Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuNhiều người cho rằng UBND phường, xã và Văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực VPCC giống nhau. Vì vậy, họ nghĩ rằng có thể lựa chọn một trong hai nơi cho mọi giấy tờ.
Tuy nhiên, cách hiểu này chưa hoàn toàn chính xác. UBND cấp xã và công chứng viên có phạm vi thẩm quyền khác nhau. Hai chủ thể chỉ có một số hoạt động chứng thực giao nhau.
Luật Công chứng năm 2024 đã có nhiều thay đổi đáng chú ý. Trong đó, công chứng viên được bổ sung một số quyền về chứng thực. Người dân vì vậy có thêm lựa chọn khi thực hiện thủ tục.
Vậy UBND phường, xã và Văn phòng công chứng giống nhau ở điểm nào? Phạm vi thẩm quyền của mỗi bên được xác định ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Bị mất bản chính thì có dùng bản sao chứng thực để thực hiện giao dịch được không?
1. Vì sao UBND phường, xã và Văn phòng công chứng đều có thể chứng thực?
1.1. Công chứng và chứng thực là hai hoạt động khác nhau
Trước tiên, cần phân biệt công chứng với chứng thực. Đây là hai hoạt động có bản chất pháp lý khác nhau.
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận giao dịch bằng văn bản. Công chứng viên phải kiểm tra tính xác thực và tính hợp pháp của giao dịch.
Chứng thực có phạm vi rộng hơn về mặt thủ tục. Hoạt động này gồm nhiều việc khác nhau.
Một số việc phổ biến là chứng thực bản sao từ bản chính. Ngoài ra còn có chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Vì vậy, không nên đồng nhất công chứng với chứng thực. Việc công chứng viên thực hiện chứng thực cũng không làm hai khái niệm này trở thành một.
1.2. Công chứng viên được trao quyền chứng thực
Luật Công chứng năm 2024 đã mở rộng một số quyền của công chứng viên. Quy định này tạo thêm lựa chọn cho người dân.
Công chứng viên có thể chứng thực bản sao từ bản chính. Công chứng viên cũng có quyền chứng thực chữ ký cá nhân theo quy định.
Đây là điểm mới đáng chú ý trong hoạt động công chứng. Người dân không còn phải mặc định đến UBND cấp xã trong mọi trường hợp.
Tuy nhiên, quyền chứng thực của công chứng viên vẫn có giới hạn. Công chứng viên không có thẩm quyền thực hiện mọi việc chứng thực.
1.3. UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực theo quy định
UBND cấp xã cũng là chủ thể có thẩm quyền chứng thực. Phạm vi này được quy định trong pháp luật về chứng thực.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là một văn bản quan trọng về lĩnh vực này. Nghị định quy định nhiều nội dung liên quan đến hoạt động chứng thực.
Các nội dung gồm chứng thực bản sao từ bản chính. Ngoài ra còn có chứng thực chữ ký và một số hợp đồng, giao dịch.
Pháp luật về chứng thực đã được sửa đổi, bổ sung qua nhiều thời kỳ. Do đó, cần áp dụng quy định đang có hiệu lực khi thực hiện thủ tục.
2. UBND phường, xã và Văn phòng công chứng giống nhau ở điểm nào?
2.1. Cùng có thể chứng thực bản sao từ bản chính
Chứng thực bản sao từ bản chính là thủ tục khá phổ biến. Đây cũng là trường hợp dễ gây nhầm lẫn nhất.
Người có thẩm quyền sẽ đối chiếu bản sao với bản chính. Nếu phù hợp, bản sao được chứng thực theo quy định.
UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện thủ tục này. Công chứng viên cũng được pháp luật trao quyền tương ứng.
Nhờ đó, người dân có thêm lựa chọn khi cần chứng thực giấy tờ. Việc lựa chọn địa điểm có thể dựa trên nhu cầu thực tế.
2.2. Cùng có thể chứng thực chữ ký trong một số trường hợp
Chứng thực chữ ký là một thủ tục khác có sự giao thoa. Mục đích chính là xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với xác nhận toàn bộ nội dung văn bản. Đây là điểm người dân cần đặc biệt lưu ý.
UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký theo quy định. Công chứng viên cũng có quyền thực hiện việc này trong phạm vi pháp luật cho phép.
