Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuXác thực VNeID chứng thực chữ ký đang trở thành vấn đề được nhiều người quan tâm. Đặc biệt là khi thực hiện các thủ tục hành chính có yêu cầu xác định nhân thân.
Từ ngày 01/11/2025, quy định về chứng thực có thay đổi đáng chú ý. Nghị định 280/2025/NĐ-CP bổ sung cơ chế sử dụng thông tin đã được tích hợp trên VNeID. Khi đáp ứng điều kiện, người dân không phải xuất trình lại bản chính hoặc bản sao của giấy tờ đã có trên ứng dụng.
Điều này giúp giảm giấy tờ khi thực hiện chứng thực. Người dân cũng thuận tiện hơn khi làm thủ tục.
Tuy nhiên, cần hiểu đúng về VNeID mức 2. Đây không phải là điều kiện duy nhất để chứng thực chữ ký. Người yêu cầu vẫn phải đáp ứng các điều kiện khác theo quy định.
Vậy VNeID mức 2 có vai trò gì khi chứng thực chữ ký? Chủ hộ cần chuẩn bị những gì? Có bắt buộc phải có VNeID mức 2 mới được chứng thực chữ ký không? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ.
>>> Xem thêm: Điều kiện để chứng thực chữ ký cho người không có giấy tờ tùy thân gốc
1. VNeID mức 2 có vai trò gì khi chứng thực chữ ký?
1.1. VNeID mức 2 giúp xác định thông tin người yêu cầu
Tài khoản định danh điện tử mức 2 có giá trị quan trọng trong việc xác minh thông tin cá nhân.
Theo quy định về định danh điện tử, tài khoản mức 2 của công dân có giá trị tương đương việc sử dụng thẻ Căn cước công dân trong các giao dịch cần xuất trình thẻ. Tài khoản cũng có thể cung cấp thông tin giấy tờ đã được đồng bộ để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu.
Đây là cơ sở quan trọng khi người dân thực hiện nhiều thủ tục.
Trong đó có các thủ tục liên quan đến chứng thực.
1.2. VNeID giúp giảm yêu cầu xuất trình giấy tờ đã tích hợp
Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã bổ sung quy định mới về dữ liệu trên VNeID.
Theo đó, người thực hiện chứng thực không yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao của giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID. Điều kiện là người yêu cầu đã xuất trình thông tin tương ứng từ ứng dụng.
Quy định này tạo thuận lợi đáng kể cho người dân.
Người yêu cầu có thể giảm số lượng giấy tờ phải mang theo. Thời gian kiểm tra hồ sơ cũng có thể được rút ngắn.
1.3. VNeID mức 2 không đồng nghĩa với chứng thực chữ ký điện tử
Cần phân biệt hai khái niệm này.
VNeID là tài khoản định danh và xác thực điện tử. Chứng thực chữ ký là thủ tục xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên giấy tờ, văn bản.
Vì vậy, có VNeID mức 2 không có nghĩa người dân đã có chữ ký được chứng thực.
Đây là hai vấn đề khác nhau. Người dân cần xác định đúng thủ tục mình đang thực hiện.
1.4. Không phải mọi thông tin trên VNeID đều tự động thay thế giấy tờ
Quy định mới tập trung vào giấy tờ và tài liệu đã được tích hợp trên VNeID.
Nếu thông tin chưa được tích hợp, người dân vẫn có thể phải cung cấp giấy tờ theo yêu cầu.
Người thực hiện chứng thực cũng có thể khai thác thông tin từ các cơ sở dữ liệu theo quy định. Khi dữ liệu đã được khai thác hợp lệ, người dân không phải xuất trình lại giấy tờ tương ứng.
Do đó, cần kiểm tra trước thông tin trên ứng dụng.
2. Điều kiện sử dụng VNeID khi chứng thực chữ ký
2.1. Tài khoản cần được xác thực đúng mức độ
VNeID có nhiều mức độ tài khoản. Mỗi mức độ có phạm vi sử dụng khác nhau.
Tài khoản mức 2 có giá trị xác thực cao hơn mức 1. Đây cũng là mức tài khoản được sử dụng trong nhiều giao dịch điện tử.
Tuy nhiên, khi chứng thực chữ ký, cần xem xét quy định áp dụng cho từng thủ tục.
Không nên hiểu rằng mọi thủ tục chứng thực đều bắt buộc phải có VNeID mức 2.
