần được thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế tại cơ sở giam giữ.
Người liên quan nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi đề nghị thực hiện thủ tục.
2.4. Việc chứng thực phải đúng thẩm quyền
Không phải cá nhân hoặc tổ chức nào cũng có quyền chứng thực chữ ký.
Người dân cần xác định đúng cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện. Trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cũng phải bảo đảm đúng thẩm quyền.
Nếu hồ sơ được nộp không đúng nơi có thẩm quyền, người tiếp nhận có thể hướng dẫn chuyển đến nơi phù hợp. Việc này giúp tránh phát sinh thêm thời gian xử lý.
>>> Xem thêm: Muốn công chứng nhanh, rõ ràng và đúng quy định? Hãy tìm hiểu văn phòng công chứng phù hợp
3. Trình tự chứng thực chữ ký đối với người đang tạm giữ, tạm giam
3.1. Bước 1: Chuẩn bị văn bản cần chứng thực
Trước tiên, người có nhu cầu cần chuẩn bị văn bản mà người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam sẽ ký.
Nội dung văn bản cần được kiểm tra trước. Những thông tin quan trọng phải được điền đầy đủ và chính xác.
Không nên để trống các nội dung quan trọng. Cũng không nên yêu cầu người đang bị tạm giữ, tạm giam ký vào văn bản chưa hoàn thiện.
Việc chuẩn bị trước giúp hạn chế việc phải thực hiện lại thủ tục.
3.2. Bước 2: Xác định điều kiện và xin phép thực hiện thủ tục
Người liên quan cần liên hệ cơ sở giam giữ và cơ quan đang thụ lý vụ án khi cần thiết.
Mục đích là xác định khả năng thực hiện giao dịch hoặc quyền, nghĩa vụ liên quan. Đối với giao dịch dân sự, pháp luật có quy định về việc phải thông qua người đại diện hợp pháp và được cơ quan đang thụ lý vụ án đồng ý trong trường hợp cần thiết.
Đây là bước cần đặc biệt chú ý. Việc có nhu cầu chứng thực không đồng nghĩa thủ tục chắc chắn được thực hiện ngay.
Cần xem xét cả quy định về chứng thực và quy định về quản lý người bị tạm giữ, tạm giam.
3.3. Bước 3: Thực hiện chứng thực tại địa điểm phù hợp
Do người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam không thể tự do đi lại, việc chứng thực có thể được thực hiện ngoài trụ sở trong trường hợp thuộc quy định.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra các giấy tờ cần thiết. Đồng thời, phải xác định người ký đáp ứng điều kiện theo quy định.
Người yêu cầu thực hiện ký trước mặt người chứng thực. Sau đó, người thực hiện chứng thực hoàn tất nội dung chứng thực theo thủ tục.
Địa điểm chứng thực ngoài trụ sở cũng cần được ghi nhận theo quy định.
3.4. Bước 4: Kiểm tra nội dung chứng thực
Sau khi ký, người liên quan cần kiểm tra văn bản. Các thông tin về người ký và nội dung chứng thực cần chính xác.
Đối với văn bản có nhiều trang, cần kiểm tra cách thể hiện lời chứng và dấu theo quy định. Việc kiểm tra giúp phát hiện sai sót ngay sau khi hoàn tất.
Không nên tự ý sửa chữa nội dung sau khi đã chứng thực. Nếu phát hiện sai sót, cần liên hệ người thực hiện chứng thực để được hướng dẫn.
3.5. Bước 5: Nhận và sử dụng văn bản đúng mục đích
Sau khi hoàn tất, văn bản được sử dụng theo mục đích ban đầu.
Nếu văn bản phục vụ giao dịch dân sự, cần kiểm tra thêm các điều kiện của giao dịch. Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc mọi điều kiện của giao dịch đã được đáp ứng.
Nếu văn bản được nộp cho cơ quan nhà nước, cần bảo đảm hồ sơ đáp ứng yêu cầu của thủ tục tương ứng.
Việc sử dụng đúng mục đích giúp hạn chế tranh chấp và hồ sơ bị từ chối.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký người tạm giam
4.1. Không phải mọi giao dịch đều được thực hiện tự do
Người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam chịu chế độ quản lý đặc thù.
