Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChỉnh sửa sau chứng thực chữ ký là vấn đề người dân cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng văn bản đã được chứng thực. Một số người cho rằng có thể bổ sung hoặc thay đổi nội dung sau khi hoàn tất chứng thực.
Tuy nhiên, việc tự ý sửa chữa văn bản có thể làm phát sinh nhiều rủi ro. Nội dung sau khi chỉnh sửa có thể không còn phù hợp với nội dung đã được chứng thực.
Rủi ro càng lớn khi văn bản được sử dụng trong giao dịch dân sự. Các giấy tờ liên quan đến tài sản cũng cần được kiểm tra cẩn thận.
Vậy có được tự ý thêm bớt nội dung sau khi chứng thực chữ ký không? Việc sửa văn bản có ảnh hưởng đến giá trị chứng thực không? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Xử lý trường hợp người chứng thực chữ ký cố tình giả mạo chữ ký người khác
1. Có được tự ý sửa nội dung sau khi chứng thực chữ ký không?
1.1. Chứng thực chữ ký xác nhận điều gì?
Chứng thực chữ ký là thủ tục xác nhận chữ ký trên văn bản. Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định.
Việc chứng thực gắn với văn bản được xuất trình tại thời điểm thực hiện. Nội dung văn bản cũng là yếu tố cần được xem xét trong quá trình chứng thực.
Do đó, người dân không nên hiểu rằng chứng thực chữ ký là một thủ tục tách rời khỏi văn bản. Mọi thay đổi sau đó đều cần được xem xét thận trọng.
Đặc biệt, chữ ký đã được chứng thực không nên được sử dụng cho một nội dung khác với nội dung ban đầu.
1.2. Tự ý thêm nội dung sau khi chứng thực có được không?
Người dân không nên tự ý bổ sung nội dung vào văn bản đã chứng thực.
Việc thêm thông tin có thể làm thay đổi nội dung của văn bản. Khi đó, phần được bổ sung không nằm trong nội dung đã được chứng thực ban đầu.
Ví dụ, một người đã chứng thực chữ ký trên giấy cam kết. Sau đó, người này tự ghi thêm một điều khoản mới vào văn bản.
Phần nội dung mới có thể không thuộc phạm vi của việc chứng thực trước đó. Điều này dễ gây nhầm lẫn khi văn bản được sử dụng.
1.3. Có được tự ý xóa hoặc sửa nội dung đã chứng thực không?
Tự ý xóa hoặc sửa nội dung cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Việc sửa chữa có thể làm thay đổi ý nghĩa của văn bản. Thậm chí, nội dung sau sửa có thể khác đáng kể so với văn bản ban đầu.
Nếu cần thay đổi thông tin, người dân nên hỏi nơi đã thực hiện chứng thực. Tùy trường hợp, có thể phải lập lại văn bản.
Không nên tự sửa trực tiếp trên bản đã chứng thực. Cách làm này có thể khiến giấy tờ bị nghi ngờ về tính hợp lệ.
1.4. Vì sao việc sửa văn bản sau chứng thực dễ phát sinh tranh chấp?
Một văn bản đã chứng thực thường được dùng làm căn cứ trong hồ sơ hoặc giao dịch.
Nếu nội dung bị thay đổi, các bên có thể không thống nhất về thời điểm và người thực hiện thay đổi. Việc xác định nội dung ban đầu cũng có thể trở nên khó khăn hơn.
Tranh chấp có thể phát sinh nếu một bên cho rằng nội dung đã bị sửa. Bên còn lại có thể cho rằng nội dung đó đã tồn tại từ trước.
Vì vậy, việc giữ nguyên văn bản sau chứng thực là rất quan trọng.
2. Những rủi ro khi tự ý thêm bớt nội dung
2.1. Văn bản có thể không còn phù hợp với nội dung đã chứng thực
Đây là rủi ro đầu tiên cần lưu ý.
Chứng thực được thực hiện đối với văn bản tại thời điểm thủ tục diễn ra. Nếu văn bản bị thay đổi, nội dung thực tế đã khác.
Khi đó, người tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu kiểm tra lại. Văn bản cũng có thể không được chấp nhận như người dân dự kiến.
Điều này đặc biệt bất tiện khi giấy tờ đang được sử dụng cho một thủ tục quan trọng.
2.2. Có thể phải thực hiện lại thủ tục chứng thực
Nếu nội dung văn bản cần thay đổi, cách xử lý an toàn thường là lập lại văn bản phù hợp.
Sau đó, người yêu cầu thực hiện lại thủ tục theo quy định. Việc này giúp nội dung và việc chứng thực thống nhất với nhau.
Người dân có thể mất thêm thời gian để hoàn thiện hồ sơ. Một số trường hợp cũng phát sinh thêm chi phí.
