Khi công chứng được thực hiện ngoài văn phòng?

Công chứng ngoài văn phòng ngày càng được áp dụng trong nhiều hoàn cảnh đặc thù như người cao tuổi, người điều trị dài ngày hoặc không thể đi lại. Tuy nhiên, khi phát sinh tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý, câu hỏi thường được đặt ra là ai phải chịu trách nhiệm khi công chứng ngoài văn phòng. Không ít trường hợp các bên cho rằng rủi ro thuộc về người yêu cầu công chứng, trong khi cũng có ý kiến quy trách nhiệm hoàn toàn cho công chứng viên. Bài viết phân tích rõ trách nhiệm pháp lý của từng chủ thể khi công chứng được thực hiện ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

>>> Xem thêm: Bạn có biết văn phòng công chứng nào nhận công chứng tại nhà, tiện lợi cho người bận rộn?

1. Công chứng ngoài văn phòng – hoạt động hợp pháp nhưng tiềm ẩn rủi ro

công chứng được thực hiện ngoài văn phòng

Về mặt pháp lý, công chứng ngoài văn phòng là hình thức được pháp luật cho phép trong những trường hợp nhất định, không phải hoạt động “ngoài luật”.

Khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Việc công chứng được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng già yếu, không thể đi lại được hoặc vì lý do chính đáng khác”.

Tuy nhiên, khác với môi trường công chứng tại trụ sở, công chứng ngoài văn phòng diễn ra trong điều kiện ít kiểm soát hơn, làm gia tăng khả năng phát sinh sai sót. Do đó, vấn đề trách nhiệm khi công chứng ngoài văn phòng trở thành nội dung đặc biệt quan trọng khi xảy ra rủi ro.

2. Trách nhiệm của công chứng viên khi công chứng ngoài văn phòng

2.1. Công chứng viên là chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp

Pháp luật công chứng xác định rõ công chứng viên là người chịu trách nhiệm chính đối với tính hợp pháp của văn bản công chứng, không phân biệt công chứng tại trụ sở hay ngoài trụ sở.

Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Công chứng viên phải hành nghề độc lập, trung thực, tuân thủ pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng”.

Do đó, nếu rủi ro phát sinh từ việc:

Không kiểm tra đầy đủ hồ sơ;
Không trực tiếp chứng kiến việc ký;
Không đánh giá đúng năng lực hành vi dân sự;
Công chứng khi không đủ điều kiện luật định,

thì trách nhiệm khi công chứng ngoài văn phòng trước hết thuộc về công chứng viên.

2.2. Không được lấy lý do “ngoài trụ sở” để giảm nhẹ trách nhiệm

Trong thực tiễn tranh chấp, một số lập luận cho rằng do điều kiện công chứng ngoài văn phòng nên khó kiểm soát đầy đủ. Tuy nhiên, pháp luật không cho phép công chứng viên viện dẫn hoàn cảnh để né tránh trách nhiệm nghề nghiệp.

Điều 56 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Công chứng viên phải trực tiếp chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ của người yêu cầu công chứng”.

Quy định này áp dụng tuyệt đối, kể cả khi công chứng tại nhà hay tại bệnh viện.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có thể đại diện khách hàng nộp hồ sơ không?

3. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng

Bên cạnh trách nhiệm cá nhân của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng cũng là chủ thể gánh chịu rủi ro pháp lý nhất định.

Khoản 1 Điều 38 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra trong quá trình hành nghề”.

Theo đó, khi xảy ra rủi ro từ công chứng ngoài văn phòng:

Người bị thiệt hại có quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng bồi thường;
Sau đó, tổ chức hành nghề công chứng có quyền yêu cầu công chứng viên hoàn trả theo quy định nội bộ.

Điều này cho thấy trách nhiệm khi công chứng ngoài văn phòng không chỉ dừng ở cá nhân công chứng viên.

