Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuMở chuỗi cửa hàng tiện lợi 24/7 đòi hỏi doanh nghiệp lựa chọn mặt bằng phù hợp. Địa điểm cần thuận tiện giao thông, dễ nhận diện và có khả năng phục vụ khách cả ngày lẫn đêm. Tuy nhiên, mặt bằng đẹp chưa đủ để bảo đảm hoạt động kinh doanh ổn định. Các bên còn cần thỏa thuận rõ về thời hạn thuê, giá thuê, quyền sử dụng và điều kiện vận hành.
Một hợp đồng thuê mặt bằng cửa hàng tiện lợi chặt chẽ giúp hạn chế tranh chấp trong quá trình khai thác. Văn bản cần thể hiện rõ quyền, nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê. Đặc biệt, mô hình 24/7 có những yêu cầu riêng về giờ hoạt động, biển hiệu, hệ thống điện, an ninh và phòng cháy, chữa cháy. Do đó, doanh nghiệp nên rà soát kỹ các điều khoản trước khi ký kết.
>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán giống cây trồng, vật nuôi công nghệ cao có bảo hành
1. Đặc điểm pháp lý khi thuê mặt bằng kinh doanh cửa hàng tiện lợi 24/7
1.1. Xác định đúng chủ thể và quyền cho thuê mặt bằng
Trước khi ký hợp đồng, bên thuê cần xác minh thông tin của bên cho thuê. Nếu bên cho thuê là cá nhân, cần kiểm tra giấy tờ tùy thân và quyền sử dụng mặt bằng. Nếu tài sản thuộc sở hữu chung, cần làm rõ quyền quyết định cho thuê của các đồng sở hữu.
Trường hợp bên cho thuê là doanh nghiệp, cần kiểm tra tư cách pháp lý và thẩm quyền ký kết. Người ký phải là người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Nếu mặt bằng được cho thuê lại, bên thuê cần kiểm tra quyền cho thuê lại của bên cho thuê.
Việc xác minh này giúp hạn chế nguy cơ hợp đồng bị tranh chấp. Đồng thời, doanh nghiệp có cơ sở bảo vệ quyền lợi khi phát sinh vấn đề.
1.2. Kiểm tra mục đích sử dụng và điều kiện kinh doanh
Mặt bằng dự kiến thuê phải phù hợp với mục đích kinh doanh. Bên thuê nên kiểm tra hiện trạng nhà, công năng sử dụng và các điều kiện pháp lý liên quan. Không nên chỉ dựa vào cam kết miệng của bên cho thuê.
Với cửa hàng hoạt động 24/7, cần xem xét khả năng tiếp cận vào ban đêm. Lối ra vào phải thuận tiện và không bị hạn chế trái với thỏa thuận. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra quy định về tiếng ồn, đỗ xe, giao nhận hàng và quản lý khu vực.
Nếu mặt bằng nằm trong tòa nhà hoặc khu dân cư, cần rà soát nội quy quản lý. Một số địa điểm có thể áp dụng giới hạn về thời gian giao hàng hoặc hoạt động kinh doanh. Những hạn chế này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mô hình 24/7.
1.3. Phân biệt hợp đồng thuê mặt bằng với các thỏa thuận liên quan
Hợp đồng thuê mặt bằng thường xác lập quyền sử dụng địa điểm trong thời hạn nhất định. Tuy nhiên, việc thuê mặt bằng không đồng nghĩa với việc bên thuê đương nhiên đáp ứng mọi điều kiện kinh doanh.
Tùy mô hình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh và đáp ứng các quy định chuyên ngành. Các yêu cầu về an toàn thực phẩm, phòng cháy, chữa cháy hoặc điều kiện bán hàng cần được xem xét theo hàng hóa và cách thức vận hành thực tế.
Các bên nên xác định rõ trách nhiệm phối hợp thực hiện thủ tục. Bên cho thuê cần cung cấp giấy tờ thuộc trách nhiệm của mình khi cần thiết. Bên thuê chịu trách nhiệm về các điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi hoạt động của mình.
2. Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng thuê mặt bằng cửa hàng tiện lợi
2.1. Mô tả mặt bằng và phạm vi sử dụng
Hợp đồng cần mô tả chính xác địa chỉ, diện tích và ranh giới mặt bằng. Các khu vực sử dụng chung cũng cần được xác định rõ. Ví dụ gồm lối đi, khu vực để xe, nơi tập kết hàng và vị trí đặt biển hiệu.