Do đó, người dân có thể lựa chọn nơi phù hợp. Tuy nhiên, cần xác định đúng loại giấy tờ trước khi thực hiện.
2.3. Kết quả chứng thực có thể được sử dụng trong nhiều thủ tục
Bản sao được chứng thực có thể được sử dụng trong nhiều hồ sơ. Ví dụ gồm hồ sơ hành chính và hồ sơ giao dịch.
Tương tự, giấy tờ có chữ ký được chứng thực cũng có thể phục vụ nhiều thủ tục. Việc sử dụng phải phù hợp với quy định liên quan.
Đây là lý do nhiều người cảm thấy thẩm quyền của hai bên giống nhau. Tuy nhiên, sự giống nhau chỉ tồn tại trong một số trường hợp.
Không thể dựa vào một thủ tục để kết luận hai chủ thể có cùng thẩm quyền. Mỗi bên vẫn có phạm vi hoạt động riêng.
>>> Xem thêm: Đừng để đến lúc ký hợp đồng mới loay hoay tìm hiểu thủ tục công chứng mua bán nhà đất
3. UBND phường, xã và Văn phòng công chứng khác nhau thế nào?
3.1. Văn phòng công chứng thực hiện hoạt động công chứng
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên là người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ công chứng.
Công chứng viên có thể công chứng nhiều loại hợp đồng. Một số giao dịch phổ biến liên quan đến nhà đất và thừa kế.
Công chứng viên cũng thực hiện các giao dịch khác theo quy định. Trước khi công chứng, hồ sơ sẽ được kiểm tra.
Nội dung giao dịch cũng được công chứng viên xem xét. Các bên sẽ được hướng dẫn nếu hồ sơ có vấn đề.
3.2. UBND phường, xã không phải tổ chức hành nghề công chứng
UBND phường, xã là cơ quan hành chính nhà nước. Cơ quan này thực hiện các nhiệm vụ được pháp luật giao.
Trong đó có một số hoạt động chứng thực. Phạm vi chứng thực được xác định theo quy định hiện hành.
Văn phòng công chứng có bản chất hoàn toàn khác. Đây là tổ chức hành nghề công chứng hoạt động theo Luật Công chứng.
Vì vậy, không thể xem UBND cấp xã và Văn phòng công chứng là hai nơi có chức năng giống hệt nhau.
3.3. Không phải hợp đồng nào cũng được chứng thực tại UBND
Một số hợp đồng, giao dịch phải tuân thủ yêu cầu về công chứng. Một số trường hợp khác có thể áp dụng hình thức chứng thực.
Có trường hợp pháp luật cho phép các bên lựa chọn. Khi đó, người dân có thể cân nhắc hình thức phù hợp.
Tuy nhiên, không nên tự xác định hình thức dựa trên kinh nghiệm cá nhân. Cần kiểm tra quy định áp dụng cho từng giao dịch.
Đặc biệt, giao dịch nhà đất thường có nhiều điều kiện pháp lý. Người dân nên kiểm tra hồ sơ trước khi ký.
3.4. Công chứng viên không có toàn bộ thẩm quyền của UBND
Việc công chứng viên được trao quyền chứng thực không có nghĩa là thẩm quyền được mở rộng không giới hạn.
Công chứng viên chỉ thực hiện những việc pháp luật cho phép. Những thủ tục thuộc thẩm quyền riêng của cơ quan nhà nước vẫn phải thực hiện đúng nơi quy định.
Do đó, người dân cần phân biệt từng loại thủ tục. Điều này giúp tránh việc lựa chọn sai cơ quan thực hiện.
3.5. Thẩm quyền được xác định theo từng loại giấy tờ
Mỗi loại giấy tờ có thể áp dụng quy định khác nhau. Vì vậy, không thể đưa ra một câu trả lời chung cho mọi trường hợp.
Người dân cần xác định mục đích của giấy tờ. Sau đó cần xác định hình thức pháp lý cần thực hiện.
Nếu chỉ cần chứng thực bản sao, có thể lựa chọn chủ thể có thẩm quyền. Nếu cần công chứng giao dịch, phải lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng phù hợp.
4. Nên chứng thực tại UBND phường, xã hay Văn phòng công chứng?
4.1. Khi nào nên chọn UBND phường, xã?
UBND phường, xã phù hợp với những thủ tục thuộc thẩm quyền chứng thực của cơ quan này.
