Thời gian công chứng giấy tờ mất bao lâu? Yếu tố ảnh hưởng
Thời gian công chứng giấy tờ là một trong những mối quan tâm hàng đầu của người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch pháp lý. Nắm rõ quy định về thời gian xử lý và các yếu tố ảnh hưởng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc, tránh những chậm trễ không đáng có. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật về thời gian công chứng, những yếu tố có thể kéo dài hoặc rút ngắn quá trình này, kèm theo ví dụ minh họa thực tế.
>>> Xem thêm: Địa chỉvăn phòng công chứng nào đang được đánh giá cao nhất hiện nay?
1. Thời gian công chứng theo quy định pháp luật
Thời gian công chứng giấy tờ được quy định cụ thể tại Điều 43 Luật Công chứng 2014:
“1. Thời hạn công chứng được tính từ ngày công chứng viên tiếp nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch không tính vào thời hạn công chứng.
2. Thời hạn công chứng không quá 02 (hai) ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 (mười) ngày làm việc.”
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ trọn gói có gì đặc biệt khiến nhiều người lựa chọn đến vậy?
Như vậy, về nguyên tắc chung, hầu hết các giao dịch công chứng thông thường sẽ được xử lý trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ. Đối với những trường hợp phức tạp hơn, thời gian có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 10 ngày làm việc.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian công chứng
Mặc dù pháp luật có quy định khung về thời gian công chứng, trên thực tế, thời gian hoàn thành có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau:
2.1. Sự chuẩn bị hồ sơ của người yêu cầu công chứng ảnh hưởng đến thời gian công chứng
Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến thời gian công chứng.
Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Nếu bạn chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu (bản gốc, bản sao công chứng), đúng hình thức và hợp lệ, công chứng viên sẽ tiếp nhận và xử lý nhanh chóng.
Hồ sơ thiếu, sai sót: Ngược lại, nếu hồ sơ thiếu giấy tờ, thông tin sai lệch, hoặc cần bổ sung các giấy tờ liên quan (ví dụ: giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy ủy quyền), công chứng viên sẽ yêu cầu bổ sung. Việc này sẽ làm kéo dài đáng kể thời gian công chứng.
2.2. Tính chất và độ phức tạp của hợp đồng, giao dịch
Giao dịch đơn giản: Các hợp đồng, giao dịch đơn giản, phổ biến như hợp đồng mua bán, tặng cho nhà đất giữa các cá nhân, có hồ sơ rõ ràng thường được giải quyết nhanh chóng trong 02 ngày làm việc.
Giao dịch phức tạp:
Hợp đồng có yếu tố nước ngoài: Yêu cầu xác minh thêm thông tin, giấy tờ từ nước ngoài.
Tài sản chung của nhiều người, nhiều thế hệ: Đòi hỏi xác định rõ quyền và nghĩa vụ của từng đồng sở hữu, có thể cần xác minh quan hệ huyết thống, quyền thừa kế.
Giao dịch liên quan đến doanh nghiệp: Cần kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
Cần xác minh thực địa hoặc thông tin liên quan: Ví dụ, kiểm tra hiện trạng tài sản, xác minh thông tin quy hoạch tại cơ quan nhà nước. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng, nhưng thực tế lại kéo dài tổng thời gian bạn phải chờ đợi.
2.3. Năng lực và khối lượng công việc của tổ chức công chứng
Số lượng công chứng viên và nhân viên: Tổ chức công chứng có đội ngũ công chứng viên và nhân viên lớn, quy trình làm việc chuyên nghiệp sẽ xử lý nhanh hơn.
Khối lượng công việc tại thời điểm yêu cầu: Vào những thời điểm cao điểm (cuối năm, cuối quý), số lượng hồ sơ nhiều có thể khiến thời gian công chứng bị kéo dài hơn do quá tải.
Mức độ ứng dụng công nghệ: Các tổ chức công chứng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tra cứu thông tin có thể rút ngắn thời gian xử lý.