Nếu thuê một phần nhà hoặc một phần công trình, nên kèm sơ đồ mặt bằng. Biên bản bàn giao cần ghi nhận hiện trạng tài sản, hệ thống điện, nước và các thiết bị có sẵn. Hình ảnh bàn giao cũng giúp hạn chế bất đồng về sau.
Các bên nên ghi rõ mục đích thuê là mở cửa hàng tiện lợi. Phạm vi sử dụng cần đề cập hoạt động bán hàng, lưu trữ hàng hóa và giao nhận. Điều này giúp hạn chế tranh chấp khi bên thuê triển khai mô hình kinh doanh thực tế.
2.2. Giá thuê, tiền đặt cọc và phương thức thanh toán
Giá thuê là điều khoản cần được quy định cụ thể. Hợp đồng nên ghi rõ số tiền, thời điểm thanh toán và phương thức trả tiền. Các khoản thuế, phí và chi phí vận hành cần được phân định minh bạch.
Tiền đặt cọc cũng cần có thỏa thuận rõ ràng. Các bên nên xác định mục đích đặt cọc, điều kiện hoàn trả và trường hợp được khấu trừ. Nếu hợp đồng chấm dứt trước hạn, cách xử lý tiền cọc cần được quy định cụ thể.
Đối với chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp nên cân nhắc điều khoản điều chỉnh giá thuê. Hợp đồng có thể xác định chu kỳ điều chỉnh và mức tăng tối đa theo thỏa thuận. Cách quy định này giúp doanh nghiệp dự toán chi phí trong dài hạn.
2.3. Thời hạn thuê và quyền gia hạn hợp đồng
Thời hạn thuê cần phù hợp với kế hoạch đầu tư của doanh nghiệp. Cửa hàng thường phát sinh chi phí sửa chữa, lắp đặt thiết bị và nhận diện thương hiệu. Vì vậy, thời gian thuê quá ngắn có thể làm tăng rủi ro thu hồi vốn.
Hợp đồng nên quy định ngày bắt đầu tính tiền thuê. Các bên cũng cần xác định thời gian sửa chữa trước khai trương có được miễn hoặc giảm tiền thuê hay không. Nếu có, cần ghi rõ thời gian áp dụng và các khoản chi phí vẫn phải thanh toán.
Quyền gia hạn cũng cần được làm rõ. Hợp đồng nên nêu thời hạn thông báo, điều kiện gia hạn và cách xác định giá thuê mới. Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào lời hứa sẽ tiếp tục cho thuê.
2.4. Quyền sửa chữa, lắp đặt biển hiệu và thiết bị
Cửa hàng tiện lợi thường cần lắp đặt camera, điều hòa, tủ lạnh, kệ hàng và hệ thống chiếu sáng. Một số hạng mục có thể ảnh hưởng đến kết cấu hoặc hệ thống kỹ thuật của công trình. Vì vậy, bên thuê cần được xác định rõ phạm vi sửa chữa được phép thực hiện.
Hợp đồng nên quy định hạng mục nào cần sự chấp thuận trước. Việc lắp biển hiệu cũng cần phù hợp với quy định pháp luật và điều kiện thực tế tại địa điểm. Các bên nên thống nhất cách xử lý thiết bị, tài sản cải tạo khi hợp đồng chấm dứt.
Nếu bên thuê phải khôi phục mặt bằng khi trả lại, phạm vi khôi phục cần được mô tả cụ thể. Tránh quy định chung chung khiến doanh nghiệp phải chịu chi phí không dự kiến.
>>> Xem thêm: Bạn đang loay hoay giữa nhiều thủ tục liên quan đến quyền sử dụng đất? Tìm hiểu dịch vụ sổ đỏ để định hướng hồ sơ
3. Điều khoản riêng đối với cửa hàng tiện lợi hoạt động 24/7
3.1. Thỏa thuận rõ về thời gian hoạt động
Không phải mọi mặt bằng đều phù hợp với cửa hàng hoạt động liên tục. Do đó, hợp đồng cần ghi nhận rõ việc bên thuê được vận hành cửa hàng cả ngày lẫn đêm, nếu điều kiện pháp luật và địa điểm cho phép.
Các bên nên thống nhất quyền ra vào của nhân viên, khách hàng và đơn vị giao nhận. Nếu địa điểm có cổng kiểm soát hoặc quy định an ninh riêng, cần xác định cách xử lý ngoài giờ hành chính.
