CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính?

CMND 9 số là giấy tờ tùy thân được nhiều người sử dụng trong các giao dịch trước đây. Hiện nay, không ít người vẫn lưu giữ CMND cũ để đối chiếu thông tin. Tuy nhiên, một số giấy tờ đã bị rách góc, bong tróc hoặc hư hỏng do quá trình bảo quản.

Vậy sao y CMND 9 số rách có được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận không? CMND hết hạn sử dụng có ảnh hưởng đến việc chứng thực bản sao không? Trường hợp nào được giải quyết và trường hợp nào bị từ chối?

Đây là những vấn đề cần phân biệt rõ trước khi thực hiện thủ tục. Bài viết dưới đây sẽ phân tích căn cứ pháp lý và hướng xử lý cụ thể.

>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán căn hộ chung cư đang bị cơ quan thi hành án kê biên tạm thời

1. CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính không?

1.1. Quy định pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính

Chứng thực bản sao từ bản chính là thủ tục được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Người có thẩm quyền căn cứ bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính.

Theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ làm cơ sở chứng thực gồm:

• Bản chính giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

• Bản chính giấy tờ do cá nhân tự lập, có xác nhận và đóng dấu hợp lệ.

Tuy nhiên, không phải mọi bản chính đều được sử dụng để chứng thực. Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định những trường hợp không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Trong đó, đáng chú ý là bản chính bị hư hỏng, cũ nát và không xác định được nội dung.

Như vậy, tình trạng nguyên vẹn của giấy tờ là yếu tố quan trọng. Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra khả năng nhận diện và đối chiếu nội dung.

1.2. CMND 9 số bị rách góc có được sao y không?

Câu trả lời phụ thuộc vào mức độ hư hỏng của CMND.

Pháp luật không quy định cứ rách một góc là đương nhiên bị từ chối chứng thực. Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP tập trung vào tình trạng hư hỏng khiến không xác định được nội dung.

Có thể xem xét hai trường hợp cụ thể:

Trường hợp 1: CMND chỉ bị rách phần góc không chứa thông tin.

Ví dụ, CMND bị rách một phần mép hoặc góc thẻ. Các thông tin vẫn còn đầy đủ và rõ ràng.

Cán bộ có thể kiểm tra được số CMND, họ tên, ngày sinh và đặc điểm nhận dạng. Ảnh chân dung và các thông tin cần thiết vẫn có thể đối chiếu.

Trong trường hợp này, việc rách góc không tự động trở thành căn cứ từ chối. Tuy nhiên, người thực hiện chứng thực vẫn phải kiểm tra tình trạng thực tế của bản chính.

Trường hợp 2: CMND bị rách làm mất hoặc không đọc được thông tin.

Ví dụ, thẻ bị rách mất phần chứa số CMND hoặc họ tên. Một số thông tin quan trọng bị mất hoàn toàn.

Trường hợp khác là thẻ bị bong tróc nghiêm trọng. Ảnh chân dung hoặc dấu hiệu nhận diện không còn rõ ràng.

Khi đó, việc đối chiếu bản sao với bản chính không bảo đảm độ chính xác. Cơ quan thực hiện chứng thực có căn cứ từ chối theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Như vậy, cần đánh giá mức độ hư hỏng thực tế. Không nên chỉ căn cứ vào việc CMND có bị rách hay không.

1.3. Phân biệt CMND bị rách góc và CMND bị cắt góc

Đây là hai trường hợp có bản chất pháp lý khác nhau. Người dân cần đặc biệt lưu ý khi yêu cầu sao y.

Đối với CMND bị cắt góc, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã có hướng dẫn cụ thể.

Theo Công văn 635/HTQTCT-CT ngày 21/7/2021, việc cắt góc nhằm hủy giá trị sử dụng của CMND hoặc CCCD cũ.

Do đó, cơ quan thực hiện chứng thực không tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ những giấy tờ đã bị cắt góc.

Đây là điểm khác biệt quan trọng. Người dân không nên nhầm lẫn giữa thẻ bị rách tự nhiên và thẻ bị cắt góc theo thủ tục thu hồi, hủy giá trị sử dụng.

2. CMND 9 số hết hạn sử dụng có được tiếp nhận sao y không?

Ngoài tình trạng rách góc, thời hạn sử dụng cũng là vấn đề khiến nhiều người băn khoăn.

