Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong quá trình sinh sống, làm việc và thực hiện các thủ tục hành chính tại Việt Nam, chuyên gia nước ngoài và Việt kiều thường phải cung cấp bản sao hộ chiếu. Đây là giấy tờ quan trọng để xác minh nhân thân, quốc tịch và thông tin cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách sao y hộ chiếu nước ngoài đúng quy định. Đặc biệt, một số trường hợp còn nhầm lẫn giữa chứng thực bản sao và công chứng bản dịch. Vậy sao y hộ chiếu người nước ngoài được thực hiện như thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị ra sao? Có phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật trước khi sao y không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng vấn đề.
>>> Xem thêm: Giấy chứng tử do bệnh viện cấp có sao y bản chính lấy ngay được không?
1. Vì sao cần sao y hộ chiếu nước ngoài khi thực hiện thủ tục tại Việt Nam?
1.1. Hộ chiếu nước ngoài có vai trò gì trong các giao dịch tại Việt Nam?
Hộ chiếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia cấp. Giấy tờ này xác nhận danh tính và quốc tịch của người sở hữu.
Đối với người nước ngoài, hộ chiếu còn là giấy tờ quan trọng trong quá trình nhập cảnh. Đây cũng là căn cứ xác định thông tin cá nhân khi thực hiện nhiều thủ tục tại Việt Nam.
Một số thông tin thường được sử dụng gồm:
- Họ và tên đầy đủ của người sở hữu hộ chiếu.
- Ngày, tháng, năm sinh và quốc tịch.
- Số hộ chiếu và ngày cấp.
- Ngày hết hạn của hộ chiếu.
- Ảnh nhận diện và thông tin cơ quan cấp.
- Chữ ký của người sở hữu, nếu hộ chiếu có thể hiện.
Bản sao hộ chiếu được chứng thực giúp cơ quan, doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ đối chiếu thông tin. Người sử dụng cũng không phải giao bản chính trong mọi giao dịch.
1.2. Những trường hợp chuyên gia nước ngoài cần sao y hộ chiếu
Chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam thường phải cung cấp giấy tờ nhân thân. Tùy từng thủ tục, bản sao hộ chiếu có thể được yêu cầu trong những trường hợp sau:
Thứ nhất, thực hiện thủ tục liên quan đến giấy phép lao động.
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài thường cần hồ sơ nhận diện chuyên gia. Bản sao hộ chiếu có thể là thành phần trong bộ hồ sơ.
Thứ hai, thực hiện thủ tục cư trú và lưu trú.
Người nước ngoài cần cung cấp thông tin hộ chiếu khi thực hiện các thủ tục liên quan. Bản sao có chứng thực có thể được yêu cầu tùy từng hồ sơ.
Thứ ba, ký kết hợp đồng lao động và hợp đồng dịch vụ.
Doanh nghiệp thường lưu thông tin nhân thân của chuyên gia. Bản sao hộ chiếu giúp hoàn thiện hồ sơ nhân sự và hợp đồng.
Thứ tư, thành lập doanh nghiệp và góp vốn đầu tư.
Nhà đầu tư nước ngoài có thể phải cung cấp giấy tờ xác minh danh tính. Hộ chiếu là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ.
Thứ năm, mở tài khoản ngân hàng và thực hiện giao dịch tài chính.
Ngân hàng có thể yêu cầu giấy tờ nhận diện khách hàng. Hình thức bản sao cần tuân theo yêu cầu của từng ngân hàng.
1.3. Nhu cầu sao y hộ chiếu của Việt kiều
Việt kiều là cách gọi phổ biến dành cho người Việt Nam sinh sống ở nước ngoài. Nhiều người trong nhóm này đã nhập quốc tịch nước ngoài và sử dụng hộ chiếu nước ngoài.
Khi về Việt Nam, họ có thể cần sao y hộ chiếu để thực hiện nhiều công việc:
- Mua bán, chuyển nhượng hoặc nhận tặng cho tài sản.
- Thực hiện thủ tục liên quan đến nhà đất.
- Mở tài khoản và giao dịch tại ngân hàng.
- Thành lập doanh nghiệp hoặc góp vốn đầu tư.
- Ký kết hợp đồng dân sự và thương mại.
- Thực hiện thủ tục thừa kế và phân chia di sản.
- Hoàn thiện hồ sơ tại cơ quan hành chính.
Một điểm cần lưu ý là Việt kiều có thể đồng thời mang quốc tịch Việt Nam và quốc tịch nước ngoài. Khi đó, việc sử dụng hộ chiếu nào phụ thuộc vào tư cách pháp lý và yêu cầu của từng thủ tục.
