Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực hợp đồng thuê chung cư là thủ tục được nhiều chủ căn hộ và người thuê quan tâm. Hợp đồng thuê giúp các bên ghi nhận rõ quyền và nghĩa vụ trong thời gian thuê.
Việc thuê căn hộ có thể kéo dài vài ngày, vài tháng hoặc nhiều năm. Mỗi hình thức thuê lại có những nội dung cần lưu ý riêng.
Không phải mọi hợp đồng thuê chung cư đều bắt buộc phải chứng thực. Các bên có thể lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu và quy định pháp luật.
Vậy hợp đồng thuê căn hộ ngắn hạn và dài hạn có cần chứng thực không? Hồ sơ gồm những gì? Chi phí được tính như thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Quy trình chứng thực chữ ký tại nhà cho người cao tuổi, bệnh tật nặng
1. Chứng thực hợp đồng thuê căn hộ chung cư là gì?
1.1. Hợp đồng thuê căn hộ chung cư là gì?
Hợp đồng thuê căn hộ là thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê.
Theo đó, bên cho thuê giao căn hộ cho bên thuê sử dụng. Bên thuê có nghĩa vụ trả tiền theo thỏa thuận.
Hợp đồng cũng có thể ghi nhận nhiều nội dung khác. Ví dụ như thời hạn thuê, tiền đặt cọc và trách nhiệm thanh toán chi phí.
Việc lập hợp đồng bằng văn bản giúp các bên dễ xác định quyền lợi. Đây cũng là căn cứ khi phát sinh tranh chấp.
1.2. Có bắt buộc chứng thực hợp đồng thuê chung cư không?
Không phải mọi hợp đồng thuê căn hộ đều bắt buộc chứng thực.
Pháp luật về nhà ở không đặt ra yêu cầu chung rằng mọi hợp đồng thuê nhà đều phải công chứng hoặc chứng thực. Các bên có thể thỏa thuận về hình thức hợp đồng.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các bên vẫn lựa chọn chứng thực hoặc công chứng. Cách này giúp tăng tính chặt chẽ cho hồ sơ.
Đặc biệt, hình thức văn bản có xác nhận có thể tạo thêm sự yên tâm cho các bên. Đây là điều thường được quan tâm với hợp đồng thuê dài hạn.
1.3. Vì sao nên chứng thực hợp đồng thuê căn hộ?
Chứng thực giúp xác nhận chữ ký hoặc nội dung theo phạm vi của thủ tục được thực hiện.
Hợp đồng có chứng thực cũng giúp các bên dễ chứng minh việc giao kết. Điều này có ý nghĩa khi xảy ra bất đồng về sau.
Đối với hợp đồng thuê dài hạn, việc lập văn bản chặt chẽ càng cần thiết. Các bên nên ghi rõ những điều khoản quan trọng ngay từ đầu.
Với hợp đồng ngắn hạn, thủ tục có thể đơn giản hơn. Tuy nhiên, các điều khoản cơ bản vẫn cần được thể hiện rõ.
1.4. Hợp đồng thuê ngắn hạn và dài hạn khác nhau thế nào?
Hợp đồng ngắn hạn thường có thời gian thuê tương đối ngắn. Hợp đồng dài hạn lại kéo dài trong thời gian lâu hơn.
Thời hạn thuê ảnh hưởng đến nhiều điều khoản trong hợp đồng. Các bên cần thỏa thuận rõ tiền thuê và phương thức thanh toán.
Hợp đồng dài hạn thường cần quy định chi tiết hơn. Ví dụ như điều chỉnh giá thuê và chấm dứt hợp đồng.
Với hợp đồng ngắn hạn, các điều khoản nên tập trung vào thời gian sử dụng. Tiền thuê, đặt cọc và trách nhiệm khi trả căn hộ cũng cần được ghi rõ.
2. Hồ sơ chứng thực hợp đồng thuê căn hộ chung cư
2.1. Giấy tờ của bên cho thuê
Bên cho thuê cần chuẩn bị giấy tờ nhân thân. CCCD là giấy tờ thường được sử dụng.
Ngoài ra, cần có giấy tờ liên quan đến căn hộ. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là giấy tờ quan trọng.
Trong một số trường hợp, cần xác định tình trạng hôn nhân của chủ căn hộ. Thông tin này có thể liên quan đến quyền đối với tài sản.
Nếu căn hộ thuộc quyền sở hữu của nhiều người, cần xác định đầy đủ chủ thể. Những người có quyền liên quan có thể phải tham gia hợp đồng.
2.2. Giấy tờ của bên thuê
Bên thuê cũng cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân.
Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với nội dung hợp đồng. Họ tên và thông tin cá nhân nên được kiểm tra trước khi ký.
Nếu bên thuê là tổ chức, cần chuẩn bị thêm giấy tờ về tư cách pháp lý. Người ký hợp đồng cũng phải có thẩm quyền đại diện.
Việc chuẩn bị đúng hồ sơ giúp quá trình thực hiện thuận lợi. Các bên cũng hạn chế việc phải sửa đổi hợp đồng.
