Sao y Giấy chứng nhận sở hữu phần vốn góp trong công ty TNHH

Trong hoạt động kinh doanh, Giấy chứng nhận phần vốn góp là tài liệu quan trọng đối với mỗi thành viên công ty TNHH. Văn bản này ghi nhận giá trị vốn góp và tỷ lệ sở hữu của thành viên trong doanh nghiệp. Khi thực hiện giao dịch, chứng minh quyền sở hữu hoặc hoàn thiện hồ sơ pháp lý, cá nhân và tổ chức có thể cần bản sao chứng thực của giấy tờ này.

Vậy sao y chứng nhận vốn góp được thực hiện như thế nào? Giấy tờ cần chuẩn bị gồm những gì? Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định và cách thực hiện.

>>> Xem thêm: Thủ tục sao y bản chính Giấy đăng ký xe ô tô, Xe máy (Cà vẹt xe)

1. Giấy chứng nhận phần vốn góp trong công ty TNHH có ý nghĩa gì?

1.1. Khái niệm Giấy chứng nhận phần vốn góp

Giấy chứng nhận phần vốn góp là văn bản do công ty TNHH hai thành viên trở lên cấp cho thành viên đã góp vốn. Văn bản ghi nhận giá trị phần vốn mà thành viên đã thực góp vào doanh nghiệp.

Theo Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty phải cấp giấy chứng nhận khi thành viên góp đủ phần vốn tương ứng. Giá trị được ghi nhận phải phù hợp với số vốn thực tế đã góp.

Đây là tài liệu quan trọng để xác định quyền lợi của thành viên. Nó cũng thể hiện mối quan hệ sở hữu giữa thành viên và công ty.

Cần phân biệt giấy chứng nhận này với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hai loại giấy tờ có mục đích và nội dung hoàn toàn khác nhau.

1.2. Những nội dung bắt buộc trên giấy chứng nhận

Theo khoản 6 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020, giấy chứng nhận phải có các thông tin chủ yếu sau:

• Tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính.
• Vốn điều lệ của công ty.
• Họ tên và địa chỉ liên lạc của thành viên là cá nhân.
• Quốc tịch và số giấy tờ pháp lý của thành viên là cá nhân.
• Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của thành viên là tổ chức.
• Địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức.
• Giá trị phần vốn góp và tỷ lệ phần vốn góp của thành viên.
• Số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp.
• Họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Những thông tin này giúp xác định chính xác chủ thể và quyền sở hữu vốn góp. Khi sao y, bản sao cần thể hiện đầy đủ nội dung trên bản chính.

1.3. Giấy chứng nhận phần vốn góp có giá trị pháp lý như thế nào?

Giấy chứng nhận phần vốn góp là căn cứ quan trọng ghi nhận phần vốn đã góp. Tài liệu này giúp thành viên chứng minh quyền lợi trong công ty.

Theo Điều 49 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên công ty TNHH có nhiều quyền tương ứng với phần vốn góp. Trong đó gồm quyền biểu quyết, hưởng lợi nhuận và nhận giá trị tài sản còn lại.

Ngoài ra, giấy chứng nhận còn hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến chuyển nhượng vốn. Đây cũng là tài liệu cần thiết trong một số giao dịch và thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, giấy chứng nhận không phải căn cứ duy nhất xác định tư cách thành viên. Cần đối chiếu thêm sổ đăng ký thành viên và hồ sơ góp vốn khi phát sinh tranh chấp.

1.4. Công ty TNHH nào được cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp?

Cần phân biệt hai loại hình công ty TNHH theo quy định pháp luật:

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 02 đến 50 thành viên. Thành viên góp vốn được cấp giấy chứng nhận phần vốn góp theo quy định.
• Công ty TNHH một thành viên: Do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu không được cấp giấy chứng nhận phần vốn góp theo cơ chế dành cho công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ sao y, cần xác định đúng loại hình doanh nghiệp. Không nên nhầm giấy chứng nhận phần vốn góp với quyết định góp vốn hoặc giấy xác nhận vốn điều lệ.

2. Khi nào cần sao y Giấy chứng nhận phần vốn góp?

2.1. Bổ sung hồ sơ chứng minh năng lực tài chính

Trong một số giao dịch, cá nhân cần chứng minh tài sản và năng lực tài chính. Phần vốn góp trong doanh nghiệp có thể là một căn cứ để thể hiện quyền lợi kinh tế.