Không nên mặc định mọi Việt kiều đều phải sử dụng hộ chiếu nước ngoài. Người thực hiện cần xác định đúng giấy tờ phù hợp với hồ sơ đang giải quyết.
2. Điều kiện và giấy tờ cần chuẩn bị khi sao y hộ chiếu nước ngoài
Trước khi thực hiện chứng thực, người yêu cầu cần kiểm tra tình trạng hộ chiếu. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp hạn chế tình trạng phải đi lại nhiều lần.
2.1. Hộ chiếu nước ngoài bản chính
Đây là giấy tờ quan trọng nhất trong hồ sơ. Người yêu cầu cần xuất trình hộ chiếu bản chính để đối chiếu.
Hộ chiếu nên đáp ứng những điều kiện sau:
- Có thông tin rõ ràng và đầy đủ.
- Không bị rách, hư hỏng nghiêm trọng.
- Không bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.
- Các trang chứa thông tin còn nguyên vẹn.
- Có thể nhận diện rõ ảnh và thông tin cá nhân.
Đối với hộ chiếu điện tử, người yêu cầu vẫn cần xuất trình bản chính theo hình thức được cơ quan tiếp nhận chấp nhận.
Nếu hộ chiếu bị hư hỏng hoặc không thể xác định nội dung, cơ quan chứng thực có thể từ chối giải quyết.
2.2. Bản photocopy hộ chiếu cần chứng thực
Người yêu cầu có thể chủ động photocopy hộ chiếu trước khi đến làm thủ tục.
Bản sao cần bảo đảm các thông tin được thể hiện rõ ràng. Hình ảnh và ký tự không được mờ, nhòe hoặc mất nét.
Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 01/2020/TT-BTP, bản sao hộ chiếu cần thể hiện trang bìa và toàn bộ các trang có ghi thông tin.
Vì vậy, người yêu cầu không nên chỉ photocopy trang thông tin cá nhân. Các trang có dấu xuất nhập cảnh hoặc thông tin khác cũng cần được sao chụp khi thuộc phạm vi quy định.
Trường hợp chưa chuẩn bị bản photocopy, người yêu cầu có thể xuất trình bản chính. Cơ quan thực hiện chứng thực sẽ chụp từ bản chính nếu có phương tiện phù hợp.
2.3. Có cần hợp pháp hóa lãnh sự hộ chiếu nước ngoài không?
Đây là vấn đề được nhiều chuyên gia và Việt kiều quan tâm.
Thông thường, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp có thể phải hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, hộ chiếu thuộc nhóm giấy tờ được miễn yêu cầu này khi chứng thực bản sao.
Cụ thể, Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định:
Hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cho cá nhân không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.
Quy định này giúp người nước ngoài tiết kiệm thời gian và chi phí chuẩn bị hồ sơ.
Tuy nhiên, cần phân biệt hai trường hợp:
- Chứng thực bản sao hộ chiếu: Không phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định nêu trên.
- Sử dụng hộ chiếu trong thủ tục pháp lý khác: Có thể phát sinh yêu cầu riêng tùy thủ tục và cơ quan tiếp nhận.
Việc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi sao y không đồng nghĩa hộ chiếu được miễn mọi yêu cầu xác minh trong các giao dịch khác.
2.4. Có cần dịch thuật hộ chiếu trước khi sao y không?
Không phải trường hợp nào cũng cần dịch hộ chiếu trước khi chứng thực bản sao.
Nếu chỉ yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu có thể thực hiện trực tiếp bằng hộ chiếu gốc.
Tuy nhiên, một số cơ quan và doanh nghiệp yêu cầu bản dịch tiếng Việt. Khi đó, người sử dụng cần thực hiện thêm thủ tục dịch thuật phù hợp.
Cần phân biệt rõ:
- Chứng thực bản sao: Xác nhận bản sao đúng với nội dung bản chính.
- Dịch thuật: Chuyển nội dung hộ chiếu từ ngôn ngữ nước ngoài sang tiếng Việt.
- Chứng thực chữ ký người dịch: Xác nhận chữ ký của người dịch theo quy định.
Nếu hồ sơ yêu cầu cả bản sao và bản dịch, người yêu cầu nên xác định rõ yêu cầu tiếp nhận. Điều này giúp lựa chọn đúng dịch vụ và tránh phát sinh thủ tục không cần thiết.
>>> Xem thêm: Một câu hỏi nhỏ nhưng rất thiết thực: bản photocopy của bạn đã cần chứng thực hay chưa?