CMND 9 số hiện nay không còn giá trị sử dụng làm giấy tờ tùy thân. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa mọi CMND cũ đều không được chứng thực bản sao.

2.1. Quy định về thời hạn sử dụng của CMND 9 số

Theo Luật Căn cước số 26/2023/QH15, quy định về giá trị sử dụng của CMND được xác định tại Điều 46.

Cụ thể, khoản 2 Điều 46 quy định:

• CMND còn hạn sử dụng đến sau ngày 31/12/2024 chỉ có giá trị đến hết ngày 31/12/2024.

• Từ ngày 01/01/2025, CMND không còn giá trị sử dụng.

• Giấy tờ pháp lý đã phát hành, sử dụng thông tin CMND vẫn giữ nguyên giá trị.

• Cơ quan nhà nước không được yêu cầu thay đổi thông tin CMND trên giấy tờ đã cấp.

Như vậy, từ ngày 01/01/2025, CMND 9 số không còn được sử dụng như giấy tờ tùy thân còn hiệu lực.

Người dân cần sử dụng thẻ Căn cước hoặc giấy tờ nhận dạng hợp lệ theo quy định hiện hành.

Tuy nhiên, cần phân biệt giá trị sử dụng của giấy tờ tùy thân với điều kiện chứng thực bản sao.

2.2. CMND hết hạn có được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao không?

Một giấy tờ hết hạn không đồng nghĩa với việc bản chính mất hoàn toàn giá trị làm cơ sở đối chiếu.

Vấn đề này đã được Bộ Tư pháp hướng dẫn trong bài viết chuyên môn năm 2016.

Theo bài viết của Cổng thông tin điện tử về Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thuộc Bộ Tư pháp, giấy tờ hết hạn vẫn có thể được chứng thực bản sao.

Điều kiện là giấy tờ không thuộc các trường hợp bị cấm tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Điều này có nghĩa, thời hạn sử dụng không phải căn cứ từ chối duy nhất.

Cần kiểm tra tính hợp lệ và tình trạng thực tế của bản chính.

Đối với CMND 9 số, có thể phân biệt như sau:

• CMND hết hạn nhưng còn nguyên vẹn, nội dung rõ ràng: Không bị từ chối chỉ vì hết hạn.

• CMND hết hạn và bị rách nhẹ: Cần kiểm tra khả năng xác định đầy đủ nội dung.

• CMND hết hạn, hư hỏng nghiêm trọng: Có thể bị từ chối theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

• CMND đã bị cắt góc để hủy giá trị sử dụng: Không được tiếp nhận chứng thực bản sao theo hướng dẫn tại Công văn 635/HTQTCT-CT.

Lưu ý, chứng thực bản sao không đồng nghĩa xác nhận CMND còn giá trị sử dụng. Bản sao chỉ phản ánh nội dung của bản chính được sử dụng để đối chiếu.

2.3. Bản sao CMND cũ có thay thế được thẻ Căn cước không?

Đây là vấn đề người dân cần đặc biệt chú ý khi sử dụng bản sao CMND.

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu.

Tuy nhiên, giá trị này không làm phát sinh hiệu lực mới cho giấy tờ gốc.

Ví dụ, một người có CMND 9 số đã hết hạn. Người đó vẫn có thể được chứng thực bản sao nếu bản chính đáp ứng điều kiện pháp luật.

Tuy nhiên, bản sao đó không thể thay thế thẻ Căn cước trong các thủ tục yêu cầu giấy tờ tùy thân còn hiệu lực.

Người dân cũng không thể sử dụng bản sao CMND hết hạn để chứng minh giấy tờ gốc vẫn còn giá trị sử dụng.

Vì vậy, cần xác định rõ mục đích sử dụng bản sao trước khi thực hiện chứng thực.

>>> Xem thêm: Bạn muốn tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ? Hãy tìm hiểu trước các quy định về chứng thực

3. Những trường hợp CMND 9 số bị từ chối sao y và cách xử lý

Không phải mọi trường hợp CMND cũ đều được tiếp nhận. Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra bản chính theo quy định.

3.1. Các trường hợp không được dùng CMND làm cơ sở chứng thực

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có 6 nhóm trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính.

Thứ nhất, bản chính bị tẩy xóa hoặc sửa chữa không hợp lệ.

CMND có dấu hiệu sửa thông tin cá nhân không đúng quy định. Nội dung bị thêm, bớt hoặc làm sai lệch so với giấy tờ ban đầu.