Bản sao chứng thực giúp hồ sơ có thêm tài liệu đối chiếu đáng tin cậy. Tùy yêu cầu của đơn vị tiếp nhận, người nộp hồ sơ có thể cần bản sao này.

2.2. Thực hiện thủ tục chuyển nhượng phần vốn góp

Khi chuyển nhượng vốn trong công ty TNHH, các bên cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định. Giấy chứng nhận phần vốn góp có thể được sử dụng để đối chiếu thông tin sở hữu.

Bản sao chứng thực hỗ trợ lưu trữ và hoàn thiện hồ sơ giao dịch. Tuy nhiên, bản sao này không thay thế hợp đồng chuyển nhượng hoặc thủ tục cập nhật thành viên.

2.3. Hoàn thiện hồ sơ vay vốn và giao dịch ngân hàng

Một số tổ chức tín dụng yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu chứng minh tài sản. Phần vốn góp có thể được xem xét trong quá trình đánh giá hồ sơ.

Khi đó, bản sao chứng thực giấy chứng nhận giúp ngân hàng đối chiếu thông tin. Người vay nên hỏi trước về số lượng bản sao và yêu cầu hình thức giấy tờ.

2.4. Phục vụ hoạt động đầu tư và hợp tác kinh doanh

Khi tham gia dự án hoặc hợp tác kinh doanh, các bên thường cần xác minh tư cách thành viên. Giấy chứng nhận phần vốn góp giúp thể hiện thông tin sở hữu trong doanh nghiệp.

Bản sao chứng thực có thể được đưa vào bộ hồ sơ thẩm định. Điều này hỗ trợ quá trình kiểm tra thông tin trước khi các bên ký kết giao dịch.

2.5. Lưu trữ hồ sơ pháp lý của cá nhân và doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ thành viên một cách khoa học. Thành viên cũng nên lưu giữ tài liệu liên quan đến quyền sở hữu vốn góp.

Việc sao y giúp tạo thêm bản sử dụng khi cần thiết. Nhờ đó, người sở hữu hạn chế phải mang bản chính đi nhiều nơi.

>>> Xem thêm: Nhanh chóng nhưng vẫn phải đúng quy định pháp luật – đó là điều cần đặt lên hàng đầu khi lựa chọn dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh

3. Hồ sơ và thủ tục sao y Giấy chứng nhận phần vốn góp

3.1. Cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, việc chứng thực bản sao được thực hiện bởi các chủ thể có thẩm quyền.

Đối với Giấy chứng nhận phần vốn góp do doanh nghiệp cấp, người yêu cầu có thể lựa chọn:

• Ủy ban nhân dân cấp xã: Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
• Văn phòng công chứng: Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
• Phòng công chứng: Công chứng viên thực hiện chứng thực theo thẩm quyền.
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Thực hiện chứng thực trong phạm vi thẩm quyền.

Người yêu cầu không bắt buộc phải thực hiện tại nơi thường trú. Việc chứng thực bản sao không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu.

Đây là quy định thuận tiện cho cá nhân và doanh nghiệp. Người dân có thể lựa chọn địa điểm phù hợp để thực hiện thủ tục.

3.2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện thủ tục, người yêu cầu nên chuẩn bị các giấy tờ sau:

Trường hợp thành viên trực tiếp thực hiện:

• Bản chính Giấy chứng nhận phần vốn góp.
• Bản sao hoặc bản chụp cần chứng thực.
• CCCD hoặc giấy tờ tùy thân để đối chiếu khi cần thiết.

Trường hợp người khác thực hiện thay:

• Bản chính Giấy chứng nhận phần vốn góp.
• Bản sao cần chứng thực.
• Giấy tờ tùy thân của người đi thực hiện.
• Giấy ủy quyền nếu thuộc trường hợp cần đại diện hoặc ủy quyền theo quy định.

Thông thường, chứng thực bản sao từ bản chính không yêu cầu người mang giấy tờ phải là chủ sở hữu. Tuy nhiên, người thực hiện cần xuất trình bản chính hợp lệ để đối chiếu.

Nếu giấy chứng nhận có nhiều trang, cần kiểm tra đầy đủ trước khi sao chụp. Không nên tự ý lược bỏ nội dung hoặc thay đổi thông tin trên tài liệu.

