Công chứng giấy xác nhận cư trú chi tiết và mới nhất năm 2025

Nhu cầu công chứng giấy cư trú ngày càng phổ biến trong các hồ sơ hành chính, hồ sơ du học, xuất khẩu lao động và giải quyết thủ tục pháp lý. Tuy nhiên, từ khi sổ hộ khẩu giấy hết giá trị sử dụng, nhiều người băn khoăn liệu công chứng giấy xác nhận cư trú có cần xuất trình sổ hộ khẩu hay không. Việc không nắm rõ quy định mới khiến không ít hồ sơ bị trả lại hoặc phải đi lại nhiều lần để bổ sung giấy tờ. Bài viết dưới đây sẽ phân tích rõ yêu cầu pháp lý và hướng dẫn thủ tục công chứng giấy xác nhận cư trú theo quy định mới nhất.

>>> Xem thêm: Tại sao nên đến văn phòng công chứng thay vì chứng thực tại phường?

1. Căn cứ pháp lý liên quan đến giấy xác nhận cư trú

• “Luật Cư trú 2020” – quy định bỏ sổ hộ khẩu giấy từ 01/01/2023.

• “Luật Công chứng 2014” – quy định về chứng thực bản sao từ bản chính.

• “Thông tư 55/2021/TT-BCA” – quy định về biểu mẫu và quy trình cấp giấy xác nhận cư trú.

• Dữ liệu cư trú hiện nay được quản lý hoàn toàn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thay thế chức năng của sổ hộ khẩu giấy.

2. Công chứng giấy xác nhận cư trú là gì?

• Là việc công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính giấy xác nhận cư trú do Công an cấp.

• Mục đích: dùng trong hồ sơ nhà đất, hồ sơ tư pháp, thủ tục kết hôn nước ngoài, xin visa, hồ sơ nhân sự và nhiều giao dịch dân sự khác.

• Giấy xác nhận cư trú có thể thể hiện nơi thường trú, tạm trú, lịch sử cư trú, tùy loại được cấp.

>>> Xem thêm: Những giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục công chứng mua bán nhà đầy đủ nhất

3. Công chứng giấy xác nhận cư trú: Có cần sổ hộ khẩu không?

3.1. Trường hợp thông thường – Không cần sổ hộ khẩu

Theo quy định hiện hành, sổ hộ khẩu đã bị bãi bỏ, do đó:

• Khi công chứng bản sao giấy xác nhận cư trú, không cần mang sổ hộ khẩu giấy.

• Công chứng viên chỉ cần đối chiếu bản chính giấy xác nhận cư trú và giấy tờ tùy thân như CCCD gắn chip.

3.2. Trường hợp có sai lệch thông tin

Một số phòng công chứng có thể yêu cầu kiểm tra thêm khi:

• Thông tin trên giấy xác nhận cư trú không trùng khớp với CCCD.

• Có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa.

• Người yêu cầu công chứng muốn công chứng “bản sao của bản sao”.

Trong các trường hợp này, công chứng viên được quyền yêu cầu:

• “Giấy tờ bổ sung chứng minh nhân thân” (giấy khai sinh, CCCD, sổ hộ khẩu cũ nếu còn giữ, nhưng không bắt buộc).

• Kiểm tra thông tin qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

>>> Xem thêm: An toàn pháp lý cao hơn khi dùng Công chứng di chúc

3.3. Giấy xác nhận cư trú điện tử có công chứng được không?

• Nếu giấy xác nhận cư trú được cấp bản điện tử có mã QR, người dân phải in ra và mang CCCD để đối chiếu.

• Công chứng được nếu mã QR truy xuất hợp lệ.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng giấy xác nhận cư trú

1. Giấy xác nhận cư trú bản chính.

2. CCCD gắn chip bản gốc để đối chiếu.

3. Bản sao cần công chứng.

4. Giấy tờ bổ sung khi có sự khác biệt thông tin.

>>> Xem thêm: Phí thường gặp khi thực hiện thủ tục thừa kế nhà đất

5. Quy trình công chứng giấy cư trú

Bước 1: Xuất trình bản chính giấy xác nhận cư trú và CCCD.

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ, mã QR, dấu, chữ ký.

Bước 3: Xác nhận bản sao đúng với bản chính, ký đóng dấu.

Bước 4: Trả lại hồ sơ cho người yêu cầu.

Thời gian xử lý thông thường chỉ 5–10 phút nếu hồ sơ hợp lệ.

>>> Xem thêm: Khi nào nên sử dụng dịch vụ sang tên sổ đỏ thay vì tự đi làm?

6. Các trường hợp công chứng viên có quyền từ chối

Công chứng giấy xác nhận cư trú có thể bị từ chối nếu:

• Giấy xác nhận cư trú hết hạn (thường có thời hạn 30 ngày).

• Bị tẩy xóa, rách, nhòe, không xác định được nội dung.

• Bản in điện tử không truy xuất được mã QR.

• Thông tin giữa giấy cư trú và CCCD mâu thuẫn nghiêm trọng, không có giấy tờ bổ sung để đối chiếu.

7. Kết luận

Việc công chứng giấy cư trú theo quy định mới không yêu cầu người dân phải xuất trình sổ hộ khẩu giấy, bởi giấy tờ này đã bị bãi bỏ. Điều quan trọng là chuẩn bị giấy xác nhận cư trú bản chính hợp lệ, CCCD gắn chip và bản sao cần chứng thực. Nắm rõ các lưu ý trên sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Vai trò của người đại diện hợp pháp trong thủ tục thừa kế của người chưa thành niên

>>> Giấy ủy quyền nhận tiền có thể lập tay rồi mang đi công chứng?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất trọn gói

>>> Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi chuyển nhượng bất động sản

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com