3. Các bước rút ngắn thời gian công chứng và ví dụ thực tế
Để rút ngắn thời gian công chứng giấy tờ, bạn có thể chủ động thực hiện các bước sau:
3.1. Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng từ trước
Tìm hiểu kỹ yêu cầu: Trước khi đến tổ chức công chứng, hãy tìm hiểu kỹ các loại giấy tờ cần thiết cho giao dịch của bạn. Bạn có thể gọi điện thoại đến văn phòng công chứng hoặc tra cứu thông tin trên website của họ.
Sao y công chứng đầy đủ: Chuẩn bị sẵn các bản sao công chứng của giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản để nộp cùng bản gốc.
Kiểm tra thông tin: Đảm bảo tất cả thông tin trên giấy tờ là chính xác, khớp với nhau (ví dụ: tên, ngày sinh trên CMND/CCCD và Sổ hộ khẩu).
Nêu rõ mục đích và yêu cầu: Khi đến yêu cầu công chứng, hãy trình bày rõ ràng mục đích của giao dịch và những yêu cầu đặc biệt (nếu có) để công chứng viên nắm bắt và tư vấn chính xác.
Trả lời trung thực các câu hỏi: Cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực theo yêu cầu của công chứng viên để tránh việc phải xác minh lại nhiều lần.
3.3. Thời gian công chứng: Lựa chọn thời điểm và tổ chức công chứng phù hợp
Tránh giờ cao điểm: Nếu có thể, hãy đến công chứng vào các giờ thấp điểm trong ngày hoặc đầu/giữa tuần để tránh tình trạng quá tải.
Tham khảo các tổ chức công chứng uy tín: Các tổ chức có quy trình làm việc chuyên nghiệp, được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ thường sẽ xử lý nhanh hơn.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết cách đặt lịch công chứng giấy tờ online chỉ trong 5 phút?
Ví dụ minh họa thực tế:
Chị An muốn công chứng hợp đồng mua bán căn nhà duy nhất của mình tại quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Tình huống 1: Chuẩn bị tốt
Chị An đã gọi điện hỏi trước về các giấy tờ cần thiết: Sổ đỏ bản gốc, CMND/CCCD, Sổ hộ khẩu, Giấy đăng ký kết hôn.
Chị đã sao y công chứng đầy đủ các bản sao theo yêu cầu.
Khi đến Văn phòng công chứng, hồ sơ của chị được tiếp nhận ngay. Do giao dịch đơn giản, công chứng viên kiểm tra hồ sơ, soạn thảo hợp đồng và trong vòng chưa đầy 1 ngày làm việc, chị An đã nhận được hợp đồng công chứng.
Tình huống 2: Chuẩn bị chưa tốt
Chị An đến công chứng mà không mang theo Giấy đăng ký kết hôn (tài sản là của vợ chồng).
Công chứng viên yêu cầu bổ sung. Chị phải về nhà tìm kiếm hoặc đến cơ quan hộ tịch để xin cấp lại bản sao.
Việc này làm thời gian công chứng kéo dài thêm 2-3 ngày làm việc chỉ để bổ sung giấy tờ. Nếu giấy tờ không khớp thông tin (ví dụ: sai tên trên Sổ đỏ so với CMND), thời gian công chứng còn có thể kéo dài hơn nữa để thực hiện các thủ tục đính chính.
>>> Xem thêm: Không chỉ là dịch vụ, công chứng tại nhà còn là sự quan tâm đến những người cần hỗ trợ.
4. Kết luận
Thời gian công chứng giấy tờ thông thường là 02 ngày làm việc và tối đa 10 ngày làm việc đối với các trường hợp phức tạp. Tuy nhiên, thời gian thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào sự chuẩn bị hồ sơ của bạn, tính chất của giao dịch và khối lượng công việc của tổ chức công chứng. Để đảm bảo mọi thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, hãy luôn chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, tìm hiểu trước thông tin và lựa chọn tổ chức công chứng phù hợp. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