3.3. Các bước thực hiện sao y

Quy trình thực hiện thường gồm những bước cơ bản sau:

Bước 1: Kiểm tra bản chính

Người yêu cầu kiểm tra tình trạng Giấy chứng nhận phần vốn góp. Văn bản cần có đầy đủ thông tin và dấu hiệu xác thực của doanh nghiệp.

Cần chú ý chữ ký người đại diện theo pháp luật. Các thông tin về thành viên và tỷ lệ vốn góp cũng phải rõ ràng.

Bước 2: Chuẩn bị bản sao

Người yêu cầu có thể chuẩn bị bản photocopy hoặc đề nghị nơi chứng thực hỗ trợ sao chụp. Bản sao phải thể hiện đầy đủ nội dung bản chính.

Nếu tài liệu có nhiều trang, cần bảo đảm không thiếu trang. Các thông tin quan trọng không được mờ hoặc mất nét.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại nơi có thẩm quyền

Người yêu cầu xuất trình bản chính và nộp bản sao cần chứng thực. Cán bộ hoặc công chứng viên tiếp nhận sẽ kiểm tra giấy tờ.

Việc đối chiếu nhằm xác định bản sao có phù hợp với bản chính hay không. Người thực hiện chứng thực cũng kiểm tra điều kiện tiếp nhận theo quy định.

Bước 4: Thực hiện chứng thực

Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, người có thẩm quyền tiến hành chứng thực. Nội dung chứng thực được ghi trên bản sao theo quy định.

Bản sao được ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện. Người yêu cầu thanh toán phí theo quy định hiện hành.

Bước 5: Nhận và kiểm tra kết quả

Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận bản sao đã chứng thực. Cần kiểm tra dấu, chữ ký và lời chứng trên tài liệu.

Đồng thời, nên kiểm tra số lượng bản sao được cấp. Điều này giúp tránh phải thực hiện lại khi nộp hồ sơ.

3.4. Thời gian giải quyết thủ tục

Theo quy định về chứng thực bản sao, thủ tục thường được giải quyết trong ngày tiếp nhận. Trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

Nếu yêu cầu nhiều bản sao hoặc số lượng trang lớn, thời gian có thể kéo dài. Một số trường hợp cần xác minh điều kiện của bản chính cũng có thể phát sinh thời gian xử lý.

Người yêu cầu nên liên hệ trước với đơn vị chứng thực. Việc này giúp chủ động sắp xếp thời gian và chuẩn bị giấy tờ.

3.5. Phí chứng thực bản sao Giấy chứng nhận phần vốn góp

Phí chứng thực bản sao được áp dụng theo quy định về phí, lệ phí hiện hành. Mức phí được tính theo số trang của bản sao.

Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí chứng thực bản sao từ bản chính hiện được quy định như sau:

• 2.000 đồng/trang đối với trang thứ nhất và thứ hai.
• 1.000 đồng/trang đối với trang thứ ba trở đi.
• Mức thu tối đa 200.000 đồng/bản.

Mức phí trên áp dụng theo biểu phí chứng thực tại cơ quan nhà nước. Người yêu cầu nên hỏi rõ khoản thu khi lựa chọn tổ chức thực hiện.

Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ photocopy hoặc các tiện ích khác, có thể phát sinh chi phí riêng. Những khoản này cần được thông báo rõ trước khi thực hiện.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y Giấy chứng nhận phần vốn góp

4.1. Bản chính phải bảo đảm tính hợp pháp

Đây là điều kiện quan trọng khi thực hiện chứng thực bản sao. Giấy chứng nhận cần được cấp bởi doanh nghiệp có thẩm quyền.

Văn bản phải có đầy đủ nội dung theo quy định. Các thông tin cần thể hiện rõ ràng và không bị tẩy xóa trái quy định.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, một số giấy tờ không được dùng làm căn cứ chứng thực bản sao. Trong đó có giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa trái quy định hoặc bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

Vì vậy, người yêu cầu nên kiểm tra tình trạng tài liệu trước khi đến làm thủ tục.

4.2. Kiểm tra thông tin thành viên và tỷ lệ vốn góp

Thông tin trên giấy chứng nhận cần thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp. Đặc biệt, cần kiểm tra họ tên, giấy tờ pháp lý và giá trị phần vốn góp.

Tỷ lệ vốn góp cũng cần phù hợp với thông tin quản lý của công ty. Nếu có thay đổi thành viên, cần kiểm tra việc cập nhật sổ đăng ký thành viên.

