Công chứng hồ sơ xin việc chi tiết và mới nhất năm 2025

Khi nộp hồ sơ vào doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hoặc đơn vị tuyển dụng, người lao động thường phải thực hiện công chứng hồ sơ xin việc để chứng minh tính xác thực của thông tin cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết loại giấy tờ nào bắt buộc phải sao y, loại nào chỉ cần photo thông thường. Việc thiếu hoặc sai giấy tờ công chứng khiến hồ sơ bị trả lại, làm chậm quá trình tuyển dụng. Bài viết sau đây sẽ chỉ rõ những giấy tờ cần công chứng, căn cứ pháp lý và hướng dẫn thủ tục chi tiết nhất.

>>> Xem thêm: 5 lưu ý quan trọng khi làm hợp đồng mua bán tại văn phòng công chứng

1. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ phục vụ hồ sơ xin việc

Công chứng hồ sơ xin việc

“Luật Công chứng 2014” – quy định nguyên tắc chứng thực bản sao từ bản chính.
“Nghị định 23/2015/NĐ-CP” – quy định chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký dùng trong hồ sơ hành chính.
Quy định nội bộ của một số cơ quan/đơn vị tuyển dụng (trường học, doanh nghiệp FDI, đơn vị tuyển công chức…) – có thể yêu cầu giấy tờ công chứng theo tiêu chuẩn riêng.

2. Công chứng hồ sơ xin việc là gì?

Là việc người lao động mang bản chính giấy tờ cá nhân đến cơ quan công chứng/chứng thực để xin xác nhận “bản sao đúng với bản chính”.
Mục đích: đảm bảo hồ sơ minh bạch, tránh gian lận trong quá trình tuyển dụng.
Thời hạn sử dụng của bản sao công chứng thường từ 3–6 tháng, tùy yêu cầu từng đơn vị.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn kiểm tra pháp lý trước khi công chứng mua bán nhà

3. Những loại giấy tờ phải sao y bắt buộc trong hồ sơ xin việc

3.1. Chứng minh nhân thân

Đây là nhóm giấy tờ gần như luôn bắt buộc công chứng:

Căn cước công dân gắn chip – bản sao công chứng.
Trường hợp dùng CMND cũ: cần thêm bản sao CCCD hoặc giấy xác nhận số định danh để tránh bị từ chối.

3.2. Giấy tờ xác nhận trình độ

Hầu hết đơn vị tuyển dụng yêu cầu:

Bằng tốt nghiệp THPT/Đại học/Cao đẳng – bản sao công chứng.
Bảng điểm – thường yêu cầu công chứng nếu là hồ sơ của sinh viên mới ra trường.
Chứng chỉ nghề, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học – công chứng để xác thực.

>>> Xem thêm: Điều kiện pháp lý để công chứng văn bản thừa kế – công chứng thừa kế

3.3. Giấy tờ cá nhân dùng để hoàn thiện hồ sơ lao động

Một số doanh nghiệp yêu cầu:

Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (bản chính).
Giấy khám sức khỏe bản chính, có giá trị 6–12 tháng.
Giấy xác nhận hôn nhân (độc thân/kết hôn) trong trường hợp làm hồ sơ nhân sự — có thể yêu cầu bản sao công chứng.
Sổ hộ khẩu cũ (nếu hồ sơ cũ) hoặc giấy xác nhận cư trú – tùy theo yêu cầu từng đơn vị.

>>> Xem thêm: Những giấy tờ cần chuẩn bị cho Công chứng di chúc tại nhà

3.4. Giấy tờ phục vụ vị trí đặc thù

Một số ngành nghề yêu cầu thêm:

Phiếu lý lịch tư pháp – có nơi yêu cầu bản sao công chứng.
Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc – nếu bản gốc là tiếng nước ngoài, phải “công chứng bản dịch”.
Chứng chỉ hành nghề (bác sĩ, kỹ sư xây dựng, luật sư…) – phải công chứng khi nộp hồ sơ.

>>> Xem thêm: Có thể nhờ luật sư hỗ trợ dịch vụ sang tên sổ đỏ không?

4. Những giấy tờ không bắt buộc công chứng

Công chứng hồ sơ xin việc

Không phải tất cả giấy tờ đều cần sao y. Nhiều đơn vị chấp nhận:

CV (Curriculum Vitae) – bản gốc tự trình bày, không cần công chứng.
Đơn xin việc – không cần chứng thực.
Ảnh thẻ – chỉ cần mới, không cần công chứng.
Giấy xác nhận kinh nghiệm do công ty cũ cấp – thường chấp nhận bản scan.

Tuy nhiên, nếu hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước hoặc hồ sơ dự tuyển viên chức – công chức, khả năng yêu cầu bản sao công chứng sẽ cao hơn.

Xem thêm: Những điều khoản quan trọng cần kiểm tra kỹ trước khi công chứng hợp đồng thuê nhà

5. Thủ tục công chứng hồ sơ xin việc

Bước 1: Chuẩn bị bản chính giấy tờ và bản sao cần công chứng.

Bước 2: Xuất trình tại phòng công chứng/UBND cấp xã.

Bước 3: Công chứng viên đối chiếu bản chính – bản sao và xác nhận tính hợp lệ.

Bước 4: Đóng dấu, ký xác nhận và trả lại hồ sơ.

Thời gian thực hiện: 5–15 phút, tùy số lượng giấy tờ.

6. Khi nào hồ sơ xin việc bị từ chối công chứng?

Một số trường hợp công chứng viên có quyền từ chối:

Bản chính mờ, rách, tẩy xóa không xác định được nội dung.
Bản sao tự sửa chữa làm sai lệch thông tin.
Giấy tờ nước ngoài chưa “hợp pháp hóa lãnh sự”.
Giấy tờ hết hạn sử dụng (như giấy khám sức khỏe).
Thông tin nhân thân trên CCCD và bằng cấp không khớp (ví dụ: đổi tên).

7. Lời khuyên khi công chứng hồ sơ xin việc

Nên công chứng nhiều bộ để dùng lâu dài.
Kiểm tra thời hạn công chứng theo yêu cầu nơi nộp.
Đối với hồ sơ quốc tế, ưu tiên bản dịch công chứng để được chấp nhận rộng hơn.
Không sử dụng bản sao photo quá cũ, dễ bị đánh giá không chuyên nghiệp.

Kết luận

Việc công chứng hồ sơ xin việc là bước quan trọng giúp nhà tuyển dụng xác minh tính trung thực của ứng viên. Nắm rõ loại giấy tờ nào bắt buộc sao y và thủ tục công chứng sẽ giúp người lao động chuẩn bị hồ sơ nhanh chóng, tránh sai sót và nâng cao cơ hội được tuyển dụng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Vai trò của người đại diện hợp pháp trong thủ tục thừa kế của người chưa thành niên

>>> Giấy ủy quyền nhận tiền có thể lập tay rồi mang đi công chứng?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất trọn gói

>>> Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi chuyển nhượng bất động sản

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.