Hợp đồng ủy quyền thay mặt ký nhận di chúc thừa kế nhà đất đã lập

Di chúc là căn cứ quan trọng để xác định ý chí của người để lại tài sản. Với di sản là nhà đất, việc bảo quản và giao nhận di chúc càng cần được chú trọng. Tuy nhiên, người có quyền nhận di chúc đôi khi không thể trực tiếp đến làm thủ tục. Họ có thể cân nhắc lập hợp đồng ủy quyền nhận di chúc để người khác thay mặt thực hiện công việc này. Vậy việc ủy quyền có được pháp luật công nhận không? Người được ủy quyền cần chuẩn bị giấy tờ gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề đó.

>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán nhà đất có bên tham gia là người chưa thành niên

1. Quy định pháp luật về ủy quyền nhận di chúc đã lập

1.1. Di chúc thừa kế nhà đất là gì?

Di chúc là sự thể hiện ý chí của cá nhân. Người lập di chúc dùng văn bản này để định đoạt tài sản của mình sau khi chết.

Tài sản được định đoạt có thể là nhà ở, quyền sử dụng đất hoặc tài sản khác. Người lập di chúc có quyền chỉ định người thừa kế. Họ cũng có thể phân định phần di sản cho từng người.

Theo Điều 643 Bộ luật Dân sự 2015, di chúc có hiệu lực từ thời điểm mở thừa kế. Thời điểm này được xác định là khi người có tài sản chết.

Di chúc có thể được lập dưới nhiều hình thức. Trong đó, di chúc bằng văn bản có thể được công chứng hoặc chứng thực. Người lập di chúc cũng có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng lưu giữ bản di chúc.

1.2. Có được ủy quyền cho người khác ký nhận di chúc không?

Cần phân biệt việc nhận một bản di chúc với việc lập di chúc. Đây là hai công việc có bản chất pháp lý khác nhau.

Điều 58 Luật Công chứng 2024 quy định người lập di chúc không được ủy quyền cho người khác. Họ phải tự mình ký hoặc ký và điểm chỉ vào bản di chúc được công chứng.

Quy định này nhằm bảo đảm di chúc thể hiện đúng ý chí của người lập. Vì vậy, không thể dùng hợp đồng ủy quyền để người khác thay mình lập hoặc ký di chúc.

Tuy nhiên, việc nhận một bản di chúc đã được lập lại là vấn đề khác. Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có thể thỏa thuận ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền.

Do đó, việc ủy quyền nhận giấy tờ có thể được xem xét nếu phù hợp với tính chất công việc và quy trình của nơi đang lưu giữ di chúc. Nội dung ủy quyền cần xác định rõ người được nhận, loại giấy tờ và phạm vi ký nhận.

Đối với di chúc đang được tổ chức hành nghề công chứng lưu giữ, cần liên hệ trước để xác định thủ tục giao nhận. Không nên mặc nhiên cho rằng giấy ủy quyền thông thường luôn đủ điều kiện.

1.3. Phân biệt ủy quyền nhận di chúc và ủy quyền nhận di sản

Hai hoạt động này thường bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, chúng có mục đích và hậu quả pháp lý khác nhau.

• Ủy quyền nhận di chúc: Người được ủy quyền thay mặt thực hiện việc nhận bản di chúc hoặc giấy tờ liên quan. Việc này không tự động xác lập quyền sở hữu nhà đất.
• Ủy quyền nhận di sản: Người được ủy quyền thay mặt thực hiện công việc liên quan đến việc nhận di sản. Phạm vi có thể bao gồm thủ tục khai nhận, phân chia hoặc đăng ký quyền đối với tài sản.
• Ủy quyền quản lý di sản: Người được ủy quyền thực hiện công việc quản lý tài sản theo phạm vi đã thỏa thuận. Việc quản lý không đồng nghĩa với quyền định đoạt tài sản.

Nếu mục đích chỉ là nhận bản di chúc, văn bản ủy quyền không nên ghi quá rộng. Việc này giúp hạn chế tranh chấp và tránh phát sinh cách hiểu khác nhau.

2. Nội dung cần có trong hợp đồng ủy quyền nhận di chúc

2.1. Thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền

Văn bản cần ghi đầy đủ thông tin của hai bên. Những thông tin cơ bản gồm:

• Họ và tên của bên ủy quyền.
• Ngày, tháng, năm sinh.
• Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu.
• Địa chỉ cư trú.
• Thông tin liên hệ.
• Họ và tên, giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

Thông tin phải thống nhất với giấy tờ tùy thân. Nếu một bên đang ở nước ngoài, cần kiểm tra giấy tờ và hình thức ủy quyền phù hợp.

2.2. Xác định rõ di chúc và tài sản được đề cập

Văn bản nên mô tả cụ thể bản di chúc cần nhận. Các thông tin có thể bao gồm:

• Họ tên người lập di chúc.
• Ngày lập di chúc.
• Tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hoặc lưu giữ.
• Số công chứng, nếu có.
• Thông tin giấy nhận lưu giữ di chúc, nếu có.
• Thông tin nhà đất được đề cập trong di chúc.

