Sao y bản chính Thẻ tạm trú, Thẻ thường trú do Cục XNC cấp

Thẻ tạm trú và thẻ thường trú là những giấy tờ quan trọng đối với người nước ngoài sinh sống tại Việt Nam. Trong nhiều giao dịch, hồ sơ hành chính và thủ tục pháp lý, người nước ngoài thường phải cung cấp bản sao có chứng thực của những loại thẻ này. Vậy sao y thẻ tạm trú người nước ngoài được thực hiện ở đâu? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Có thể sao y thẻ thường trú do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp hay không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp cụ thể.

>>> Xem thêm: Sao y bản chính Hóa đơn thanh toán viện phí nhận từ bệnh viện

1. Hiểu đúng về Thẻ tạm trú, Thẻ thường trú và nhu cầu sao y

1.1. Thẻ tạm trú của người nước ngoài là gì?

Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card – TRC) là giấy tờ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền cấp cho người nước ngoài được phép cư trú có thời hạn tại Việt Nam.

Thẻ này có giá trị thay thị thực trong thời hạn sử dụng. Người sở hữu thẻ có thể xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam theo quy định pháp luật.

Thẻ tạm trú thường được cấp cho những nhóm đối tượng như:

• Người nước ngoài là thành viên cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự.
• Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc theo diện lao động.
• Nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
• Người nước ngoài có quan hệ gia đình thuộc diện được cấp thẻ.
• Một số đối tượng khác đáp ứng điều kiện luật định.

Trên thẻ thường thể hiện các thông tin cơ bản như:

• Họ và tên người được cấp thẻ.
• Ngày, tháng, năm sinh.
• Quốc tịch.
• Số thẻ tạm trú.
• Ký hiệu loại thẻ.
• Thời hạn sử dụng.
• Cơ quan cấp thẻ.

Đây là căn cứ quan trọng để xác định tình trạng cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

1.2. Thẻ thường trú của người nước ngoài là gì?

Thẻ thường trú (Permanent Residence Card – PRC) là giấy tờ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền cấp cho người nước ngoài được phép thường trú tại Việt Nam.

Khác với thẻ tạm trú, thẻ thường trú xác nhận quyền thường trú của người nước ngoài. Người sở hữu thẻ không phải thực hiện thủ tục gia hạn tạm trú định kỳ như người sử dụng TRC.

Tuy nhiên, người được cấp thẻ vẫn phải tuân thủ các quy định về cư trú và quản lý xuất nhập cảnh.

Một số thông tin thường có trên thẻ thường trú gồm:

• Họ và tên người sở hữu.
• Ngày sinh và quốc tịch.
• Số thẻ thường trú.
• Đặc điểm nhận dạng và ảnh.
• Địa chỉ thường trú tại Việt Nam.
• Cơ quan cấp thẻ.

Thẻ thường trú có ý nghĩa quan trọng trong việc chứng minh tình trạng cư trú hợp pháp. Giấy tờ này cũng có thể được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính và giao dịch dân sự.

1.3. Vì sao cần sao y Thẻ tạm trú, Thẻ thường trú?

Trong thực tế, người nước ngoài thường được yêu cầu cung cấp bản sao thẻ cư trú khi thực hiện các thủ tục tại Việt Nam.

Việc sao y giúp người sở hữu sử dụng bản sao thay cho việc xuất trình bản chính trong những trường hợp được chấp nhận.

Một số mục đích phổ biến gồm:

Thứ nhất, hoàn thiện hồ sơ lao động và nhân sự.

Doanh nghiệp có thể yêu cầu bản sao thẻ tạm trú hoặc thường trú. Đây là tài liệu phục vụ việc quản lý thông tin người lao động nước ngoài.

Thứ hai, thực hiện thủ tục ngân hàng.

Một số ngân hàng yêu cầu bản sao giấy tờ cư trú khi mở tài khoản hoặc cập nhật hồ sơ khách hàng.

Thứ ba, thực hiện giao dịch dân sự.

Bản sao có chứng thực có thể được sử dụng trong hồ sơ thuê nhà, mua bán tài sản hoặc giao dịch khác.

Thứ tư, hoàn thiện hồ sơ tại cơ quan, tổ chức.