Những trường hợp này không bảo đảm tính xác thực của bản chính.

Thứ hai, bản chính bị hư hỏng, cũ nát và không xác định được nội dung.

Đây là trường hợp liên quan trực tiếp đến CMND bị rách góc.

Nếu vết rách làm mất thông tin quan trọng, việc chứng thực không thể thực hiện.

Thứ ba, bản chính có dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp.

Những giấy tờ thuộc trường hợp này không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội.

Các nội dung vi phạm quy định tại khoản 4 Điều 22 không được sử dụng để chứng thực.

Thứ năm, bản chính do cơ quan nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.

Trường hợp này áp dụng đối với giấy tờ nước ngoài thuộc diện phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Thứ sáu, giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận hợp lệ.

Giấy tờ tự lập không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền không đủ điều kiện.

Đối với CMND, hai trường hợp cần quan tâm nhất là hư hỏng không xác định được nội dung và việc giấy tờ đã bị cắt góc.

3.2. Cách xử lý khi CMND 9 số bị rách góc

Nếu CMND cũ bị rách, người dân nên kiểm tra tình trạng giấy tờ trước khi đến làm thủ tục.

Một số bước cần thực hiện gồm:

Bước 1: Kiểm tra toàn bộ thông tin trên CMND.

Đối chiếu họ tên, ngày sinh, số CMND và các thông tin khác.

Kiểm tra ảnh chân dung, dấu giáp lai và các đặc điểm nhận diện.

Bước 2: Xác định vị trí và mức độ rách.

Nếu chỉ rách phần mép thẻ, cần kiểm tra các nội dung còn lại.

Nếu vết rách ảnh hưởng đến thông tin, cần cân nhắc phương án khác.

Bước 3: Kiểm tra CMND có bị cắt góc hay không.

CMND bị cắt góc theo thủ tục hủy giá trị sử dụng không được chứng thực bản sao.

Người dân không nên nhầm tình trạng này với hư hỏng thông thường.

Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ thay thế khi cần thiết.

Nếu CMND không đủ điều kiện, người dân nên sử dụng thẻ Căn cước hợp lệ.

Có thể chuẩn bị thêm giấy tờ liên quan để đối chiếu thông tin khi cần.

Bước 5: Liên hệ nơi thực hiện chứng thực để kiểm tra trước.

Việc kiểm tra trước giúp hạn chế thời gian đi lại. Người dân cũng có thể được hướng dẫn phương án phù hợp.

3.3. Có thể sử dụng giấy tờ nào thay thế CMND 9 số cũ?

Khi CMND bị rách nghiêm trọng hoặc không đủ điều kiện chứng thực, người dân có thể sử dụng giấy tờ khác.

Một số giấy tờ thường được sử dụng gồm:

• Thẻ Căn cước còn giá trị sử dụng.

• Hộ chiếu còn giá trị sử dụng, phù hợp với yêu cầu của thủ tục.

• Giấy tờ hợp pháp khác có thông tin nhận dạng, nếu cơ quan tiếp nhận chấp nhận.

Trong đó, thẻ Căn cước là giấy tờ nên ưu tiên sử dụng.

Nếu thông tin trên giấy tờ cũ khác với thông tin hiện tại, cần giải thích rõ sự thay đổi.

Ví dụ, CMND 9 số có số định danh cũ. Thẻ Căn cước mới có số định danh cá nhân 12 số.

Hai dãy số này không giống nhau. Người dân cần cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu hồ sơ.

Đặc biệt, các giấy tờ pháp lý đã cấp trước đây vẫn giữ nguyên giá trị theo khoản 2 Điều 46 Luật Căn cước.

Do đó, không phải mọi giấy tờ ghi số CMND cũ đều phải sửa đổi.

3.4. Một số lưu ý khi yêu cầu sao y CMND cũ

Để quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi, người dân nên lưu ý:

• Không tự ý dán, ghép hoặc chỉnh sửa phần CMND bị rách.

• Không sử dụng bản photocopy thay cho bản chính khi thủ tục yêu cầu đối chiếu bản chính.

• Không yêu cầu chứng thực CMND đã bị cắt góc theo thủ tục hủy giá trị sử dụng.

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi yêu cầu chứng thực nhiều bản.

• Xác định rõ mục đích sử dụng bản sao trước khi thực hiện.