Điều khoản này giúp tránh tình trạng bên cho thuê hoặc đơn vị quản lý tự ý hạn chế hoạt động trái với thỏa thuận. Tuy nhiên, quyền hoạt động 24/7 không thay thế các nghĩa vụ tuân thủ pháp luật của bên thuê.
3.2. Điện, nước, internet và chi phí vận hành
Cửa hàng mở xuyên đêm thường cần hệ thống chiếu sáng, tủ lạnh và thiết bị bảo quản hàng hóa. Vì vậy, nguồn điện ổn định có ý nghĩa quan trọng. Hợp đồng nên quy định cách tính tiền điện, nước và các khoản dịch vụ liên quan.
Nếu mặt bằng có công tơ riêng, các bên nên ghi nhận chỉ số tại thời điểm bàn giao. Trường hợp dùng chung hệ thống, cách phân bổ chi phí cần minh bạch. Không nên để bên cho thuê tự xác định mức thu mà không có căn cứ kiểm tra.
Hợp đồng cũng nên đề cập trách nhiệm khi xảy ra sự cố kỹ thuật. Cần phân biệt hư hỏng do hệ thống có sẵn và sự cố phát sinh từ thiết bị của bên thuê. Cách phân định này giúp việc sửa chữa được thực hiện nhanh chóng.
3.3. An ninh, phòng cháy và xử lý sự cố
Hoạt động liên tục làm tăng nhu cầu bảo đảm an ninh. Doanh nghiệp nên xác định trách nhiệm lắp đặt, vận hành camera và thiết bị bảo vệ. Quyền tiếp cận khu vực chung cũng cần được thỏa thuận rõ.
Các bên cần phối hợp bảo đảm an toàn công trình và thực hiện nghĩa vụ phòng cháy, chữa cháy theo quy định áp dụng. Không nên mặc nhiên cho rằng toàn bộ trách nhiệm thuộc về bên cho thuê hoặc bên thuê. Trách nhiệm cụ thể cần căn cứ vào pháp luật, đặc điểm công trình và phạm vi quản lý thực tế.
Hợp đồng nên quy định quy trình thông báo khi có sự cố. Những tình huống như mất điện, ngập nước hoặc hư hỏng hệ thống kỹ thuật cần được xử lý kịp thời. Nếu sự cố khiến cửa hàng không thể hoạt động, các bên cần có cơ chế phối hợp và xác định trách nhiệm phù hợp.
3.4. Giao nhận hàng hóa, biển hiệu và vệ sinh môi trường
Chuỗi cửa hàng tiện lợi thường nhận hàng nhiều lần trong ngày. Vì vậy, hợp đồng nên xác định khu vực và khung giờ giao nhận. Nếu hoạt động giao hàng ban đêm có thể ảnh hưởng đến khu dân cư, các bên cần thống nhất biện pháp hạn chế tiếng ồn.
Vị trí biển hiệu và thiết bị quảng cáo cũng cần được xác định. Bên thuê phải tuân thủ quy định liên quan và nội quy hợp pháp của địa điểm. Hợp đồng nên nêu rõ ai chịu chi phí lắp đặt, bảo trì và tháo dỡ.
Ngoài ra, cần thống nhất trách nhiệm thu gom rác và giữ gìn khu vực chung. Việc phân loại, lưu giữ và chuyển giao chất thải phải tuân thủ quy định áp dụng. Điều khoản cụ thể sẽ giúp cửa hàng duy trì hoạt động ổn định hơn.
4. Rủi ro thường gặp và cách bảo vệ quyền lợi khi ký hợp đồng
4.1. Rủi ro bị chấm dứt hợp đồng trước thời hạn
Một trong những rủi ro lớn là bên cho thuê yêu cầu trả mặt bằng trước thời hạn. Điều này có thể làm gián đoạn hoạt động của cả chuỗi cửa hàng. Doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí di dời, sửa chữa và mất doanh thu.
Hợp đồng cần quy định rõ các trường hợp được chấm dứt trước hạn. Các bên nên thỏa thuận thời gian báo trước và nghĩa vụ khắc phục vi phạm. Nếu chấm dứt trái hợp đồng, trách nhiệm bồi thường cần được xác định theo thỏa thuận và pháp luật.
Bên thuê cũng nên cân nhắc điều khoản xử lý khi mặt bằng không còn đáp ứng mục đích kinh doanh. Cơ chế giải quyết cần rõ ràng, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào quyết định đơn phương của một bên.