3. Quy trình và thủ tục sao y hộ chiếu người nước ngoài
Thủ tục chứng thực bản sao hộ chiếu nhìn chung khá đơn giản. Người yêu cầu cần xuất trình bản chính và thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
3.1. Bước 1: Kiểm tra hộ chiếu và xác định số lượng bản sao
Trước tiên, cần kiểm tra tình trạng hộ chiếu. Các thông tin cá nhân phải rõ ràng và không có dấu hiệu chỉnh sửa bất thường.
Người yêu cầu nên xác định số lượng bản sao cần sử dụng. Mỗi mục đích có thể yêu cầu số lượng khác nhau.
Ví dụ:
- Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.
- Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng.
- Hồ sơ đầu tư và thành lập doanh nghiệp.
- Hồ sơ mua bán hoặc chuyển nhượng tài sản.
- Hồ sơ phục vụ thủ tục hành chính.
Việc xác định trước số lượng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
3.2. Bước 2: Lựa chọn cơ quan thực hiện chứng thực
Theo quy định hiện hành, người yêu cầu có thể lựa chọn địa điểm phù hợp.
Các chủ thể có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính gồm:
- Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được ủy quyền, phân công theo quy định.
- Công chứng viên tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài.
Từ ngày 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực. Văn bản này sửa đổi, bổ sung nhiều quy định về thẩm quyền chứng thực.
Đặc biệt, công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp.
Vì vậy, người nước ngoài có thể lựa chọn Văn phòng công chứng để thực hiện thủ tục thuận tiện.
3.3. Bước 3: Xuất trình hộ chiếu bản chính và yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu mang hộ chiếu bản chính đến địa điểm thực hiện thủ tục.
Cán bộ hoặc công chứng viên sẽ tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ. Nội dung bản sao được đối chiếu với bản chính.
Một số nội dung cần kiểm tra gồm:
- Họ tên và thông tin cá nhân.
- Số hộ chiếu và ngày cấp.
- Cơ quan cấp hộ chiếu.
- Ảnh nhận diện người sở hữu.
- Các trang có thông tin cần sao chụp.
Nếu bản sao đã chuẩn bị đầy đủ, cơ quan thực hiện sẽ tiến hành đối chiếu. Nếu chưa có bản sao, người yêu cầu có thể đề nghị chụp từ bản chính.
3.4. Bước 4: Ký chứng thực và nhận kết quả
Sau khi kiểm tra, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định.
Bản sao được chứng thực phải có lời chứng, chữ ký và dấu của chủ thể có thẩm quyền.
Người yêu cầu kiểm tra lại kết quả trước khi nhận. Cần chú ý số lượng bản sao và chất lượng hình ảnh.
Nếu phát hiện sai sót, nên đề nghị kiểm tra ngay tại thời điểm nhận kết quả.
3.5. Thời gian giải quyết thủ tục
Theo thủ tục hành chính được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thời gian giải quyết thông thường được thực hiện ngay trong ngày.
Trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
Một số trường hợp cần thêm thời gian xử lý, chẳng hạn:
- Hộ chiếu có nhiều trang thông tin.
- Người yêu cầu cần số lượng bản sao lớn.
- Có nhiều loại giấy tờ cần chứng thực cùng lúc.
- Nội dung giấy tờ phức tạp, khó kiểm tra.
Thời gian có thể kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp cần kéo dài hơn, các bên có thể thỏa thuận bằng văn bản theo quy định.
3.6. Chi phí chứng thực bản sao hộ chiếu nước ngoài
Chi phí chứng thực được tính theo số trang của bản chính.
Theo mức phí áp dụng tại Phòng Tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng:
- Trang thứ nhất: 2.000 đồng/trang.
- Từ trang thứ ba trở đi: 1.000 đồng/trang.
- Mức thu tối đa: 200.000 đồng/bản.
Trang dùng để tính phí được xác định theo trang của bản chính.
Đây là mức phí chứng thực theo quy định, không bao gồm chi phí dịch thuật hoặc dịch vụ hỗ trợ khác nếu có.
Người yêu cầu nên xác định trước số lượng trang và số bản cần chứng thực. Điều này giúp dự trù chi phí chính xác hơn.
4. Những lưu ý quan trọng khi sao y hộ chiếu nước ngoài của chuyên gia, Việt kiều
Dù thủ tục không quá phức tạp, người yêu cầu vẫn cần chú ý một số vấn đề. Những lưu ý dưới đây giúp hạn chế rủi ro khi sử dụng bản sao.