Đối với nhà đất, có thể ghi số thửa, tờ bản đồ và địa chỉ thửa đất. Các thông tin này giúp nhận diện đúng tài liệu.

Tuy nhiên, cần lưu ý một vấn đề quan trọng. Việc ghi thông tin nhà đất không làm phát sinh quyền sử dụng đất cho người được ủy quyền.

2.3. Phạm vi công việc được ủy quyền

Đây là nội dung cần được thể hiện rõ ràng. Các bên nên liệt kê từng công việc cụ thể.

Phạm vi ủy quyền có thể gồm:

• Liên hệ tổ chức đang lưu giữ di chúc.
• Nộp hồ sơ theo yêu cầu hợp lệ.
• Xuất trình giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền.
• Nhận bản di chúc hoặc tài liệu được phép giao.
• Ký biên bản giao nhận hoặc giấy xác nhận đã nhận.
• Thanh toán khoản phí hợp pháp, nếu có thỏa thuận.
• Bàn giao lại giấy tờ cho bên ủy quyền.

Các bên cần giới hạn quyền của người được ủy quyền. Nếu chỉ được nhận giấy tờ, người này không được tự ý sửa đổi hoặc hủy bỏ di chúc.

Người được ủy quyền cũng không đương nhiên có quyền phân chia, chuyển nhượng hoặc tặng cho nhà đất. Những giao dịch này cần có căn cứ và phạm vi đại diện riêng.

2.4. Thời hạn, thù lao và trách nhiệm của các bên

Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận. Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định khác, thời hạn là một năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Các bên nên ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Có thể quy định việc ủy quyền chấm dứt khi người được ủy quyền hoàn thành việc nhận và bàn giao di chúc.

Về thù lao, bên ủy quyền chỉ phải trả nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định. Nếu có chi phí đi lại, sao chụp hoặc chuyển phát, các bên nên xác định cách thanh toán.

Người được ủy quyền phải thực hiện đúng phạm vi công việc. Họ cần thông báo kết quả và giao lại giấy tờ theo thỏa thuận.

Bên ủy quyền có trách nhiệm cung cấp thông tin cần thiết. Họ cũng cần thanh toán chi phí hợp lý đã thỏa thuận.

>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ chỉn chu luôn bắt đầu từ việc hiểu rõ yêu cầu chứng thực

3. Thủ tục lập và thực hiện ủy quyền nhận di chúc

3.1. Chuẩn bị hồ sơ ủy quyền

Trước khi lập văn bản, các bên nên chuẩn bị giấy tờ liên quan. Hồ sơ có thể gồm:

• Dự thảo hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền.
• Thẻ Căn cước hoặc hộ chiếu của bên ủy quyền.
• Thẻ Căn cước hoặc hộ chiếu của bên được ủy quyền.
• Thông tin về bản di chúc cần nhận.
• Giấy nhận lưu giữ di chúc, nếu có.
• Giấy tờ khác theo yêu cầu của tổ chức tiếp nhận.

Tùy trường hợp, công chứng viên có thể yêu cầu bổ sung tài liệu. Các bên nên liên hệ trước để tránh phải đi lại nhiều lần.

3.2. Lập và công chứng văn bản ủy quyền

Các bên có thể lựa chọn hình thức văn bản phù hợp với quy định pháp luật. Nếu thực hiện công chứng, cần nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng.

Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ. Đồng thời, họ xác định năng lực hành vi và sự tự nguyện của các bên.

Nội dung ủy quyền cần rõ ràng, không trái pháp luật. Công chứng viên sẽ giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý liên quan.

Nếu hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, có thể xem xét thủ tục theo Điều 57 Luật Công chứng 2024. Việc thực hiện cần đáp ứng đúng điều kiện và trình tự luật định.

Sau khi hoàn tất thủ tục, các bên nhận văn bản công chứng. Người được ủy quyền sử dụng văn bản này để thực hiện công việc đã thỏa thuận.

3.3. Thực hiện việc nhận và ký biên bản giao nhận

Người được ủy quyền cần liên hệ nơi đang lưu giữ hoặc quản lý bản di chúc. Họ nên hỏi trước về hồ sơ và điều kiện giao nhận.

Khi đến làm thủ tục, người được ủy quyền xuất trình giấy tờ tùy thân. Họ cũng cần xuất trình văn bản ủy quyền hợp lệ.

Nếu được chấp nhận, người này thực hiện việc nhận tài liệu trong phạm vi được giao. Khi ký biên bản, cần kiểm tra kỹ nội dung và tình trạng giấy tờ.

Đặc biệt, cần phân biệt hai tình huống sau:

Trường hợp nhận bản di chúc do người lập di chúc yêu cầu giao: Việc giao nhận thực hiện theo quy trình của nơi đang lưu giữ. Người được ủy quyền cần có văn bản phù hợp với yêu cầu của đơn vị đó.

Trường hợp người lập di chúc đã chết và bản di chúc được gửi giữ: Điều 641 Bộ luật Dân sự 2015 quy định người giữ di chúc phải giao lại cho người thừa kế hoặc người có thẩm quyền công bố di chúc. Việc giao lại phải lập thành văn bản. Văn bản có chữ ký của người giao, người nhận và có ít nhất hai người làm chứng.

