Vi bằng ghi nhận việc họp cổ đông – Khi nào nên lập?
Trong hoạt động của công ty cổ phần, họp cổ đông là sự kiện quan trọng quyết định đến định hướng, chiến lược và quyền lợi của các nhà đầu tư. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh từ việc cổ đông cho rằng biên bản họp bị làm sai lệch hoặc không phản ánh đúng sự thật. Khi đó, vi bằng ghi nhận việc họp cổ đông do Thừa phát lại lập trở thành giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp.
1. Cơ sở pháp lý về vi bằng ghi nhận việc họp cổ đông
1.1 Khái niệm vi bằng
Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP: Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi có thật mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
1.2 Giá trị pháp lý của vi bằng trong họp cổ đông
Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định: Vi bằng được sử dụng làm nguồn chứng cứ để Tòa án, Viện kiểm sát và các cơ quan có thẩm quyền xem xét. Trong bối cảnh họp cổ đông, vi bằng có thể chứng minh:
Thành phần tham dự đầy đủ hoặc vắng mặt.
Nội dung, diễn biến cuộc họp.
Kết quả biểu quyết, bầu cử.
2. Khi nào nên lập vi bằng ghi nhận việc họp cổ đông?
2.1 Trường hợp có nguy cơ tranh chấp
Nếu công ty có nhiều nhóm cổ đông với lợi ích khác nhau, việc lập vi bằng họp cổ đông giúp đảm bảo sự minh bạch và hạn chế rủi ro khi có khiếu nại, khởi kiện.
2.2 Khi cổ đông nghi ngờ tính minh bạch của cuộc họp
Trong trường hợp cổ đông lo ngại biên bản họp có thể bị thay đổi, việc lập vi bằng là giải pháp để bảo đảm nội dung được ghi nhận khách quan.
2.3 Khi cần chứng cứ cho cơ quan có thẩm quyền
Ví dụ: Công ty A tổ chức họp cổ đông thường niên để thông qua phương án chia cổ tức. Một nhóm cổ đông cho rằng cuộc họp không hợp lệ do thiếu tỷ lệ tham dự. Vi bằng ghi nhận đầy đủ danh sách cổ đông tham dự và tỷ lệ biểu quyết sẽ là chứng cứ quan trọng nếu vụ việc được đưa ra Tòa án.
3. Quy trình lập vi bằng ghi nhận việc họp cổ đông
3.1 Bước 1 – Yêu cầu lập vi bằng
Công ty hoặc cổ đông gửi yêu cầu đến Văn phòng Thừa phát lại, cung cấp thông tin về cuộc họp: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.
3.2 Bước 2 – Thừa phát lại tham dự cuộc họp
Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến diễn biến cuộc họp, ghi nhận trung thực các sự kiện: khai mạc, nội dung thảo luận, kết quả bỏ phiếu.
3.3 Bước 3 – Lập và ký vi bằng
Sau khi cuộc họp kết thúc, Thừa phát lại lập vi bằng, ký tên và đóng dấu. Bản chính vi bằng được lưu tại Văn phòng Thừa phát lại, các bên liên quan được cấp bản sao theo yêu cầu.
4. Lợi ích của việc lập vi bằng ghi nhận việc họp cổ đông
4.1 Đảm bảo tính khách quan
Vi bằng được lập bởi cơ quan có thẩm quyền (Thừa phát lại), do đó mang tính trung lập, khách quan, hạn chế tranh chấp.
4.2 Tăng cường tính minh bạch
Cổ đông có thể yên tâm rằng các nội dung trong cuộc họp đã được ghi nhận chính xác, không thể thay đổi.
4.3 Bảo vệ quyền lợi cổ đông và doanh nghiệp
Trong trường hợp tranh chấp phát sinh, vi bằng là nguồn chứng cứ quan trọng trước Tòa án và các cơ quan chức năng.
>>> Xem thêm: Chuyên gia giải thích: Công chứng vi bằng khác công chứng thế nào?
5. Hạn chế khi sử dụng vi bằng ghi nhận việc họp cổ đông
Vi bằng chỉ có giá trị chứng cứ, không thay thế hợp đồng, quyết định hay biên bản được pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực.
Chi phí lập vi bằng có thể tăng tùy theo thời lượng và tính chất cuộc họp.
6. Lời khuyên cho doanh nghiệp và cổ đông khi lập vi bằng ghi nhận việc họp cổ đông
Nên lập vi bằng trong các cuộc họp quan trọng như: bầu, miễn nhiệm thành viên HĐQT, chia cổ tức, thay đổi vốn điều lệ.
Kết hợp vi bằng với biên bản họp và các văn bản pháp lý khác để tăng hiệu lực bảo vệ quyền lợi.
Lựa chọn Văn phòng Thừa phát lại uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Cách ước tính trước Phí công chứng trước khi ký hợp đồng.
Kết luận
Vi bằng họp cổ đông là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp và cổ đông hạn chế rủi ro tranh chấp, đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động quản trị. Mặc dù vi bằng không thay thế biên bản họp hay quyết định công ty, nhưng lại là chứng cứ quan trọng khi xảy ra mâu thuẫn. Vì vậy, trong các cuộc họp có tính chất quyết định, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ này để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