4.2. Rủi ro khi mặt bằng không đáp ứng điều kiện kinh doanh
Mặt bằng có thể phù hợp về vị trí nhưng chưa đáp ứng điều kiện vận hành. Chẳng hạn, hệ thống điện không đủ tải hoặc lối tiếp cận bị hạn chế. Những vấn đề này có thể khiến cửa hàng phải sửa chữa hoặc thay đổi kế hoạch.
Trước khi ký, doanh nghiệp nên khảo sát thực tế và kiểm tra hồ sơ liên quan. Nếu cần cải tạo, nên thống nhất trách nhiệm và chi phí bằng văn bản. Điều kiện bàn giao cũng cần được quy định rõ.
Nếu việc khai trương phụ thuộc vào một số điều kiện cụ thể, các bên có thể thỏa thuận cơ chế xử lý khi điều kiện không đạt. Thỏa thuận cần phù hợp pháp luật và tránh gây thiệt hại bất hợp lý cho một bên.
4.3. Lưu ý khi thuê nhiều mặt bằng để phát triển chuỗi
Khi mở nhiều cửa hàng, doanh nghiệp nên chuẩn hóa các điều khoản cốt lõi. Những nội dung như tiền thuê, thời hạn, quyền gia hạn và chấm dứt hợp đồng cần được kiểm soát thống nhất. Tuy nhiên, mỗi địa điểm vẫn cần điều chỉnh theo đặc điểm riêng.
Doanh nghiệp nên lập hồ sơ riêng cho từng mặt bằng. Hồ sơ có thể gồm hợp đồng, phụ lục, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán và hồ sơ sửa chữa. Việc lưu trữ đầy đủ giúp quản lý thời hạn thuê và nghĩa vụ tài chính.
Nếu hợp đồng có nhiều phụ lục, cần ghi rõ phụ lục nào là bộ phận không tách rời của hợp đồng. Mọi thay đổi quan trọng nên được lập thành văn bản và có xác nhận của các bên có thẩm quyền.
4.4. Có nên công chứng hợp đồng thuê mặt bằng?
Đối với hợp đồng thuê nhà hoặc mặt bằng để kinh doanh, việc công chứng không phải lúc nào cũng là điều kiện bắt buộc. Cần xác định đúng loại tài sản, nội dung giao dịch và quy định pháp luật áp dụng. Các bên có thể lựa chọn công chứng để tăng tính an toàn pháp lý và hỗ trợ chứng minh giao dịch khi cần thiết.
Trước khi ký, nên kiểm tra kỹ chủ thể, giấy tờ về tài sản và thẩm quyền ký. Nội dung hợp đồng cần thể hiện đầy đủ quyền, nghĩa vụ và phương án xử lý vi phạm. Nếu giao dịch có giá trị lớn hoặc thời hạn dài, việc rà soát dự thảo trước khi ký càng quan trọng.
Công chứng viên có thể hướng dẫn về hồ sơ và trình tự công chứng theo quy định. Tuy nhiên, công chứng không thay thế việc kiểm tra điều kiện kinh doanh, an toàn công trình hoặc các giấy phép cần thiết. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát toàn diện trước khi đưa cửa hàng vào hoạt động.
>>> Xem thêm: Thay vì tự phỏng đoán quy trình, hãy tìm hiểu trước những yêu cầu liên quan tại văn phòng công chứng
Kết luận
Một hợp đồng thuê mặt bằng cửa hàng tiện lợi được soạn thảo chặt chẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi phát triển chuỗi 24/7. Các điều khoản cần làm rõ quyền sử dụng mặt bằng, giá thuê, thời hạn, giờ hoạt động và trách nhiệm vận hành. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra hồ sơ pháp lý, điều kiện kinh doanh và phương án xử lý khi hợp đồng chấm dứt.
Để hạn chế tranh chấp, các bên nên rà soát kỹ nội dung trước khi ký. Với hợp đồng thuê mặt bằng cửa hàng tiện lợi, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và xác định rõ nghĩa vụ ngay từ đầu sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên thuê lẫn bên cho thuê. Nếu cần tư vấn về hồ sơ và thủ tục công chứng hợp đồng, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được hướng dẫn, hỗ trợ phù hợp với giao dịch thực tế.
>>> Xem thêm: Tìm đúng phương án ngay từ đầu giúp bạn chủ động hơn trong quá trình hoàn thiện giấy tờ; hãy xem dịch vụ công chứng
>>> Xem thêm: Đừng đánh đồng mọi hình thức xác nhận giấy tờ; hiểu đúng về chứng thực là bước đầu để xử lý hồ sơ chính xác
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com