Người nước ngoài có thể cần bản sao thẻ khi đăng ký dịch vụ, làm thủ tục hành chính hoặc giải quyết công việc cá nhân.

Thứ năm, phục vụ thủ tục liên quan đến gia đình.

Bản sao thẻ có thể được yêu cầu trong hồ sơ kết hôn, đăng ký khai sinh hoặc một số thủ tục liên quan.

Cần lưu ý, không phải cơ quan nào cũng chấp nhận bản sao chứng thực trong mọi trường hợp. Người yêu cầu nên kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi thực hiện.

2. Quy định và thẩm quyền sao y Thẻ tạm trú, Thẻ thường trú

2.1. Căn cứ pháp lý về chứng thực bản sao

Việc chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo quy định pháp luật về chứng thực.

Một số văn bản quan trọng cần lưu ý gồm:

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định về chứng thực.
• Nghị định 280/2025/NĐ-CP tiếp tục sửa đổi quy định về chứng thực, có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
• Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

Theo quy định, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan hoặc người có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính.

Đối với thẻ tạm trú và thẻ thường trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, người yêu cầu có thể thực hiện chứng thực bản sao nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện pháp luật.

2.2. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực bản sao?

Theo quy định hiện hành, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính được xác định theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi.

Người dân có thể lựa chọn cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thủ tục.

Các địa điểm cần tìm hiểu gồm:

• Ủy ban nhân dân cấp xã: Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định hiện hành.
• Tổ chức hành nghề công chứng: Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định pháp luật về chứng thực và công chứng.

Do đó, người nước ngoài có thể liên hệ tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn sao y thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú.

Việc tiếp nhận còn phụ thuộc vào tình trạng thực tế của bản chính. Cơ quan thực hiện sẽ kiểm tra giấy tờ trước khi chứng thực.

2.3. Thẻ do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp có được sao y không?

Đây là vấn đề được nhiều người quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ.

Thẻ tạm trú và thẻ thường trú do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh của Việt Nam cấp là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam phát hành.

Vì vậy, về nguyên tắc, các loại thẻ này có thể được sử dụng làm căn cứ chứng thực bản sao từ bản chính.

Tuy nhiên, người yêu cầu cần đáp ứng một số điều kiện:

• Xuất trình được bản chính của thẻ.
• Thẻ còn nguyên vẹn, không bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.
• Thông tin trên thẻ phải rõ ràng và có thể đối chiếu.
• Thẻ không thuộc trường hợp bị pháp luật loại trừ khỏi việc chứng thực bản sao.

Cơ quan thực hiện có quyền từ chối nếu phát hiện bản chính không đủ điều kiện chứng thực.

2.4. Sao y và công chứng bản sao có phải hai thủ tục khác nhau?

Trong giao tiếp hằng ngày, nhiều người thường sử dụng cụm từ sao y công chứng để chỉ việc chứng thực bản sao từ bản chính.

Tuy nhiên, cần phân biệt chính xác về mặt pháp lý.

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc xác nhận bản sao có nội dung đúng với bản chính.

Công chứng hợp đồng, giao dịch là hoạt động công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch theo quy định.

Đối với Thẻ tạm trú và Thẻ thường trú, thủ tục cần thực hiện thông thường là chứng thực bản sao từ bản chính.

Việc chứng thực không đồng nghĩa với xác nhận người sở hữu thẻ vẫn đang cư trú hợp pháp. Nó cũng không thay thế thủ tục xác minh tình trạng cư trú tại cơ quan xuất nhập cảnh.

>>> Xem thêm: Nắm chắc quy trình chứng thực, bạn sẽ không còn lúng túng trước những yêu cầu giấy tờ quen thuộc

3. Hồ sơ và trình tự sao y Thẻ tạm trú, Thẻ thường trú

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện thủ tục thuận lợi, người yêu cầu nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ.

Thông thường, hồ sơ gồm:

1. Bản chính Thẻ tạm trú hoặc Thẻ thường trú

Đây là giấy tờ bắt buộc để đối chiếu và xác định nội dung bản sao.

Người yêu cầu cần kiểm tra tình trạng thẻ trước khi đến thực hiện. Không nên sử dụng thẻ bị rách, mờ hoặc mất thông tin quan trọng.

2. Bản photocopy thẻ cần chứng thực

Nếu đã chuẩn bị bản photocopy, người yêu cầu có thể mang theo để đối chiếu.

