Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKhi chứng thực bản sao từ bản chính, nhiều người chưa biết cần chuẩn bị giấy tờ gì. Một câu hỏi thường gặp là có bắt buộc mang bản chính hay không.
Theo quy định, việc chứng thực bản sao được thực hiện dựa trên bản chính. Vì vậy, đối chiếu bản chính khi chứng thực là bước rất quan trọng. Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra bản sao với giấy tờ gốc.
Bản sao chỉ được chứng thực khi có đủ căn cứ đối chiếu. Do đó, người dân nên mang bản chính khi thực hiện thủ tục.
Vậy bản chính có bắt buộc trong mọi trường hợp không? Những giấy tờ nào cần chuẩn bị? Trường hợp nào có thể bị từ chối chứng thực? Nội dung dưới đây sẽ giải đáp cụ thể.
>>> Xem thêm: Tại sao cần cả hai bên khi chứng thực giấy ủy quyền?
1. Chứng thực bản sao từ bản chính có bắt buộc mang bản chính không?
1.1. Bản chính là căn cứ để chứng thực
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc xác nhận bản sao đúng với bản chính. Người thực hiện chứng thực phải dựa vào giấy tờ gốc để kiểm tra.
Vì vậy, bản chính có vai trò rất quan trọng. Đây là căn cứ để xác định nội dung của bản sao.
Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình bản chính. Bản sao sẽ được kiểm tra và đối chiếu với giấy tờ gốc.
Quy định này nhằm bảo đảm bản sao được chứng thực có nội dung chính xác. Đây cũng là cơ sở để người thực hiện chứng thực ghi lời chứng theo quy định.
1.2. Có thể tự chuẩn bị bản photocopy trước
Người dân có thể photocopy giấy tờ trước khi đi chứng thực. Bản photocopy này sẽ được kiểm tra cùng bản chính.
Bản sao cần có nội dung rõ ràng. Các thông tin trên bản sao phải thể hiện đầy đủ.
Nếu bản sao phù hợp với bản chính, thủ tục có thể được thực hiện. Người yêu cầu cũng có thể hỏi nơi chứng thực về việc sao chụp giấy tờ.
Như vậy, người dân không nhất thiết phải tự photocopy trước. Tuy nhiên, bản chính vẫn cần được mang theo để đối chiếu.
1.3. Chỉ mang bản sao có được chứng thực không?
Thông thường, chỉ mang bản photocopy là chưa đủ. Người thực hiện chứng thực cần có bản chính để kiểm tra.
Nếu không có bản chính, cơ quan có thẩm quyền không có căn cứ để xác nhận bản sao. Việc chứng thực vì vậy có thể không được thực hiện.
Người dân nên kiểm tra hồ sơ trước khi đi. Việc chuẩn bị bản chính giúp hạn chế phải đi lại nhiều lần.
2. Cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi chứng thực bản sao?
2.1. Chuẩn bị bản chính của giấy tờ
Bản chính là giấy tờ cần thiết khi chứng thực bản sao. Người yêu cầu cần mang đúng giấy tờ muốn chứng thực.
Giấy tờ có thể là bằng tốt nghiệp. Đó cũng có thể là giấy khai sinh hoặc giấy đăng ký kết hôn.
Một số trường hợp cần chứng thực giấy tờ về nhà đất. Người dân cũng cần mang bản chính của giấy tờ đó.
Trước khi đi, nên kiểm tra tình trạng của bản chính. Nội dung trên giấy cần rõ ràng và có thể đọc được.
2.2. Chuẩn bị bản photocopy
Người dân có thể chuẩn bị trước các bản photocopy cần chứng thực. Việc này giúp tiết kiệm thời gian khi làm thủ tục.
Bản sao nên được sao chụp đầy đủ. Không nên bỏ sót mặt sau hoặc trang có thông tin quan trọng.
Đối với giấy tờ nhiều trang, cần kiểm tra toàn bộ bản sao. Các trang nên được sắp xếp đúng thứ tự.
Nếu chưa có bản photocopy, người dân có thể hỏi nơi thực hiện chứng thực. Tùy điều kiện, việc sao chụp có thể được hỗ trợ.
2.3. Kiểm tra thông tin trên giấy tờ
Trước khi chứng thực, người dân nên kiểm tra lại thông tin. Các nội dung quan trọng cần được thể hiện rõ ràng.
Có thể kiểm tra họ tên, ngày tháng năm sinh và số giấy tờ. Với từng loại văn bản, cần chú ý thêm các thông tin đặc thù.
Nếu phát hiện sai sót, không nên tự ý sửa giấy tờ. Người dân nên liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn.
>>> Xem thêm: Có nên kiểm tra tình trạng pháp lý trước khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất? Câu trả lời rất đáng lưu ý
3. Những trường hợp nào có thể bị từ chối chứng thực?
3.1. Bản chính có dấu hiệu tẩy xóa hoặc sửa chữa
Giấy tờ dùng để chứng thực phải bảo đảm điều kiện theo quy định. Bản chính có dấu hiệu tẩy xóa có thể không được chấp nhận.