Không nên sử dụng giấy chứng nhận có thông tin chưa được điều chỉnh. Điều này có thể gây khó khăn khi nộp hồ sơ.

4.3. Không nhầm lẫn giữa chứng thực bản sao và công chứng giao dịch

Đây là hai thủ tục có bản chất pháp lý khác nhau.

Chứng thực bản sao nhằm xác nhận bản sao đúng với bản chính. Người thực hiện không xác nhận tính đúng sai của toàn bộ nội dung giao dịch trong tài liệu.

Trong khi đó, công chứng hợp đồng, giao dịch là hoạt động pháp lý khác. Hoạt động này được thực hiện theo trình tự của pháp luật về công chứng.

Do đó, việc sao y giấy chứng nhận không đồng nghĩa với công chứng quyền sở hữu vốn góp. Bản sao chứng thực cũng không thay thế thủ tục chuyển nhượng vốn.

4.4. Sao y không làm phát sinh hoặc thay đổi quyền sở hữu vốn góp

Người sở hữu cần hiểu rõ giá trị pháp lý của bản sao chứng thực. Thủ tục này chỉ xác nhận sự phù hợp giữa bản sao và bản chính.

Việc sao y không làm tăng giá trị vốn góp. Nó cũng không xác lập tư cách thành viên mới hoặc thay đổi tỷ lệ sở hữu.

Nếu thành viên chuyển nhượng vốn, các bên phải thực hiện thủ tục theo Luật Doanh nghiệp. Công ty cần cập nhật sổ đăng ký thành viên theo quy định.

4.5. Trường hợp giấy chứng nhận bị mất hoặc hư hỏng

Nếu bản chính bị mất, người yêu cầu không thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính đã mất. Khi đó, cần liên hệ công ty để đề nghị cấp lại giấy chứng nhận.

Theo khoản 7 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên được cấp lại giấy chứng nhận khi văn bản bị mất, hư hỏng hoặc bị hủy hoại. Trình tự thực hiện theo Điều lệ công ty.

Sau khi nhận được giấy chứng nhận cấp lại, thành viên có thể sử dụng bản chính mới. Đây là căn cứ để thực hiện chứng thực bản sao khi cần thiết.

4.6. Lựa chọn đơn vị chứng thực phù hợp

Người yêu cầu nên lựa chọn đơn vị có thẩm quyền và thuận tiện đi lại. Đặc biệt, cần ưu tiên nơi có quy trình tiếp nhận rõ ràng.

Nếu hồ sơ phục vụ giao dịch quan trọng, nên hỏi trước đơn vị tiếp nhận về yêu cầu bản sao. Một số thủ tục có thể yêu cầu bản sao chứng thực trong thời hạn nhất định.

Việc xác định đúng yêu cầu giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, người thực hiện hạn chế phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

4.7. Bảo quản giấy chứng nhận và bản sao sau khi thực hiện

Giấy chứng nhận phần vốn góp là tài liệu quan trọng. Thành viên nên bảo quản bản chính ở nơi an toàn.

Các bản sao chứng thực nên được lưu trữ riêng theo từng mục đích sử dụng. Không nên tự ý chỉnh sửa hoặc ghi thêm nội dung lên bản sao.

Khi cần sử dụng cho nhiều giao dịch, nên chuẩn bị số lượng bản phù hợp. Điều này giúp hạn chế việc phải xuất trình bản chính nhiều lần.

>>> Xem thêm: Giấy tờ quan trọng cần được xử lý cẩn trọng, hãy ưu tiên tìm hiểu một văn phòng công chứng có chuyên môn

Kết luận

Giấy chứng nhận phần vốn góp là tài liệu quan trọng đối với thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên. Việc sao y chứng nhận vốn góp giúp cá nhân và tổ chức có thêm bản sao hợp lệ để hoàn thiện hồ sơ. Tuy nhiên, người yêu cầu cần chuẩn bị bản chính và lựa chọn đúng đơn vị có thẩm quyền.

Nếu cần hỗ trợ chứng thực giấy tờ, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn thủ tục và hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, thuận tiện. Văn phòng tiếp nhận nhiều loại giấy tờ, hỗ trợ công chứng và chứng thực theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Đừng để thủ tục giấy tờ làm đảo lộn lịch trình vốn đã bận rộn của bạn khi đã có dịch vụ công chứng hỗ trợ

>>> Xem thêm: Hiểu đúng về chứng thực giúp bạn tránh nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com