Pháp luật quy định việc đi lại, giao dịch và liên lạc của nhóm đối tượng này có thể bị hạn chế. Nếu cần thực hiện giao dịch dân sự, phải tuân thủ cơ chế được pháp luật quy định.
Vì vậy, người dân không nên chỉ chuẩn bị giấy tờ rồi yêu cầu chứng thực ngay.
Cần kiểm tra cả điều kiện thực hiện giao dịch và điều kiện chứng thực.
4.2. Không ký thay người đang bị tạm giam
Chữ ký phải do chính người yêu cầu thực hiện.
Người khác không được tự ý ký thay chỉ vì người cần ký đang bị tạm giữ hoặc tạm giam. Việc ký thay có thể làm phát sinh vấn đề về tính hợp pháp của văn bản.
Nếu người đó không thể trực tiếp thực hiện, cần tìm hiểu cơ chế đại diện phù hợp.
Không nên tự ý sử dụng chữ ký thay thế khi chưa có căn cứ pháp lý.
4.3. Không tự ý đưa người bị tạm giam ra khỏi cơ sở giam giữ
Người đang bị tạm giữ, tạm giam chịu sự quản lý của cơ sở giam giữ.
Việc đưa người này ra khỏi cơ sở giam giữ phải tuân thủ quy định về trích xuất. Luật quy định việc trích xuất chỉ được thực hiện khi có lệnh của người có thẩm quyền trong những trường hợp luật định.
Vì vậy, không nên tự thỏa thuận việc đưa người đang bị tạm giam đến địa điểm chứng thực.
Trong nhiều trường hợp, việc thực hiện ngoài trụ sở sẽ phù hợp hơn với điều kiện thực tế.
4.4. Chuẩn bị hồ sơ trước khi liên hệ
Người có nhu cầu nên chuẩn bị trước toàn bộ giấy tờ. Hồ sơ càng rõ ràng thì việc trao đổi càng thuận lợi.
Nên xác định người ký là ai. Đồng thời, cần xác định nội dung văn bản và mục đích sử dụng.
Nếu liên quan đến giao dịch dân sự, cần chuẩn bị thêm tài liệu chứng minh giao dịch. Trường hợp cần sự đồng ý của cơ quan đang thụ lý vụ án, cần thực hiện bước này trước.
4.5. Nên kiểm tra thủ tục trước khi thực hiện
Quy trình thực tế có thể phụ thuộc vào tình trạng của người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam. Nội dung văn bản cũng có thể làm phát sinh yêu cầu khác.
Vì vậy, người dân nên kiểm tra thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ. Việc này giúp hạn chế việc đi lại và bổ sung giấy tờ nhiều lần.
Nếu chưa rõ thẩm quyền hoặc điều kiện thực hiện, có thể liên hệ đơn vị có chuyên môn để được hướng dẫn.
>>> Xem thêm: Tưởng đơn giản nhưng công chứng mua bán nhà đất vẫn có những điểm người mua và người bán cần lưu ý
Kết luận
Chứng thực chữ ký người tạm giam là thủ tục có những điểm đặc thù. Người đang bị tạm giữ hoặc tạm giam vẫn có thể thực hiện một số quyền theo quy định. Tuy nhiên, quyền giao dịch và liên lạc có thể bị hạn chế.
Pháp luật cho phép chứng thực chữ ký ngoài trụ sở trong trường hợp người yêu cầu đang bị tạm giữ hoặc tạm giam. Người ký vẫn phải đáp ứng các điều kiện của thủ tục chứng thực. Đồng thời, việc thực hiện quyền và giao dịch phải phù hợp với quy định về quản lý người bị tạm giữ, tạm giam.
Trước khi thực hiện, người dân nên xác định đúng loại văn bản. Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị đầy đủ. Nếu giao dịch liên quan đến vụ án hoặc tài sản, cần kiểm tra thêm các điều kiện pháp lý có liên quan.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, điều kiện và thủ tục chứng thực chữ ký cho người đang bị tạm giữ, tạm giam, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn có chắc tài liệu của mình đang được dịch thuật bởi người am hiểu đúng lĩnh vực?
>>> Xem thêm: Nhiều người nhầm giữa dịch thuật thông thường và công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com