2.3. Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu căn hộ
Bên cho thuê cần cung cấp giấy tờ liên quan đến căn hộ.
Thông tin trên giấy tờ cần phù hợp với căn hộ được cho thuê. Địa chỉ và thông tin chủ sở hữu cũng cần được kiểm tra.
Nếu căn hộ có nhiều chủ sở hữu, cần xác định quyền của từng người. Điều này giúp hạn chế tranh chấp trong quá trình thuê.
Trường hợp căn hộ đang có hạn chế về quyền sử dụng, các bên cần kiểm tra trước. Không nên bỏ qua những thông tin này khi lập hợp đồng.
2.4. Dự thảo hợp đồng thuê căn hộ
Các bên có thể chuẩn bị trước dự thảo hợp đồng.
Hợp đồng nên ghi rõ thông tin của bên cho thuê. Thông tin bên thuê cũng cần được thể hiện đầy đủ.
Nội dung về căn hộ cần được mô tả cụ thể. Diện tích, địa chỉ và mục đích sử dụng nên được ghi rõ.
Ngoài ra, hợp đồng cần có các điều khoản về tiền thuê. Thời hạn thuê và tiền đặt cọc cũng cần được thống nhất.
Nếu có nội dung đặc biệt, các bên nên trao đổi trước. Việc này giúp hạn chế sửa đổi vào thời điểm ký.
>>> Xem thêm: Một hợp đồng chặt chẽ chưa phải tất cả; quy trình công chứng mua bán nhà đất cũng rất đáng lưu tâm
3. Quy trình chứng thực hợp đồng thuê chung cư ngắn hạn và dài hạn
3.1. Bước 1: Thỏa thuận các nội dung thuê căn hộ
Trước tiên, bên cho thuê và bên thuê cần thống nhất các điều khoản.
Các nội dung cơ bản gồm giá thuê và thời hạn thuê. Mức tiền đặt cọc cũng cần được xác định rõ.
Các bên nên thống nhất phương thức thanh toán. Thời điểm thanh toán cũng nên ghi cụ thể.
Ngoài ra, cần quy định trách nhiệm về điện, nước và phí quản lý. Những khoản chi phí này thường phát sinh trong quá trình thuê.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi thống nhất, các bên chuẩn bị giấy tờ cần thiết.
Bên cho thuê chuẩn bị giấy tờ nhân thân và giấy tờ về căn hộ. Bên thuê chuẩn bị giấy tờ tùy thân.
Nếu có người đại diện tham gia, cần kiểm tra giấy tờ đại diện. Trường hợp cần thiết, phải chuẩn bị văn bản ủy quyền phù hợp.
Hợp đồng cũng nên được kiểm tra trước khi ký. Các thông tin quan trọng cần thống nhất với giấy tờ gốc.
3.3. Bước 3: Kiểm tra giấy tờ và nội dung hợp đồng
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra hồ sơ được cung cấp.
Thông tin của các bên được đối chiếu với giấy tờ tùy thân. Thông tin căn hộ cũng được kiểm tra theo hồ sơ.
Nội dung hợp đồng cần thể hiện đúng thỏa thuận. Các điều khoản không được trái quy định pháp luật.
Nếu phát hiện thiếu thông tin, các bên có thể được yêu cầu bổ sung. Trường hợp cần sửa nội dung, nên thống nhất trước khi ký.
3.4. Bước 4: Ký hợp đồng
Sau khi hồ sơ được kiểm tra, các bên thực hiện ký hợp đồng.
Người ký cần đọc kỹ toàn bộ nội dung trước khi ký. Đặc biệt, cần chú ý thời hạn và giá thuê.
Điều khoản về đặt cọc cũng cần được kiểm tra. Các trường hợp mất hoặc hoàn trả tiền cọc nên được quy định rõ.
Sau khi các bên thống nhất, hợp đồng được ký theo đúng trình tự. Việc chứng thực được thực hiện theo yêu cầu và quy định áp dụng.
3.5. Bước 5: Nhận hợp đồng và thực hiện thỏa thuận
Sau khi hoàn tất thủ tục, các bên nhận văn bản theo quy định.
Mỗi bên nên giữ một bản hợp đồng để sử dụng khi cần. Bản hợp đồng cần được bảo quản trong suốt thời gian thuê.
Bên thuê thực hiện thanh toán theo thỏa thuận. Bên cho thuê thực hiện việc bàn giao căn hộ theo cam kết.
Nếu có biên bản bàn giao, nên lập cùng thời điểm nhận căn hộ. Nội dung bàn giao có thể ghi nhận hiện trạng và tài sản trong căn hộ.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực hợp đồng thuê chung cư
4.1. Chi phí chứng thực hợp đồng thuê căn hộ
Chi phí thực hiện thủ tục phụ thuộc vào loại thủ tục được yêu cầu.
Nếu các bên thực hiện chứng thực chữ ký, mức phí được áp dụng theo quy định về chứng thực.
