Bản sao công chứng: Giá trị pháp lý và ứng dụng trong đời sống

Bản sao công chứng là một loại giấy tờ quen thuộc nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các giao dịch dân sự, hành chính. Nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa bản sao công chứng và bản sao thông thường, dẫn đến những rắc rối không đáng có.

>>> Xem thêm: Bạn đã biết cách chọn văn phòng công chứng chuyên nghiệp chưa? Tìm hiểu ngay!

1. Bản sao công chứng là gì và cơ sở pháp lý của nó?

Bản sao công chứng (hay còn gọi là bản sao có chứng thực từ bản chính) là bản sao được cơ quan có thẩm quyền (Phòng/Văn phòng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã) chứng thực rằng nội dung của bản sao đúng với bản chính.

Cơ sở pháp lý cho việc chứng thực bản sao từ bản chính được quy định cụ thể tại:

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Đây là văn bản pháp luật chủ yếu điều chỉnh hoạt động này.
Luật Công chứng 2014 (đối với Phòng/Văn phòng Công chứng) và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng uỷ quyền có bắt buộc không trong mọi trường hợp?

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

2. Ứng dụng rộng rãi của bản sao công chứng trong đời sống

Bản sao công chứng có ứng dụng rộng rãi và thiết yếu trong nhiều lĩnh vực:

2.1. Sử dụng trong các thủ tục hành chính

Nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (Sổ đỏ, Sổ hồng).
Đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp.
Xin cấp giấy phép xây dựng, giấy phép lao động.
Làm thủ tục liên quan đến hộ tịch: khai sinh, kết hôn, khai tử.
Các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

>>> Xem thêm: Sai sót khi công chứng giấy tờ: Hậu quả KHÓ LƯỜNG & cách sửa chữa

2.2. Đảm bảo an toàn cho bản chính trong giao dịch dân sự

Trong các giao dịch dân sự, đặc biệt là những giao dịch có giá trị lớn như mua bán, cho thuê, thế chấp tài sản, bản sao công chứng giúp bảo vệ bản chính khỏi nguy cơ hư hỏng, mất mát.

Cung cấp thông tin tài sản khi rao bán nhà đất mà không cần đưa bản gốc cho người mua tiềm năng.
Nộp hồ sơ vay vốn, thế chấp tài sản tại ngân hàng.
Làm bằng chứng trong các thỏa thuận, hợp đồng mà không cần trình bản chính nhiều lần.

2.3. Thay thế bản chính trong một số trường hợp cụ thể

Bản sao công chứng có thể được dùng thay thế bản chính trong hầu hết các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định cụ thể phải xuất trình bản chính (ví dụ: khi thực hiện công chứng hợp đồng, công chứng viên thường yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu). Sự linh hoạt này giúp cá nhân, tổ chức thuận tiện hơn trong việc lưu trữ và sử dụng giấy tờ.

>>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng chia tách nhà đất chuẩn 2025 có công chứng

3. Thời hạn và những lưu ý khi sử dụng bản sao công chứng

Mặc dù có giá trị pháp lý cao, nhưng bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo việc sử dụng hiệu quả:

Xem thêm: Bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế, xử lý thế nào?

3.1. Thời hạn có giá trị của bản sao công chứng

Theo Khoản 2 Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao công chứng có giá trị sử dụng vô thời hạn, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác về thời hạn sử dụng của bản chính.

>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng giấy tờ nhanh gọn, uy tín tại Văn phòng Nguyễn Huệ.

3.2. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng

Xuất trình bản chính khi cần: Dù có giá trị thay thế, nhiều cơ quan vẫn có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc trong các trường hợp cụ thể theo quy định pháp luật.
Chi phí chứng thực: Phí chứng thực bản sao từ bản chính được quy định cụ thể tại Thông tư số 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

>>> Xem thêm: Công chứng tại nhà – không chỉ tiện lợi mà còn giúp bạn kiểm soát rủi ro ngay từ bước đầu.

4. Kết luận

Bản sao công chứng là một công cụ pháp lý thiết yếu, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính và bảo vệ an toàn cho bản chính trong các giao dịch dân sự. Với giá trị pháp lý được pháp luật công nhận, bản sao công chứng ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong đời sống hàng ngày của mỗi cá nhân và tổ chức.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.