Việc sửa chữa nội dung cũng cần được xem xét. Đặc biệt, trường hợp sửa chữa làm thay đổi thông tin quan trọng cần được kiểm tra.
Người dân không nên tự sửa giấy tờ trước khi chứng thực. Việc này có thể khiến giấy tờ không đủ điều kiện sử dụng.
3.2. Bản chính bị hư hỏng nghiêm trọng
Bản chính bị rách hoặc hư hỏng cũng cần được kiểm tra. Nếu nội dung không còn rõ, việc đối chiếu sẽ gặp khó khăn.
Người thực hiện chứng thực phải xác định được nội dung trên bản chính. Đây là căn cứ để xác nhận bản sao.
Nếu không thể kiểm tra chính xác, hồ sơ có thể chưa đủ điều kiện. Người dân nên liên hệ cơ quan cấp giấy tờ để được hướng dẫn.
3.3. Giấy tờ thuộc trường hợp không được chứng thực
Pháp luật quy định một số trường hợp không được dùng giấy tờ để chứng thực. Vì vậy, mang bản chính chưa đồng nghĩa với việc chắc chắn được chứng thực.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra từng trường hợp. Nếu giấy tờ không đáp ứng điều kiện, việc chứng thực có thể bị từ chối.
Thông tư 01/2020/TT-BTP cũng quy định về việc xử lý giấy tờ đã chứng thực không đúng quy định. Những giấy tờ này có thể bị hủy bỏ giá trị pháp lý theo trình tự luật định.
Do đó, người dân nên sử dụng giấy tờ hợp pháp. Không nên sử dụng giấy tờ đã bị sửa chữa hoặc có dấu hiệu bất thường.
4. Lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính
4.1. Nên mang bản chính dù đã có bản photocopy
Bản photocopy không thể thay thế bản chính trong việc đối chiếu. Người dân nên mang giấy tờ gốc khi thực hiện thủ tục.
Đây là cách đơn giản để hạn chế việc hồ sơ bị thiếu. Người yêu cầu cũng có thể xử lý thủ tục ngay nếu giấy tờ hợp lệ.
4.2. Xác định đúng loại giấy tờ cần chứng thực
Trước khi đi, người dân nên xác định rõ nhu cầu. Mỗi loại giấy tờ có thể được sử dụng cho một mục đích khác nhau.
Không nên nhầm chứng thực bản sao với chứng thực chữ ký. Hai thủ tục này có nội dung và cách thực hiện khác nhau.
Chứng thực bản sao tập trung vào việc đối chiếu bản sao với bản chính. Chứng thực chữ ký lại nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Việc xác định đúng thủ tục giúp chuẩn bị hồ sơ chính xác hơn.
4.3. Chuẩn bị đủ số lượng bản sao
Người dân nên xác định số bản sao cần sử dụng. Việc này giúp tránh phải thực hiện lại thủ tục nhiều lần.
Nếu hồ sơ cần nộp tại nhiều nơi, có thể chuẩn bị số lượng phù hợp. Tuy nhiên, không nên sao chụp quá nhiều khi chưa có nhu cầu.
Việc chuẩn bị hợp lý giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, người dân cũng dễ quản lý hồ sơ hơn.
4.4. Nên hỏi trước nếu giấy tờ có vấn đề
Một số giấy tờ có thể phát sinh tình huống đặc biệt. Ví dụ, bản chính bị rách hoặc thông tin bị mờ.
Trong trường hợp này, người dân nên hỏi trước nơi thực hiện chứng thực. Việc kiểm tra trước giúp xác định hướng xử lý.
Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, người dân có thể chuẩn bị lại. Cách này giúp hạn chế việc đi lại nhiều lần.
4.5. Chọn nơi chứng thực phù hợp
Người dân có thể lựa chọn cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định.
Trước khi đến, nên kiểm tra thời gian làm việc. Người dân cũng có thể hỏi trước về thành phần hồ sơ.
Nếu cần chứng thực nhiều loại giấy tờ, nên thông báo trước. Nhân viên tiếp nhận có thể hướng dẫn hồ sơ phù hợp.
>>> Xem thêm: Nếu ưu tiên sự thuận tiện, hãy tham khảo thông tin trước khi lựa chọn văn phòng công chứng
Kết luận
Chứng thực bản sao từ bản chính cần có căn cứ để đối chiếu. Vì vậy, người yêu cầu nên mang bản chính cùng bản photocopy khi thực hiện thủ tục. Đối chiếu bản chính khi chứng thực giúp xác định bản sao có phù hợp với giấy tờ gốc hay không.
Người dân cũng nên kiểm tra giấy tờ trước khi đi. Bản chính cần rõ ràng và không có dấu hiệu bất thường. Hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình chứng thực thuận lợi hơn.
Nếu cần tư vấn về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn đang tìm nơi xử lý tài liệu bằng nhiều thứ tiếng? Dịch thuật đa ngôn ngữ có thể là lựa chọn phù hợp
>>> Xem thêm: Hồ sơ đang cần gấp? Hãy xem trước thời gian xử lý công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com