Mất bản gốc hợp đồng thuê nhà công chứng

Trong các giao dịch dân sự như thuê nhà, đặc biệt khi hợp đồng đã được công chứng, bản gốc hợp đồng là căn cứ pháp lý có giá trị cao nhất để chứng minh quan hệ pháp lý giữa các bên. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp một hoặc cả hai bên làm mất bản gốc hợp đồng thuê nhà công chứng, dẫn đến nhiều rắc rối trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ hoặc khi phát sinh tranh chấp. Vậy trong trường hợp mất bản gốc, có thể xin cấp lại không? Giá trị pháp lý ra sao? Bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể cách xử lý để hạn chế rủi ro về mặt pháp lý.

>>> Xem thêm: Người thuê “lật kèo”? Hãy kiểm tra lại công chứng hợp đồng thuê nhà của bạn

Bản gốc hợp đồng thuê nhà công chứng được lưu giữ ở đâu?

Theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014, mỗi hợp đồng, giao dịch đã được công chứng sẽ có ít nhất hai bản gốc:

Một bản lưu tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng (lưu trong hồ sơ lưu trữ);
Các bản còn lại được giao cho các bên tham gia giao dịch (bên cho thuê, bên thuê…).

Như vậy, nếu một bên làm mất bản gốc, nhưng bản lưu tại văn phòng công chứng vẫn còn, thì hoàn toàn có thể xin cấp trích lục hoặc bản sao chứng thực từ bản lưu.

Mất bản gốc hợp đồng thuê nhà công chứng: Hệ quả pháp lý

Tùy thuộc vào bên làm mất và mục đích sử dụng bản gốc, việc mất bản gốc hợp đồng thuê nhà công chứng có thể dẫn đến những hệ quả sau:

Không thể thực hiện thủ tục hành chính liên quan: Ví dụ đăng ký tạm trú, mở công ty, kê khai thuế…
Gặp khó khăn khi có tranh chấp: Thiếu bản gốc có thể khiến một bên yếu thế hơn nếu bên kia từ chối nghĩa vụ.
Gây nghi ngờ về hiệu lực hợp đồng: Trong một số trường hợp, bên kia có thể lợi dụng việc mất hợp đồng để phủ nhận nghĩa vụ đã thỏa thuận.

Tuy nhiên, theo “Điều 3 Luật Công chứng 2014”, hợp đồng đã được công chứng hợp pháp thì có giá trị chứng cứ, do đó bản sao hoặc trích lục cũng có thể được dùng làm căn cứ nếu đầy đủ thủ tục.

>>> Xem thêm: So sánh tự làm với thuê dịch vụ sang tên sổ đỏ – Cái nào hiệu quả hơn?

Có thể xin cấp lại bản sao hoặc trích lục hợp đồng không?

Câu trả lời là có, nhưng cần phân biệt rõ giữa các hình thức:

1. Xin cấp bản sao hợp đồng công chứng

Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”:

“Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cấp bản sao hợp đồng, giao dịch đã được công chứng từ sổ công chứng lưu tại tổ chức mình cho người yêu cầu nếu người đó là một trong các bên của hợp đồng hoặc có quyền, lợi ích liên quan.”

Điều kiện:

Phải là người có tên trong hợp đồng hoặc có văn bản ủy quyền;
Có giấy tờ tùy thân hợp lệ;
Gửi yêu cầu tại chính văn phòng công chứng đã thực hiện hợp đồng.

Lệ phí: theo biểu phí của tổ chức công chứng, thường từ 20.000 – 50.000 đồng/trang (tùy số lượng).

2. Xin cấp trích lục hợp đồng công chứng

Trích lục là văn bản do công chứng viên lập lại theo nội dung của hợp đồng gốc, có giá trị xác nhận thông tin pháp lý, thường dùng khi cần chứng minh một phần nội dung (ví dụ: thời hạn thuê, giá thuê…).

Thủ tục, điều kiện tương tự như xin bản sao.

>>> Xem thêm: Mẹo chuẩn bị hồ sơ để không mất thời gian tại văn phòng công chứng

Trường hợp cả hai bên đều mất bản gốc thì sao?

Trong trường hợp tất cả các bên liên quan đều làm mất bản gốc, nhưng hồ sơ lưu tại tổ chức công chứng vẫn còn đầy đủ, thì:

Một trong các bên có thể đứng tên làm đơn đề nghị cấp bản sao;
Sau đó, bản sao này có thể được sử dụng như căn cứ pháp lý thay thế bản gốc, vì có xác nhận và đóng dấu của công chứng viên.

Xem thêm: Mức phí bảo hiểm ô tô bắt buộc là bao nhiêu tiền?

Trường hợp văn phòng công chứng không còn lưu trữ bản hợp đồng, việc phục hồi giá trị pháp lý sẽ rất khó. Lúc này, bên yêu cầu phải:

Thu thập chứng cứ khác (tin nhắn, biên nhận, email, nhân chứng…);
Làm đơn trình báo cơ quan chức năng (nếu có dấu hiệu tranh chấp);
Yêu cầu tòa án công nhận giao dịch dân sự thực tế.

Những lưu ý khi làm mất hợp đồng thuê nhà công chứng

Giữ lại bản scan, ảnh chụp hợp đồng để tiện tra cứu nhanh thông tin cơ bản.
Không dùng bản photo không chứng thực để làm căn cứ giao dịch quan trọng, vì không có giá trị pháp lý.
Khi nghi ngờ bị bên kia cố tình giấu bản gốc để trốn nghĩa vụ, cần gửi công văn đề nghị cấp bản sao, đồng thời ghi nhận sự từ chối hợp tác làm căn cứ xử lý tranh chấp sau này.
Nếu nghi ngờ mất hợp đồng do hành vi chiếm đoạt, lừa đảo, nên trình báo công an.

Tình huống thực tế: Mất bản gốc, bị từ chối trả tiền cọc

Chị A thuê nhà 2 năm, hợp đồng có công chứng, nhưng trong lúc chuyển trọ, chị làm mất bản gốc. Khi kết thúc hợp đồng, chủ nhà từ chối trả cọc với lý do “không có bằng chứng về điều khoản đặt cọc và thời hạn thuê”.

May mắn, chị A đã xin được bản sao hợp đồng từ văn phòng công chứng và nộp cho tòa án. Kết quả, tòa tuyên chủ nhà phải hoàn trả tiền cọc và bồi thường chi phí phát sinh.

Kết luận: Mất bản gốc hợp đồng thuê nhà công chứng không phải là mất quyền

Việc mất bản gốc hợp đồng thuê nhà công chứng tuy gây bất tiện, nhưng không đồng nghĩa với mất hiệu lực hợp đồng nếu các bên biết cách xử lý đúng. Việc sớm liên hệ với văn phòng công chứng để xin cấp lại bản sao, trích lục là bước đi cần thiết để bảo vệ quyền lợi của mình.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Định giá nhà đất khi công chứng góp vốn: tránh “hớ” ngay từ đầu

>>> Công chứng hợp đồng thuê căn hộ chung cư: Có những điều đặc biệt nào?

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.