Nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc từ chối công chứng hợp đồng

Trong quá trình công chứng hợp đồng, không phải giao dịch nào cũng được công chứng ngay lập tức. Công chứng viên có quyền từ chối công chứng hợp đồng nếu hồ sơ hoặc giao dịch không đáp ứng các quy định pháp luật, nguyên nhân là gì?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý, nguyên nhân từ chối, ví dụ minh họa thực tế và hướng xử lý.

>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất tại văn phòng công chứng

⚖️ Căn cứ pháp lý về việc từ chối công chứng

Luật Công chứng 2014 (sửa đổi, bổ sung 2024)
- Điều 5: Công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu giao dịch vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
- Điều 39: Khi từ chối, công chứng viên phải lập văn bản nêu rõ lý do.
- Điều 40: Người yêu cầu công chứng phải cung cấp hồ sơ hợp pháp.
Bộ luật Dân sự 2015
- Điều 119-126: Quy định về giao dịch dân sự, bao gồm hợp đồng mua bán, tặng cho, chuyển nhượng tài sản.
Luật Đất đai 2013 và Luật Doanh nghiệp 2020
- Quy định riêng về giao dịch chuyển nhượng đất đai, cổ phần phải tuân thủ trình tự công chứng/chứng thực hợp pháp.

>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ sang tên, tách thửa nhanh chóng tại Hà Nội

❌ Nguyên nhân từ chối công chứng hợp đồng

1. Hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp pháp

Thiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (đất đai, cổ phần, nhà ở).
Thiếu CMND/CCCD hoặc giấy tờ đại diện hợp pháp.
Hồ sơ không có văn bản nội bộ liên quan đến việc chuyển nhượng (biên bản họp công ty, giấy phép xây dựng…).

Ví dụ minh họa: Ông A muốn chuyển nhượng mảnh đất nhưng chỉ mang bản photo sổ đỏ chưa có bản chính. Công chứng viên từ chối từ chối công chứng hợp đồng vì hồ sơ chưa hợp pháp.

2. Giao dịch vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội

Hợp đồng có điều khoản trái pháp luật hoặc vi phạm đạo đức xã hội.
Giao dịch nhằm mục đích trốn thuế, rửa tiền, ép buộc bên nhận chuyển nhượng.

Ví dụ minh họa: Ông B lập hợp đồng tặng cho cổ phần nhưng yêu cầu bên nhận thực hiện hành vi trái pháp luật. Công chứng viên từ chối để đảm bảo hợp pháp.

3. Người tham gia giao dịch không đủ năng lực pháp lý

Người chưa đủ 18 tuổi hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
Người không phải chủ sở hữu hợp pháp hoặc không có giấy ủy quyền hợp pháp.

Ví dụ minh họa: Con trai 16 tuổi muốn nhận tặng cho mảnh đất. Công chứng viên từ chối vì chưa đủ năng lực theo Bộ luật Dân sự 2015.

4. Tài sản đang tranh chấp hoặc bị hạn chế giao dịch

Tài sản đang tranh chấp pháp lý hoặc kê biên thi hành án.
Tài sản thuộc diện hạn chế chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp theo quy định pháp luật.

Ví dụ minh họa: Bà C muốn chuyển nhượng cổ phần nhưng cổ phần đang tranh chấp giữa các cổ đông khác. Công chứng viên từ chối để tránh rủi ro pháp lý.

5. Hồ sơ giả mạo hoặc không xác thực

Giấy tờ bị tẩy xóa, chỉnh sửa trái phép hoặc giả mạo.
Thông tin trên hồ sơ không khớp với thực tế.

Ví dụ minh họa: Bà D mang giấy chứng nhận cổ phần giả đến công chứng. Công chứng viên phát hiện và từ chối công chứng.

>>> Xem thêm: Hồ sơ cần chuẩn bị để làm công chứng nhà đất sang tên sổ đỏ

📝 Quy trình xử lý nguyên nhân từ chối công chứng

1. Yêu cầu văn bản nêu lý do

Công chứng viên phải lập văn bản nêu rõ lý do từ chối theo Điều 39 Luật Công chứng 2014.

Xem thêm: Ai thuộc đối tượng được cải cách tiền lương từ 01/7/2024?

2. Bổ sung hồ sơ hợp lệ

Bổ sung giấy tờ còn thiếu: sổ đỏ, giấy chứng nhận cổ phần, CMND/CCCD, giấy ủy quyền nếu có.
Điều chỉnh nội dung hợp đồng theo đúng quy định pháp luật.

3. Khiếu nại hoặc khởi kiện nếu nguyên nhân từ chối công chứng trái luật

Khiếu nại lên Trưởng phòng công chứng.
Khiếu nại lên Sở Tư pháp.
Khởi kiện tại Tòa án hành chính nếu quyết định từ chối không có căn cứ.

✅ Lưu ý để tránh các nguyên nhân bị từ chối công chứng

📌 Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý: sổ đỏ, giấy chứng nhận cổ phần, CMND/CCCD, giấy ủy quyền nếu có.
📌 Kiểm tra quyền sở hữu và tình trạng pháp lý của tài sản trước khi công chứng.
📌 Đảm bảo hợp đồng không vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội.
📌 Người tham gia giao dịch đủ năng lực hành vi dân sự.
📌 Lưu giữ văn bản từ chối công chứng để làm cơ sở khiếu nại hoặc khởi kiện.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn tự kiểm tra quy hoạch đất đai online

>>> Xem thêm: Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

🎯 Kết luận

Việc từ chối công chứng hợp đồng là quyền và trách nhiệm của công chứng viên nhằm đảm bảo giao dịch hợp pháp, minh bạch và bảo vệ quyền lợi của người dân.

Hiểu rõ nguyên nhân từ chối và quy trình xử lý giúp:

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh bị từ chối.
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi giao dịch đất đai, cổ phần, tài sản khác.
Đảm bảo quá trình công chứng diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.