Bản sao cần thể hiện đầy đủ các mặt có thông tin của thẻ. Hình ảnh và nội dung phải rõ ràng, không bị mất góc.

Trường hợp chưa có bản photocopy, người yêu cầu có thể hỏi đơn vị chứng thực về khả năng hỗ trợ sao chụp từ bản chính.

3. Hộ chiếu hoặc giấy tờ nhận dạng liên quan

Người yêu cầu nên mang theo hộ chiếu để thuận tiện đối chiếu thông tin khi cần thiết.

Đây là giấy tờ hỗ trợ xác minh, không mặc nhiên là thành phần bắt buộc trong mọi hồ sơ chứng thực bản sao thẻ.

4. Giấy tờ liên quan khác (nếu có)

Nếu thực hiện thủ tục thông qua người đại diện hoặc theo yêu cầu riêng của đơn vị tiếp nhận, người yêu cầu nên chuẩn bị thêm giấy tờ liên quan.

Việc chuẩn bị đầy đủ giúp hạn chế tình trạng phải đi lại nhiều lần.

3.2. Trình tự thực hiện thủ tục

Thủ tục chứng thực bản sao Thẻ tạm trú hoặc Thẻ thường trú thường không quá phức tạp.

Người yêu cầu có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ.

Người yêu cầu chuẩn bị bản chính thẻ và bản photocopy cần chứng thực.

Nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại đơn vị có thẩm quyền.

Người yêu cầu xuất trình bản chính và bản sao tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn xử lý.

Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu bản chính và bản sao.

Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của bản chính.

Sau đó, nội dung trên bản sao được đối chiếu với bản chính.

Nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện, thủ tục chứng thực sẽ được tiến hành.

Bước 4: Ghi lời chứng và hoàn tất chứng thực.

Người có thẩm quyền ghi lời chứng theo mẫu quy định.

Bản sao được ký, đóng dấu và ghi nhận vào sổ chứng thực theo quy định.

Bước 5: Nhận bản sao đã chứng thực.

Người yêu cầu kiểm tra lại số lượng bản sao và thông tin trên từng bản.

Nếu phát hiện sai sót, cần phản ánh ngay để được kiểm tra, xử lý.

3.3. Thời gian giải quyết và số lượng bản sao

Theo quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, thời hạn giải quyết thông thường là trong ngày tiếp nhận yêu cầu.

Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, việc chứng thực có thể được thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp yêu cầu nhiều bản sao hoặc hồ sơ phức tạp, thời gian xử lý có thể cần được trao đổi cụ thể.

Người yêu cầu nên xác định số lượng bản sao cần sử dụng trước khi thực hiện.

Việc chuẩn bị đủ số lượng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

3.4. Phí chứng thực bản sao được tính như thế nào?

Phí chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo quy định về phí chứng thực hiện hành.

Mức phí được tính theo số trang của bản sao và số lượng bản sao được chứng thực.

Người yêu cầu nên hỏi trước đơn vị tiếp nhận để biết mức thu cụ thể.

Ngoài phí chứng thực, có thể phát sinh chi phí photocopy nếu người yêu cầu chưa chuẩn bị bản sao.

Cần phân biệt phí chứng thực với phí dịch vụ hỗ trợ hồ sơ của từng đơn vị.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y Thẻ tạm trú, Thẻ thường trú

4.1. Kiểm tra tình trạng bản chính trước khi sao y

Bản chính là căn cứ để thực hiện chứng thực. Vì vậy, tình trạng thẻ có ý nghĩa rất quan trọng.

Người yêu cầu nên kiểm tra các yếu tố sau:

• Thẻ có bị rách, hỏng hoặc mất góc không?
• Ảnh và thông tin cá nhân có rõ ràng không?
• Số thẻ và thời hạn có đọc được không?
• Thẻ có dấu hiệu bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa không?
• Thẻ có bị cắt góc hoặc có dấu hiệu thu hồi không?

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ hoặc hư hỏng đến mức không xác định được nội dung sẽ không được dùng làm cơ sở chứng thực.

Do đó, không nên tự ý chỉnh sửa hoặc tác động lên thẻ trước khi thực hiện thủ tục.