2.2. Thông tin trên VNeID phải khớp với người yêu cầu
Thông tin trên VNeID cần thống nhất với người trực tiếp thực hiện thủ tục.
Họ tên và các thông tin nhân thân cần được xác định rõ.
Nếu dữ liệu có sai lệch, việc xác minh có thể gặp khó khăn.
Người dân nên kiểm tra thông tin trước khi đến thực hiện chứng thực.
2.3. Giấy tờ cần dùng nên được tích hợp trên VNeID
Quy định mới chỉ có ý nghĩa thay thế việc xuất trình giấy tờ khi thông tin tương ứng đã được tích hợp.
Ví dụ, nếu thông tin giấy tờ cần kiểm tra đã có trên VNeID, người dân có thể xuất trình thông tin đó theo quy định.
Nếu giấy tờ chưa được tích hợp, cần chuẩn bị phương thức xác minh khác.
Do đó, không nên chỉ kiểm tra việc tài khoản đã đạt mức 2. Cần kiểm tra cả các thông tin đã được tích hợp.
2.4. Người ký vẫn phải trực tiếp thực hiện thủ tục
VNeID giúp xác định thông tin nhân thân. Tuy nhiên, ứng dụng không thay thế việc người ký trực tiếp thực hiện thủ tục chứng thực.
Khi chứng thực chữ ký, người yêu cầu vẫn phải thực hiện ký theo hướng dẫn.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra điều kiện của người ký.
Nếu đủ điều kiện, người yêu cầu sẽ ký trước người có thẩm quyền theo quy định.
2.5. Người ký phải nhận thức và làm chủ hành vi
Có VNeID mức 2 không đồng nghĩa mọi trường hợp đều được chứng thực.
Người yêu cầu vẫn phải đáp ứng điều kiện về nhận thức và khả năng làm chủ hành vi tại thời điểm chứng thực.
Đây là điều kiện quan trọng của thủ tục chứng thực chữ ký.
Nếu không đáp ứng điều kiện này, việc chứng thực có thể bị từ chối.
>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhanh chóng? Hãy tìm một văn phòng công chứng phù hợp
3. Quy trình chứng thực chữ ký khi sử dụng VNeID mức 2
3.1. Kiểm tra tài khoản VNeID trước khi đi
Trước tiên, người dân nên đăng nhập VNeID.
Kiểm tra tình trạng tài khoản và thông tin nhân thân.
Nếu cần sử dụng giấy tờ đã tích hợp, hãy kiểm tra thông tin tương ứng.
Việc này giúp hạn chế tình trạng thiếu thông tin khi thực hiện thủ tục.
3.2. Chuẩn bị văn bản cần chứng thực
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ hoặc văn bản sẽ ký.
Nội dung nên được hoàn thiện trước khi thực hiện.
Người ký cần đọc kỹ văn bản. Các thông tin cá nhân cũng cần được kiểm tra.
Không nên ký trước nếu người thực hiện chứng thực yêu cầu ký tại nơi làm thủ tục.
3.3. Xuất trình thông tin trên VNeID
Khi thực hiện thủ tục, người dân có thể xuất trình thông tin tương ứng trên VNeID.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra thông tin theo quy định.
Nếu giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID, người dân không bị yêu cầu xuất trình lại bản chính hoặc bản sao tương ứng theo trường hợp quy định.
Điều này giúp giảm bớt giấy tờ phải chuẩn bị.
3.4. Kiểm tra điều kiện chứng thực chữ ký
Sau khi xác định thông tin nhân thân, người thực hiện chứng thực tiếp tục kiểm tra hồ sơ.
Nội dung văn bản cũng được xem xét theo quy định.
Người yêu cầu phải minh mẫn và làm chủ được hành vi.
Văn bản cũng không được thuộc trường hợp pháp luật cấm chứng thực chữ ký.
3.5. Ký trước người thực hiện chứng thực
Nếu đủ điều kiện, người yêu cầu thực hiện ký theo hướng dẫn.
Việc ký được thực hiện trước người có thẩm quyền chứng thực.
Sau đó, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng và hoàn tất các bước theo quy định.
VNeID chỉ hỗ trợ việc xác định thông tin. Ứng dụng không thay thế bước ký trực tiếp.
3.6. Kiểm tra lại văn bản sau khi chứng thực
Sau khi hoàn tất, người dân nên kiểm tra lại văn bản.