4. Trách nhiệm của người yêu cầu công chứng

công chứng được thực hiện ngoài văn phòng

4.1. Trách nhiệm cung cấp thông tin, giấy tờ trung thực

Người yêu cầu công chứng không phải là chủ thể “miễn trách nhiệm” khi xảy ra rủi ro.

Khoản 2 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Người yêu cầu công chứng phải cung cấp đầy đủ, trung thực giấy tờ liên quan đến nội dung công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các giấy tờ đó”.

Nếu rủi ro phát sinh do:

Cung cấp giấy tờ giả, không hợp lệ;
Che giấu thông tin tranh chấp;
Cố ý tạo dựng hoàn cảnh công chứng ngoài văn phòng,

thì người yêu cầu công chứng có thể phải chịu trách nhiệm dân sự hoặc trách nhiệm pháp lý khác.

Xem thêm: Chất thải rắn là gì? Quy định về xử lý chất thải rắn sinh hoạt

4.2. Không thể đổ toàn bộ rủi ro cho công chứng viên

Trong nhiều vụ tranh chấp, Tòa án xác định lỗi thuộc về cả hai phía: công chứng viên thiếu thận trọng và người yêu cầu công chứng không trung thực. Khi đó, trách nhiệm bồi thường có thể được phân chia tương ứng với mức độ lỗi của từng bên.

>>> Xem thêm: Ví dụ thực tế: chia tài sản qua Di chúc khi có nhiều con cái

5. Trách nhiệm của các bên tham gia giao dịch

Ngoài công chứng viên và người yêu cầu công chứng, các bên tham gia giao dịch cũng có thể phải chịu trách nhiệm nếu:

Có hành vi lừa dối, cưỡng ép;
Lợi dụng hoàn cảnh yếu thế của người ký;
Thỏa thuận giả tạo nhằm che giấu giao dịch khác.

Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:
“Giao dịch dân sự vô hiệu do bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép”.

Trong trường hợp này, rủi ro pháp lý không xuất phát từ hình thức công chứng ngoài văn phòng, mà từ hành vi vi phạm của các bên giao dịch.

6. Tòa án xác định trách nhiệm khi công chứng ngoài văn phòng như thế nào?

Trong thực tiễn xét xử, Tòa án thường xem xét tổng hợp các yếu tố:

Lý do công chứng ngoài văn phòng có chính đáng hay không;
Công chứng viên có tuân thủ đầy đủ trình tự, nghĩa vụ nghề nghiệp;
Người yêu cầu công chứng có trung thực, tự nguyện;
Có dấu hiệu lợi dụng hoàn cảnh hay không.

Chỉ khi xác định rõ nguồn gốc rủi ro, Tòa án mới quyết định ai phải chịu trách nhiệm khi công chứng ngoài văn phòng.

Kết luận

Công chứng ngoài văn phòng là hoạt động hợp pháp nhưng đi kèm nhiều rủi ro pháp lý. Trách nhiệm khi công chứng ngoài văn phòng không thuộc về một chủ thể duy nhất, mà được xác định dựa trên lỗi và vai trò của từng bên liên quan. Trong đó, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng giữ vai trò trung tâm về trách nhiệm nghề nghiệp; người yêu cầu công chứng và các bên giao dịch cũng phải chịu trách nhiệm tương ứng nếu có hành vi vi phạm. Việc nhận diện đúng trách nhiệm của từng chủ thể là cơ sở quan trọng để phòng ngừa tranh chấp và bảo đảm an toàn pháp lý cho công chứng ngoài trụ sở.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Không cấp dưỡng cho con sau ly hôn bị phạt thế nào?

>>> Quy trình tòa án giải quyết vụ án ly hôn chi tiết từng bước

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn công chứng hợp đồng mua bán chung cư mini

>>> Công chứng ngoài trụ sở tại nhà riêng – An toàn, tiện ích

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng hướng dẫn chi tiết & thủ tục

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.