Vì vậy, cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký. Đây là cách đơn giản để hạn chế việc phải làm lại.
2.3. Gây khó khăn khi nộp hồ sơ tại cơ quan, tổ chức
Cơ quan tiếp nhận có thể kiểm tra hình thức và nội dung của giấy tờ. Những dấu hiệu sửa chữa bất thường có thể khiến hồ sơ cần được làm rõ.
Nếu nội dung sau chứng thực có sự khác biệt, người nộp hồ sơ có thể được yêu cầu giải trình.
Trong một số trường hợp, hồ sơ có thể phải bổ sung giấy tờ khác. Thời gian giải quyết vì thế cũng có thể kéo dài.
Người dân nên giữ nguyên giấy tờ đã chứng thực cho đến khi hoàn tất việc sử dụng.
2.4. Làm phát sinh tranh chấp giữa các bên
Một văn bản có nội dung thay đổi có thể gây tranh chấp. Điều này thường xảy ra khi nhiều bên cùng ký hoặc cùng sử dụng văn bản.
Một bên có thể cho rằng nội dung đã bị thêm vào sau. Bên khác lại cho rằng đó là nội dung ban đầu.
Khi tranh chấp xảy ra, việc xác định nội dung nào có từ thời điểm chứng thực sẽ trở nên quan trọng.
Do đó, không nên tự ý thay đổi văn bản sau khi đã hoàn tất chứng thực.
2.5. Có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm của người sửa văn bản
Người tự ý thay đổi giấy tờ phải cân nhắc trách nhiệm của mình. Mức độ rủi ro phụ thuộc vào nội dung và mục đích sử dụng văn bản.
Đặc biệt, rủi ro sẽ lớn hơn nếu văn bản được dùng trong giao dịch tài sản. Hồ sơ vay vốn hoặc thủ tục hành chính cũng cần được chú ý.
Nếu việc sửa chữa làm sai lệch nội dung của giấy tờ, hậu quả có thể nghiêm trọng hơn.
Vì vậy, không nên tự ý chỉnh sửa chỉ để hồ sơ phù hợp với nhu cầu phát sinh.
>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán đã thống nhất, vậy bước công chứng mua bán nhà đất cần làm gì tiếp theo?
3. Những trường hợp thường gặp khi cần thay đổi văn bản
3.1. Phát hiện sai thông tin sau khi đã chứng thực
Đây là trường hợp khá phổ biến trong thực tế.
Người dân có thể phát hiện sai họ tên, ngày tháng năm sinh hoặc thông tin khác sau khi chứng thực.
Khi đó, không nên tự dùng bút sửa trực tiếp trên văn bản. Việc sửa như vậy có thể làm phát sinh nghi vấn về giấy tờ.
Cách phù hợp là liên hệ nơi đã thực hiện thủ tục. Người dân sẽ được hướng dẫn cách xử lý tùy trường hợp.
3.2. Muốn bổ sung thêm điều khoản vào văn bản
Một số người có nhu cầu thêm điều khoản sau khi văn bản đã được chứng thực.
Ví dụ, các bên có thể muốn bổ sung thời hạn thực hiện. Một số trường hợp muốn thêm nghĩa vụ hoặc quyền của các bên.
Nếu nội dung mới làm thay đổi văn bản, không nên tự viết thêm vào bản đã chứng thực.
Thay vào đó, cần xác định có phải lập văn bản mới hay không. Nếu cần chứng thực chữ ký, thủ tục cũng nên được thực hiện lại theo quy định.
3.3. Muốn xóa một phần nội dung đã ghi
Nhu cầu xóa nội dung có thể phát sinh sau khi các bên thay đổi thỏa thuận.
Tuy nhiên, việc dùng bút xóa, tẩy hoặc gạch bỏ nội dung đã chứng thực là không nên.
Cách xử lý phù hợp cần dựa trên tính chất của văn bản. Trong nhiều trường hợp, lập văn bản mới sẽ rõ ràng hơn.
Nếu có nhiều bên cùng tham gia, cần xác định sự đồng ý của các bên liên quan.
3.4. Văn bản có nhiều người cùng ký
Văn bản có nhiều người ký thường cần được kiểm tra kỹ hơn.
Mỗi chữ ký có thể gắn với quyền và nghĩa vụ của một người. Việc thay đổi nội dung sau khi ký có thể ảnh hưởng đến tất cả các bên.
Người dân không nên tự sửa văn bản chỉ dựa trên sự đồng ý của một người. Cần xác định rõ quyền lợi của các bên liên quan.
Nếu phải thay đổi nội dung, nên thống nhất lại trước khi lập văn bản mới.