Cần kiểm tra họ tên và thông tin cá nhân.
Phần chữ ký cũng cần được kiểm tra.
Nếu văn bản có nhiều trang, nên xem lại toàn bộ tài liệu trước khi rời nơi thực hiện.
4. Những lưu ý quan trọng khi dùng VNeID để chứng thực chữ ký
4.1. Không nên hiểu VNeID mức 2 là điều kiện bắt buộc trong mọi trường hợp
Đây là vấn đề nhiều người dễ nhầm lẫn.
VNeID mức 2 có giá trị lớn trong việc xác thực và cung cấp thông tin. Tuy nhiên, pháp luật về chứng thực không quy định mọi trường hợp chứng thực chữ ký đều bắt buộc phải có VNeID mức 2.
Điều quan trọng là phải đáp ứng điều kiện xác định người yêu cầu.
Nếu giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID, dữ liệu này có thể giúp giảm yêu cầu xuất trình bản giấy.
4.2. Chủ hộ cần phân biệt tài khoản cá nhân và thông tin hộ gia đình
VNeID chủ yếu gắn với danh tính điện tử của từng cá nhân.
Vì vậy, tài khoản của một người không thể mặc nhiên thay thế việc xác định người khác.
Chủ hộ khi thực hiện chứng thực chữ ký phải sử dụng thông tin của chính mình.
Nếu văn bản có nhiều người cùng ký, từng người cần được xác định theo quy định.
4.3. Không sử dụng tài khoản VNeID của người khác
Tài khoản định danh điện tử gắn với danh tính của từng cá nhân.
Người dân không nên sử dụng tài khoản của người khác để thực hiện thủ tục.
Thông tin hiển thị cũng phải đúng với người trực tiếp yêu cầu chứng thực.
Nếu có vấn đề với tài khoản, nên xử lý trước khi thực hiện thủ tục.
4.4. VNeID không làm thay đổi trách nhiệm của người ký
Chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký là của người yêu cầu.
Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản của mình.
Việc sử dụng VNeID không làm thay đổi nguyên tắc này.
Vì vậy, người dân cần đọc kỹ tài liệu trước khi ký.
4.5. Cần kiểm tra yêu cầu của hồ sơ trước khi thực hiện
Không phải hồ sơ nào cũng chỉ cần chứng thực chữ ký.
Một số trường hợp có thể cần công chứng hợp đồng hoặc thực hiện thủ tục khác.
Với văn bản liên quan đến tài sản, ủy quyền hoặc giao dịch có giá trị lớn, người dân càng cần kiểm tra kỹ.
Việc có VNeID mức 2 không thay thế việc xác định đúng loại thủ tục.
4.6. Chủ động kiểm tra giấy tờ đã tích hợp
Trước khi đi chứng thực, người dân nên mở VNeID và kiểm tra thông tin.
Nếu giấy tờ cần dùng đã được tích hợp, hãy kiểm tra dữ liệu có chính xác không.
Nếu chưa có thông tin cần thiết, nên chuẩn bị giấy tờ phù hợp.
Cách chuẩn bị này giúp hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ.
>>> Xem thêm: Mua bán nhà đất là giao dịch lớn, vì vậy công chứng mua bán nhà đất cần được chuẩn bị kỹ
Kết luận
Xác thực VNeID chứng thực chữ ký là một thay đổi đáng chú ý trong quá trình số hóa thủ tục chứng thực. Từ ngày 01/11/2025, giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID có thể được sử dụng để cung cấp thông tin theo quy định. Người dân không phải xuất trình lại bản chính hoặc bản sao của giấy tờ đã được tích hợp trong trường hợp đáp ứng điều kiện.
Tuy nhiên, VNeID mức 2 không phải là điều kiện duy nhất để chứng thực chữ ký. Người yêu cầu vẫn phải đáp ứng các điều kiện về nhân thân, nhận thức và thủ tục ký. Đồng thời, cần xác định đúng loại giấy tờ cần chứng thực.
Nếu cần được tư vấn về xác thực VNeID chứng thực chữ ký, kiểm tra thông tin trên VNeID hoặc chuẩn bị hồ sơ chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Khi một tài liệu phải phục vụ nhiều thị trường, dịch thuật đa ngôn ngữ trở thành nhu cầu thiết thực
>>> Xem thêm: Không phải hồ sơ song ngữ nào cũng giống nhau, nhất là khi cần công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com