Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là bước quan trọng khi người lao động nghỉ việc, thôi việc hoặc chuyển công tác để đảm bảo quyền lợi về lương hưu, trợ cấp thất nghiệp và các chế độ khác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và người lao động thường bối rối khi sổ BHXH bị mất, thất lạc hoặc chưa thực hiện chốt sổ đúng quy định. Nắm rõ thủ tục chốt sổ BHXH và cách xử lý sổ bị mất sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động giải quyết hồ sơ nhanh chóng, tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

>>> Xem thêm: Chi phí công chứng nhà đất tại văn phòng công chứng năm 2025

1. Khi nào cần thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH?

Thủ tục Chốt sổ BHXH

Theo quy định tại Điều 46 Luật BHXH 2014 và các văn bản hướng dẫn hiện hành, thủ tục chốt sổ BHXH được thực hiện trong các trường hợp:

1.1. Người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động

Người lao động đã hoàn thành công việc tại doanh nghiệp;
Số tháng đóng BHXH được xác nhận đầy đủ;
Doanh nghiệp có trách nhiệm lập hồ sơ chốt sổ và bàn giao cho người lao động.

1.2. Chuyển công tác giữa các đơn vị sử dụng lao động

Người lao động chuyển sang đơn vị khác cùng tham gia BHXH;
Chốt sổ để xác nhận quá trình tham gia, tránh trùng đóng và thuận tiện giải quyết các quyền lợi sau này.

1.3. Sổ BHXH bị mất hoặc hư hỏng

Khi sổ bị mất hoặc thông tin trên sổ không chính xác;
Người lao động cần đề nghị cơ quan BHXH cấp lại sổ;
Doanh nghiệp phối hợp xác nhận quá trình đóng BHXH.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm thực tế khi dùng dịch vụ sang tên sổ đỏ

2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi chốt sổ BHXH

2.1. Hồ sơ người lao động

Đơn đề nghị chốt sổ BHXH (theo mẫu của cơ quan BHXH);
CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (bản sao công chứng);
Hợp đồng lao động và các quyết định liên quan đến nghỉ việc hoặc chuyển công tác;
Giấy xác nhận thời gian công tác tại đơn vị (nếu có).

2.2. Hồ sơ doanh nghiệp

Danh sách lao động chốt sổ;
Bảng thanh toán BHXH, BHYT, BHTN đến tháng cuối cùng người lao động làm việc;
Các chứng từ đóng BHXH đầy đủ;
Biên bản thanh lý hợp đồng lao động (nếu có).

2.3. Trường hợp sổ BHXH bị mất

Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH;
Xác nhận quá trình tham gia BHXH của doanh nghiệp;
CMND/CCCD hoặc giấy tờ tùy thân khác của người lao động;
Trường hợp mất sổ do doanh nghiệp lưu trữ, doanh nghiệp chịu trách nhiệm xác nhận thông tin.

>>> Xem thêm: Tại sao công chứng nhà đất lại giúp bảo vệ quyền lợi cho bạn

3. Quy trình chốt sổ BHXH

Thủ tục Chốt sổ BHXH

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người lao động và doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo danh mục ở trên;
Kiểm tra thông tin cá nhân, thời gian tham gia BHXH, mức lương đóng.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH

Nộp trực tiếp hoặc qua cổng điện tử (nếu cơ quan BHXH triển khai);
Lưu ý giữ lại biên nhận nộp hồ sơ.

Bước 3: Kiểm tra và xác nhận của BHXH

Cơ quan BHXH rà soát hồ sơ;
Cập nhật thời gian đóng BHXH, mức đóng;
Cấp sổ BHXH mới hoặc đóng dấu chốt sổ.

Bước 4: Nhận kết quả

Người lao động nhận sổ BHXH đã chốt;
Trong trường hợp phát hiện sai sót, cơ quan BHXH yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ trước khi cấp sổ.

Xem thêm: Làm sao để hợp đồng tặng cho tài sản không bị vô hiệu?

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chọn công chứng viên cho Công chứng di chúc tại nhà

4. Lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi chốt sổ BHXH

Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, mã số BHXH;
Đảm bảo toàn bộ thời gian đóng BHXH được cập nhật đầy đủ;
Hồ sơ phải có xác nhận của doanh nghiệp, tránh tình trạng hồ sơ thiếu thông tin;
Trong trường hợp sổ BHXH bị mất, không tự điền thông tin sai sự thật để cấp lại;
Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng thủ tục, người lao động có quyền khiếu nại hoặc nhờ luật sư hỗ trợ để bảo vệ quyền lợi.

>>> Xem thêm: Cách lập văn bản khai nhận di sản khi làm công chứng thừa kế

5. Kết luận

Việc thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH đúng quy định pháp luật là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi người lao động và tránh trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp. Khi sổ bị mất hoặc thông tin chưa chính xác, doanh nghiệp và người lao động cần phối hợp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, giải trình đúng thực tế và nộp tại cơ quan BHXH. Sự hỗ trợ của luật sư hoặc chuyên viên BHXH giúp rút ngắn thời gian giải quyết, giảm rủi ro sai sót và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tách thửa đất do Nhà nước quản lý: Ai được phép làm?

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn hồ sơ công chứng theo quy định mới

>>> Những thay đổi mới trong quy định về chứng thực chữ ký năm 2025

>>> Mẹo để thương lượng điều khoản tốt trong công chứng mua bán nhà đất

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.