3.5. Nơi tiếp nhận yêu cầu bổ sung nội dung
Có trường hợp người dân nộp hồ sơ và được yêu cầu bổ sung thông tin.
Điều này không có nghĩa là có thể tự viết thêm vào văn bản đã chứng thực. Cách xử lý còn phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể.
Người dân nên hỏi rõ nội dung cần bổ sung. Đồng thời, cần xác định có phải lập lại văn bản hay không.
Nếu cần chứng thực lại, nên thực hiện theo đúng hướng dẫn của nơi có thẩm quyền.
4. Cách xử lý an toàn khi cần sửa văn bản đã chứng thực
4.1. Không tự ý sửa trên bản đã chứng thực
Khi phát hiện sai sót, việc đầu tiên là giữ nguyên văn bản. Không nên tự xóa, gạch hoặc viết thêm nội dung.
Bản đã chứng thực nên được bảo quản nguyên trạng. Điều này giúp việc kiểm tra sau đó thuận lợi hơn.
Người dân cũng nên giữ các giấy tờ liên quan đến quá trình lập văn bản. Những tài liệu này có thể cần thiết khi xác minh thông tin.
4.2. Liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực
Nếu cần thay đổi nội dung, người dân nên liên hệ nơi đã chứng thực văn bản.
Hãy trình bày rõ nội dung cần sửa. Đồng thời, nêu lý do vì sao cần thay đổi.
Người có thẩm quyền có thể hướng dẫn phương án xử lý phù hợp. Tùy trường hợp, người dân có thể phải lập lại văn bản.
Việc hỏi trước giúp hạn chế thao tác sai trên giấy tờ.
4.3. Lập văn bản mới khi nội dung thay đổi đáng kể
Nếu nội dung thay đổi làm ảnh hưởng đến bản chất văn bản, lập văn bản mới thường rõ ràng hơn.
Văn bản mới cần thể hiện đầy đủ nội dung mà các bên thống nhất. Sau đó, thực hiện thủ tục phù hợp nếu pháp luật yêu cầu.
Cách làm này giúp phân biệt rõ văn bản cũ và văn bản mới. Đồng thời, hạn chế tranh chấp về nội dung đã thay đổi.
Người dân cũng dễ dàng giải trình khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu kiểm tra hồ sơ.
4.4. Kiểm tra kỹ trước khi ký và chứng thực
Cách phòng tránh đơn giản nhất là kiểm tra văn bản ngay từ đầu.
Người ký cần đọc toàn bộ nội dung trước khi thực hiện thủ tục. Các thông tin cá nhân cũng cần được kiểm tra kỹ.
Nếu có điều khoản chưa rõ, cần hỏi lại trước khi ký. Không nên để đến sau khi chứng thực mới yêu cầu sửa.
Việc kiểm tra trước giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, người dân cũng hạn chế được các rủi ro pháp lý không cần thiết.
4.5. Không sử dụng văn bản đã bị sửa chữa tùy tiện
Nếu phát hiện văn bản có dấu hiệu bị sửa, không nên tiếp tục sử dụng ngay.
Hãy xác định nội dung sửa chữa được thực hiện khi nào. Đồng thời, cần làm rõ ai là người thực hiện việc sửa đổi.
Nếu giấy tờ được sử dụng trong hồ sơ quan trọng, nên chủ động hỏi nơi tiếp nhận. Trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu lập lại giấy tờ.
Việc xử lý sớm sẽ giúp hạn chế hậu quả về sau.
>>> Xem thêm: Khi giấy tờ cần xử lý đúng quy định, vai trò của văn phòng công chứng càng đáng được quan tâm
Kết luận
Chỉnh sửa sau chứng thực chữ ký có thể làm phát sinh nhiều rủi ro nếu người dân tự ý thêm, bớt hoặc thay đổi nội dung trên văn bản đã được chứng thực. Nội dung sau khi sửa có thể không còn thống nhất với văn bản tại thời điểm chứng thực.
Khi phát hiện sai sót, người dân không nên tự dùng bút sửa hoặc bổ sung nội dung. Cách an toàn hơn là liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực. Tùy trường hợp, có thể cần lập lại văn bản và thực hiện thủ tục phù hợp.
Trước khi ký, người dân cũng nên kiểm tra kỹ toàn bộ nội dung. Các thông tin quan trọng cần được xác nhận đầy đủ. Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp hạn chế thời gian và chi phí phát sinh.
Nếu cần được tư vấn về việc sửa đổi văn bản, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc hồ sơ liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Càng nhiều ngôn ngữ, bài toán xử lý tài liệu càng phức tạp; dịch thuật đa ngôn ngữ là giải pháp đáng tham khảo
>>> Xem thêm: Có trường hợp hồ sơ bị chậm chỉ vì người nộp chưa hiểu rõ về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com