Nếu lựa chọn công chứng hợp đồng, phí công chứng sẽ được xác định theo quy định áp dụng. Một số chi phí khác có thể phát sinh tùy hồ sơ và nhu cầu của khách hàng.
Các bên nên hỏi trước về khoản phí cần thanh toán. Việc này giúp chủ động chuẩn bị khi thực hiện.
4.2. Thời hạn thuê cần ghi rõ trong hợp đồng
Thời hạn thuê là nội dung quan trọng.
Hợp đồng cần ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Điều này giúp xác định chính xác thời gian thuê.
Nếu hợp đồng có cơ chế gia hạn, nên quy định cụ thể. Thời điểm thông báo gia hạn cũng có thể được ghi trong hợp đồng.
Đối với thuê dài hạn, điều khoản gia hạn càng cần rõ ràng. Các bên nên thống nhất cách xác định giá thuê trong thời gian gia hạn.
4.3. Cần quy định rõ tiền thuê và tiền đặt cọc
Giá thuê cần được ghi bằng con số cụ thể. Phương thức và thời điểm thanh toán cũng cần được thể hiện.
Tiền đặt cọc là nội dung dễ phát sinh tranh chấp. Vì vậy, hợp đồng nên ghi rõ số tiền và mục đích đặt cọc.
Các trường hợp hoàn trả tiền cọc cũng cần được quy định. Nếu một bên vi phạm hợp đồng, cách xử lý tiền cọc nên được thỏa thuận rõ.
4.4. Xác định rõ trách nhiệm thanh toán các khoản phí
Người thuê căn hộ thường phát sinh nhiều khoản chi phí.
Các khoản phổ biến gồm tiền điện và tiền nước. Phí quản lý và phí gửi xe cũng có thể phát sinh.
Hợp đồng nên xác định bên chịu từng khoản phí. Cách tính và thời điểm thanh toán cũng nên được ghi rõ.
Quy định càng cụ thể thì càng dễ thực hiện. Các bên cũng hạn chế được tranh chấp trong thời gian thuê.
4.5. Kiểm tra quyền cho thuê căn hộ
Không phải mọi người đang quản lý căn hộ đều có quyền cho thuê.
Bên thuê nên kiểm tra thông tin về chủ sở hữu. Trường hợp người ký không phải chủ sở hữu, cần xác định căn cứ đại diện.
Nếu căn hộ thuộc sở hữu chung, cần xem xét quyền của các đồng chủ sở hữu. Việc này giúp bảo đảm hợp đồng được lập đúng chủ thể.
Bên cho thuê cũng nên cung cấp thông tin chính xác. Không nên che giấu các hạn chế liên quan đến căn hộ.
4.6. Quy định rõ việc chấm dứt hợp đồng
Hợp đồng nên có điều khoản về chấm dứt trước hạn.
Các bên cần xác định những trường hợp được chấm dứt hợp đồng. Thời gian thông báo trước cũng nên được ghi rõ.
Nếu một bên vi phạm, hợp đồng cần quy định cách xử lý. Những khoản tiền phải thanh toán cũng cần được xác định.
Điều khoản này đặc biệt quan trọng với hợp đồng dài hạn. Nó giúp các bên chủ động khi hoàn cảnh thay đổi.
4.7. Nên lập biên bản bàn giao căn hộ
Biên bản bàn giao giúp ghi nhận tình trạng căn hộ khi bắt đầu thuê.
Nội dung có thể gồm diện tích và hiện trạng căn hộ. Các thiết bị, nội thất đi kèm cũng nên được liệt kê.
Chỉ số điện và nước tại thời điểm bàn giao cũng nên được ghi nhận. Số lượng chìa khóa hoặc thẻ ra vào cũng có thể được thống kê.
Khi kết thúc hợp đồng, các bên có thể đối chiếu với biên bản ban đầu. Đây là cơ sở hữu ích khi xử lý vấn đề hư hỏng hoặc mất mát tài sản.
>>> Xem thêm: Hồ sơ càng phức tạp, bạn càng nên tìm hiểu kỹ văn phòng công chứng trước khi đến
Kết luận
Chứng thực hợp đồng thuê chung cư giúp các bên có thêm căn cứ ghi nhận thỏa thuận về việc thuê căn hộ. Tuy nhiên, không phải mọi hợp đồng thuê chung cư đều bắt buộc phải chứng thực. Các bên nên xác định rõ nhu cầu và yêu cầu của từng trường hợp trước khi thực hiện.
Khi lập hợp đồng, cần kiểm tra quyền cho thuê căn hộ. Nội dung về giá thuê, tiền cọc và thời hạn thuê cũng phải rõ ràng. Với hợp đồng dài hạn, các điều khoản về gia hạn và chấm dứt hợp đồng càng cần được chú trọng.
Nếu cần tư vấn về hợp đồng thuê căn hộ hoặc thủ tục chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Khi một tài liệu phải phục vụ nhiều thị trường, dịch thuật đa ngôn ngữ trở thành nhu cầu thiết thực
>>> Xem thêm: Giấy tờ càng quan trọng, bạn càng nên chú ý đến chất lượng công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com