Ngoài ra, người dân nên phân biệt chứng thực bản sao với công chứng.

Chứng thực bản sao là việc xác nhận bản sao đúng với bản chính. Công chứng là hoạt động xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch theo quy định.

Việc lựa chọn đúng dịch vụ giúp hạn chế nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ.

4. Địa chỉ hỗ trợ sao y, chứng thực giấy tờ tại Hà Nội

Khi CMND cũ bị rách, người dân thường gặp khó khăn trong việc xác định giấy tờ có đủ điều kiện chứng thực hay không.

Việc lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm giúp quá trình kiểm tra hồ sơ thuận tiện hơn.

4.1. Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ hỗ trợ kiểm tra hồ sơ

Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ cung cấp các dịch vụ liên quan đến công chứng và chứng thực giấy tờ theo thẩm quyền.

Người dân có thể liên hệ để được hướng dẫn về tình trạng giấy tờ. Đặc biệt, những trường hợp CMND cũ bị rách, bong tróc hoặc hư hỏng cần được kiểm tra cụ thể.

Đội ngũ nghiệp vụ có thể hỗ trợ giải đáp những vấn đề như:

• CMND cũ bị rách góc có đủ điều kiện chứng thực không?

• CMND hết hạn có được sử dụng làm cơ sở chứng thực không?

• CMND bị cắt góc có được tiếp nhận không?

• Có thể sử dụng thẻ Căn cước thay thế trong hồ sơ không?

• Cần chuẩn bị giấy tờ gì khi thực hiện sao y bản chính?

Việc kiểm tra trước giúp người dân chủ động hơn. Đồng thời, hạn chế tình trạng chuẩn bị hồ sơ không đúng yêu cầu.

4.2. Quy trình tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ

Khi đến Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ, người dân có thể được hướng dẫn theo các bước cơ bản:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu.

Người dân trình bày nhu cầu chứng thực và cung cấp giấy tờ cần kiểm tra.

Bước 2: Kiểm tra tình trạng bản chính.

Nhân viên nghiệp vụ kiểm tra mức độ rách, hư hỏng và thông tin trên giấy tờ.

Bước 3: Đối chiếu điều kiện pháp lý.

Hồ sơ được xem xét theo quy định về chứng thực bản sao từ bản chính.

Bước 4: Hướng dẫn phương án giải quyết.

Nếu giấy tờ đủ điều kiện, người dân được hướng dẫn thực hiện thủ tục.

Nếu không đủ điều kiện, văn phòng hướng dẫn giấy tờ thay thế phù hợp.

Bước 5: Thực hiện chứng thực theo thẩm quyền.

Việc tiếp nhận và giải quyết được thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành.

Lưu ý, không phải mọi giấy tờ đều thuộc thẩm quyền chứng thực của văn phòng công chứng. Đơn vị sẽ hướng dẫn người dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền nếu cần thiết.

>>> Xem thêm: Thay vì loay hoay với thủ tục, hãy tìm hiểu trước về dịch vụ công chứng để chuẩn bị chu đáo hơn

Kết luận

CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y hay không phụ thuộc vào tình trạng thực tế của bản chính.

Nếu CMND chỉ rách nhẹ, thông tin vẫn đầy đủ và xác định được, việc rách góc không đương nhiên là căn cứ từ chối. Ngược lại, giấy tờ hư hỏng khiến không xác định được nội dung sẽ không đủ điều kiện chứng thực.

Đặc biệt, cần phân biệt CMND bị rách tự nhiên với CMND bị cắt góc để hủy giá trị sử dụng. Hai trường hợp này có cách xử lý pháp lý khác nhau.

Mặc dù CMND 9 số đã hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025, giấy tờ hết hạn vẫn có thể được sử dụng làm cơ sở chứng thực nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Tuy nhiên, bản sao không làm phát sinh hiệu lực sử dụng mới cho CMND đã hết hạn.

Nếu cần kiểm tra hồ sơ hoặc tư vấn sao y CMND 9 số rách, người dân có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn thủ tục và tư vấn phương án chứng thực phù hợp với quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Chọn nơi hỗ trợ phù hợp, chuẩn bị hồ sơ chu đáo và tìm hiểu trước quy trình tại văn phòng công chứng

>>> Xem thêm: Đất đang sử dụng nhưng giấy tờ chưa hoàn chỉnh? Hãy tìm hiểu điều kiện và thủ tục qua dịch vụ làm sổ đỏ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com