4.1. Không chỉ sao chụp trang thông tin cá nhân
Nhiều người cho rằng chỉ cần sao chụp trang có ảnh và thông tin cá nhân. Tuy nhiên, cách làm này có thể khiến bản sao không đáp ứng yêu cầu.
Theo Điều 10 Thông tư 01/2020/TT-BTP, bản sao hộ chiếu cần có trang bìa và toàn bộ các trang có ghi thông tin.
Vì vậy, cần kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ. Không nên tự ý bỏ các trang có thông tin liên quan.
4.2. Kiểm tra thời hạn sử dụng của hộ chiếu
Hộ chiếu hết hạn có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng trong nhiều thủ tục.
Người yêu cầu nên kiểm tra ngày hết hạn trước khi thực hiện chứng thực. Nếu hộ chiếu đã hết hạn, cần hỏi cơ quan tiếp nhận về khả năng sử dụng.
Cần lưu ý rằng chứng thực bản sao không đồng nghĩa xác nhận hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
4.3. Phân biệt chứng thực bản sao và chứng thực bản dịch
Đây là hai thủ tục có mục đích hoàn toàn khác nhau.
Chứng thực bản sao nhằm xác nhận bản sao phù hợp với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký người dịch liên quan đến chữ ký trên bản dịch.
Một số hồ sơ chuyên gia nước ngoài yêu cầu đồng thời cả hai loại giấy tờ. Người yêu cầu cần kiểm tra kỹ danh mục hồ sơ.
4.4. Xác định đúng loại hộ chiếu đối với Việt kiều
Việt kiều có thể sở hữu hộ chiếu nước ngoài hoặc đồng thời có quốc tịch Việt Nam.
Trong một số trường hợp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu giấy tờ khác để xác minh tư cách pháp lý. Do đó, người yêu cầu cần xác định rõ mục đích sử dụng.
Đặc biệt, hồ sơ liên quan đến thừa kế, nhà đất và đầu tư cần được kiểm tra cẩn thận. Không nên chỉ căn cứ vào hộ chiếu để kết luận về quốc tịch hoặc quyền sở hữu tài sản.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Mỗi thủ tục hành chính hoặc giao dịch có thể có yêu cầu riêng. Một số đơn vị chấp nhận bản sao chứng thực bằng tiếng nước ngoài.
Một số đơn vị lại yêu cầu bản dịch tiếng Việt kèm theo. Vì vậy, người yêu cầu nên xác nhận trước các nội dung sau:
- Có bắt buộc bản sao chứng thực hay không?
- Có cần dịch hộ chiếu sang tiếng Việt không?
- Có yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch không?
- Cần bao nhiêu bản sao?
- Bản sao có phải còn trong thời hạn nhất định không?
Việc xác nhận trước giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại. Đồng thời, người yêu cầu cũng tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
4.6. Lựa chọn đơn vị chứng thực uy tín
Đơn vị thực hiện chứng thực cần có thẩm quyền theo quy định pháp luật. Người yêu cầu nên lựa chọn địa chỉ thuận tiện và có khả năng hỗ trợ hồ sơ phù hợp.
Đối với chuyên gia nước ngoài và Việt kiều, việc lựa chọn đơn vị am hiểu giấy tờ quốc tế rất quan trọng.
Đơn vị có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ kiểm tra thông tin hộ chiếu. Đồng thời, họ có thể tư vấn về nhu cầu dịch thuật và chứng thực liên quan.
Điều này đặc biệt hữu ích khi người yêu cầu cần hoàn thiện nhiều loại giấy tờ. Hồ sơ được chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian.
>>> Xem thêm: Khi thời gian trở nên quý giá, những tiện ích như dịch vụ công chứng tận nơi càng phát huy giá trị
Kết luận
Việc sao y hộ chiếu là thủ tục cần thiết đối với nhiều chuyên gia nước ngoài và Việt kiều. Người yêu cầu cần chuẩn bị hộ chiếu bản chính và xác định đúng mục đích sử dụng. Đặc biệt, hộ chiếu nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định hiện hành.
Nếu đang cần sao y hộ chiếu người nước ngoài, dịch thuật hoặc hoàn thiện hồ sơ pháp lý, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hỗ trợ thực hiện thủ tục theo đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Bạn đang cần hỗ trợ công chứng ngoài giờ? Một văn phòng công chứng có lịch phục vụ linh hoạt sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc
>>> Xem thêm: Tặng cho quyền sử dụng đất giữa cha mẹ và con cần chú ý cả hợp đồng lẫn đăng ký biến động; hãy tìm hiểu dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com