Đây là lựa chọn quen thuộc với nhiều thủ tục hành chính. Người dân có thể đến UBND để thực hiện các việc được pháp luật giao.
Tuy nhiên, nên kiểm tra trước loại giấy tờ cần chứng thực. Điều này giúp tránh mất thời gian khi đến làm thủ tục.
4.2. Khi nào nên chọn Văn phòng công chứng?
Văn phòng công chứng phù hợp khi cần thực hiện giao dịch thuộc phạm vi công chứng.
Ví dụ có thể kể đến hợp đồng mua bán nhà đất. Hợp đồng chuyển nhượng hoặc tặng cho cũng thường cần được kiểm tra kỹ.
Ngoài hoạt động công chứng, công chứng viên còn có một số quyền chứng thực. Vì vậy, khách hàng có thể thực hiện một số thủ tục ngay tại Văn phòng công chứng.
Việc lựa chọn này đặc biệt thuận tiện với người cần xử lý nhiều nội dung. Khách hàng có thể được hướng dẫn hồ sơ trong cùng một lần làm việc.
4.3. Không nên chỉ dựa vào địa điểm của giấy tờ
Nhiều người nghĩ giấy tờ của địa phương nào thì phải chứng thực tại địa phương đó. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng.
Thẩm quyền được xác định theo từng loại thủ tục. Căn cứ pháp lý cụ thể sẽ quyết định nơi thực hiện.
Do đó, người dân không nên chỉ dựa vào địa chỉ trên giấy tờ. Cần xem xét quy định áp dụng cho thủ tục đang thực hiện.
4.4. Nên kiểm tra hồ sơ trước khi đi chứng thực
Kiểm tra hồ sơ trước giúp hạn chế việc phải đi lại nhiều lần. Đây là việc nên thực hiện trước khi đến cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
Người dân nên chuẩn bị bản chính và bản sao theo yêu cầu. Giấy tờ tùy thân cũng cần được kiểm tra trước.
Đối với giao dịch nhà đất, hồ sơ thường phức tạp hơn. Có thể cần thêm giấy tờ về hôn nhân hoặc quan hệ tài sản.
Nếu chưa chắc chắn, khách hàng nên hỏi trước nơi dự kiến thực hiện. Việc này giúp xác định đúng thành phần hồ sơ.
4.5. Cần hiểu đúng về thẩm quyền chứng thực của VPCC
UBND phường, xã và Văn phòng công chứng có một số điểm giao nhau. Tuy nhiên, hai bên không có thẩm quyền hoàn toàn giống nhau.
Công chứng viên có thêm quyền chứng thực theo Luật Công chứng năm 2024. Quyền này tập trung vào một số hoạt động cụ thể.
UBND cấp xã vẫn thực hiện các nhiệm vụ chứng thực theo pháp luật hiện hành. Phạm vi này cũng được xác định theo từng loại việc.
Vì vậy, khi cần công chứng hoặc chứng thực, người dân nên xác định đúng thủ tục. Đây là cách đơn giản để tránh nhầm lẫn về thẩm quyền.
>>> Xem thêm: Có những hồ sơ tưởng đơn giản nhưng lại cần tư vấn kỹ tại văn phòng công chứng
Kết luận
UBND phường, xã và Văn phòng công chứng có thể cùng thực hiện một số thủ tục chứng thực. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa thẩm quyền chứng thực VPCC hoàn toàn giống với UBND cấp xã.
Sự giao thoa chủ yếu nằm ở một số hoạt động. Ví dụ như chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký cá nhân.
Trong khi đó, Văn phòng công chứng còn thực hiện nhiều hoạt động công chứng khác. UBND phường, xã lại thực hiện các nhiệm vụ hành chính và chứng thực theo thẩm quyền.
Vì vậy, người dân nên xác định đúng loại giấy tờ trước khi thực hiện. Nếu cần tư vấn về công chứng hoặc chứng thực, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn về hồ sơ, thẩm quyền và thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Từ hợp đồng, bằng cấp đến giấy tờ cá nhân, mỗi loại tài liệu đều cần cách dịch thuật phù hợp
>>> Xem thêm: Muốn hồ sơ đi xa hơn? Có thể bạn cần bắt đầu bằng công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com