4.2. Thẻ hết hạn có được chứng thực bản sao không?

Đây là câu hỏi thường gặp khi người nước ngoài cần hoàn thiện hồ sơ lưu trữ hoặc chứng minh thông tin cư trú trước đây.

Cần phân biệt hai vấn đề: chứng thực bản sao và giá trị sử dụng của thẻ.

Chứng thực bản sao nhằm xác nhận nội dung bản sao phù hợp với bản chính. Thủ tục này không xác nhận thẻ còn hiệu lực sử dụng.

Vì vậy, thẻ đã hết hạn không mặc nhiên đồng nghĩa với việc không thể chứng thực bản sao.

Tuy nhiên, việc tiếp nhận còn phụ thuộc vào tình trạng bản chính và quy định áp dụng. Người yêu cầu nên trao đổi trước với đơn vị chứng thực.

Đặc biệt, bản sao của thẻ hết hạn không thể thay thế giấy tờ cư trú còn giá trị.

4.3. Có cần sao y cả hai mặt của thẻ không?

Người yêu cầu nên sao chụp đầy đủ các mặt có thông tin của thẻ.

Điều này giúp bản sao thể hiện trọn vẹn nội dung trên bản chính. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ cũng dễ dàng kiểm tra thông tin hơn.

Nếu thẻ có thông tin ở cả hai mặt, không nên chỉ sao y một mặt.

Trường hợp đơn vị tiếp nhận hồ sơ có yêu cầu riêng, người yêu cầu nên thực hiện theo hướng dẫn đó.

4.4. Có thể sử dụng bản sao chứng thực thay bản chính trong mọi trường hợp không?

Không phải mọi thủ tục đều chấp nhận bản sao chứng thực thay bản chính.

Một số cơ quan, tổ chức có thể yêu cầu xuất trình bản chính để kiểm tra trực tiếp.

Một số giao dịch còn yêu cầu giấy tờ cư trú đang có hiệu lực. Khi đó, bản sao của thẻ đã hết hạn sẽ không đáp ứng yêu cầu.

Người nước ngoài nên kiểm tra yêu cầu hồ sơ của đơn vị tiếp nhận trước khi sao y.

4.5. Lựa chọn địa chỉ sao y uy tín, thuận tiện

Khi lựa chọn địa chỉ chứng thực, người yêu cầu nên quan tâm đến thẩm quyền và tính chính xác của thủ tục.

Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn hồ sơ phù hợp.

Người nước ngoài cũng nên ưu tiên địa chỉ có quy trình tiếp nhận rõ ràng. Điều này giúp hạn chế sai sót khi sử dụng bản sao trong các giao dịch.

Tại Hà Nội, người có nhu cầu có thể tham khảo dịch vụ tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ.

Văn phòng hỗ trợ các thủ tục công chứng, chứng thực giấy tờ và dịch thuật công chứng. Đội ngũ công chứng viên có kinh nghiệm sẽ hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Khách hàng nên liên hệ trước để xác nhận khả năng tiếp nhận từng loại thẻ và yêu cầu cụ thể.

>>> Xem thêm: Một lựa chọn phù hợp hôm nay có thể giúp bạn tránh nhiều bất tiện ngày mai; hãy lưu lại thông tin về dịch vụ công chứng

Kết luận

Thẻ tạm trú và thẻ thường trú là những giấy tờ quan trọng đối với người nước ngoài tại Việt Nam. Việc chứng thực bản sao giúp hoàn thiện hồ sơ và đáp ứng yêu cầu của nhiều cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, người yêu cầu cần phân biệt rõ giá trị chứng thực với hiệu lực sử dụng của thẻ.

Nếu đang cần sao y thẻ tạm trú người nước ngoài hoặc thẻ thường trú do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp, khách hàng nên lựa chọn đơn vị có thẩm quyền và chuẩn bị đầy đủ bản chính. Để được hướng dẫn cụ thể, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hỗ trợ thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực nhanh chóng, thuận tiện.

>>> Xem thêm: Thủ tục rõ ràng, hồ sơ chuẩn bị đầy đủ và lựa chọn đúng văn phòng công chứng sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều công sức

>>> Xem thêm: Đừng chờ đến khi phát sinh giao dịch mới quan tâm đến giấy chứng nhận đất đai; hãy chủ động tìm hiểu dịch vụ làm sổ đỏ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com