Vì vậy, không nên chỉ căn cứ vào hợp đồng ủy quyền để bỏ qua yêu cầu về người nhận và người làm chứng. Cần xác định đúng tư cách của người nhận theo quy định.

3.4. Bàn giao và bảo quản di chúc sau khi nhận

Sau khi nhận di chúc, người được ủy quyền cần bàn giao lại cho bên ủy quyền hoặc người có quyền nhận theo thỏa thuận. Việc bàn giao nên có giấy xác nhận.

Các bên cần bảo quản bản di chúc cẩn thận. Không tự ý tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm thay đổi nội dung.

Nếu phát hiện tài liệu bị thiếu, rách hoặc hư hỏng, cần thông báo ngay cho người có liên quan. Việc lưu giữ và sử dụng di chúc phải bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu.

4. Những lưu ý quan trọng khi ủy quyền ký nhận di chúc nhà đất

4.1. Không được ủy quyền người khác lập hoặc ký thay di chúc

Đây là nguyên tắc cần đặc biệt lưu ý. Người lập di chúc phải tự mình thể hiện ý chí theo quy định.

Điều 58 Luật Công chứng 2024 không cho phép người lập di chúc ủy quyền cho người khác. Người được ủy quyền không thể thay mặt quyết định nội dung hoặc ký thay người lập di chúc.

Việc ký nhận một bản di chúc đã lập là công việc khác. Hai hoạt động này không được đánh đồng.

4.2. Không nhầm việc nhận di chúc với quyền hưởng thừa kế

Người được ủy quyền nhận di chúc không đương nhiên trở thành người thừa kế. Họ chỉ thực hiện công việc trong phạm vi đại diện.

Quyền hưởng di sản được xác định theo di chúc hợp pháp và quy định về thừa kế. Việc nhận giữ bản di chúc không làm thay đổi người được chỉ định hưởng tài sản.

Nếu người được ủy quyền đồng thời là người thừa kế, hai tư cách này vẫn cần được phân biệt. Họ phải thực hiện từng thủ tục theo đúng căn cứ pháp lý.

4.3. Chú ý quy định về người giữ và công bố di chúc

Điều 641 Bộ luật Dân sự 2015 quy định nghĩa vụ của người giữ di chúc. Người giữ phải bảo mật nội dung và bảo quản bản di chúc.

Khi người lập di chúc chết, người giữ phải giao lại di chúc cho người thừa kế hoặc người có thẩm quyền công bố. Việc giao nhận phải lập thành văn bản và có ít nhất hai người làm chứng.

Ngoài ra, Điều 61 Luật Công chứng 2024 quy định việc gửi giữ di chúc tại tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên thực hiện niêm phong và cấp giấy nhận lưu giữ cho người lập di chúc.

Đối với di chúc được lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng, việc công bố được thực hiện theo quy định của Chính phủ. Vì vậy, người có nhu cầu nhận di chúc nên xác định đúng quy trình áp dụng.

4.4. Kiểm tra kỹ nội dung ủy quyền và giấy tờ nhà đất

Văn bản ủy quyền cần tránh cách diễn đạt chung chung. Các bên nên ghi rõ loại di chúc, nơi nhận và công việc được thực hiện.

Thông tin về nhà đất cần chính xác. Nếu di chúc đề cập nhiều bất động sản, nên liệt kê từng tài sản.

Người được ủy quyền không nên tự ý sử dụng bản di chúc cho mục đích khác. Nếu phát sinh thủ tục khai nhận hoặc phân chia di sản, cần có văn bản ủy quyền phù hợp.

Các bên cũng nên giữ bản sao văn bản ủy quyền và biên bản giao nhận. Đây là căn cứ chứng minh việc thực hiện công việc.

>>> Xem thêm: Bạn đang tìm cách xử lý giấy tờ thuận tiện hơn? Hãy bắt đầu với dịch vụ công chứng

Kết luận

Việc nhận và ký nhận di chúc thay người khác cần được thực hiện đúng phạm vi đại diện. Các bên phải phân biệt rõ việc nhận giấy tờ với việc lập, sửa đổi hoặc định đoạt di chúc. Đối với di chúc gửi giữ, cần tuân thủ quy định về giao nhận và người làm chứng.

Khi cần lập hợp đồng ủy quyền nhận di chúc, các bên nên xác định rõ mục đích và phạm vi công việc. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý. Nếu cần tư vấn về công chứng văn bản ủy quyền, thủ tục thừa kế hoặc giấy tờ nhà đất, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hỗ trợ tận tình và chính xác.

>>> Xem thêm: Bạn muốn tiết kiệm thời gian khi hoàn thiện giấy tờ? Tham khảo ngay văn phòng công chứng để có thêm thông tin hữu ích

>>> Xem thêm: Đang làm thủ tục chuyển quyền sở hữu căn hộ hoặc nhà ở? Tham khảo dịch vụ sang tên sổ hồng để hiểu rõ các bước cần chuẩn bị

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com