Công chứng giấy xác nhận công tác xin visa chi tiết

Khi xin visa đi du học, du lịch, công tác hay thăm thân, nhiều hồ sơ yêu cầu người nộp phải thực hiện công chứng xác nhận công tác để chứng minh tình trạng việc làm hiện tại. Đây là một giấy tờ quan trọng, giúp cơ quan lãnh sự đánh giá tính ràng buộc tại Việt Nam và độ tin cậy của hồ sơ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết giấy xác nhận công tác cần chuẩn bị những gì, có cần bản dịch công chứng hay không và khi nào bị từ chối. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, tránh sai sót không đáng có.

>>> Xem thêm: Có nên chọn văn phòng công chứng tư thay vì công? Ưu – nhược điểm

1. Giấy xác nhận công tác là gì?

Công chứng giấy xác nhận công tác

Giấy xác nhận công tác là văn bản do đơn vị đang làm việc cấp, nhằm xác nhận:

Chức vụ hiện tại
Thời gian làm việc
Mức lương (nếu có yêu cầu)
Trạng thái còn đang làm việc tại đơn vị

Đối với mục đích xin visa, giấy này giúp thể hiện sự ổn định công việc và ràng buộc quay trở lại sau chuyến đi.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chọn văn phòng khi công chứng mua bán nhà uy tín

2. Tại sao phải công chứng xác nhận công tác khi xin visa?

Theo yêu cầu của nhiều đại sứ quán:

Hồ sơ phải có bản dịch công chứng nếu giấy tờ bằng tiếng Việt.
Một số nơi chấp nhận bản sao công chứng giấy xác nhận công tác nếu nộp bản dịch song ngữ.
Công chứng nhằm chứng minh giấy tờ là “bản sao đúng với bản chính”, tránh trường hợp làm giả — được quy định trong “Nghị định 23/2015/NĐ-CP”.

Vì vậy, công chứng xác nhận công tác là bước quan trọng để hồ sơ được chấp nhận.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để công chứng giấy xác nhận công tác

Khi đi công chứng, bạn cần mang theo:

3.1. Bản chính giấy xác nhận công tác

Yêu cầu:

Có chữ ký người có thẩm quyền (giám đốc, quản lý nhân sự…).
Đóng dấu đỏ của công ty.
Nội dung rõ ràng, không tẩy xóa.
ISSUED trong vòng 30 ngày (đa số lãnh sự quán yêu cầu).

>>> Xem thêm: Những lỗi phổ biến khi thực hiện thủ tục công chứng thừa kế

3.2. Chứng minh nhân thân

Căn cước công dân gắn chip còn hạn.
Hộ chiếu (nếu nộp hồ sơ tại phòng công chứng có yêu cầu đối chiếu).

3.3. Nếu cần dịch thuật

Một số nước bắt buộc:

Bản dịch tiếng Anh/tiếng nước sở tại.
Kèm theo công chứng bản dịch theo Luật Công chứng 2014.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm viết Di chúc để đảm bảo ý nguyện cuối cùng

4. Thủ tục công chứng xác nhận công tác

Công chứng giấy xác nhận công tác

Bước 1: Chuẩn bị bản chính + bản photo giấy xác nhận công tác.

Bước 2: Nộp tại phòng công chứng hoặc UBND phường/xã.

Bước 3: Công chứng viên đối chiếu bản sao với bản chính.

Bước 4: Ký chứng thực và trả kết quả.

Thời gian thực hiện: 5–10 phút.
Chi phí: theo biểu phí niêm yết (thường 2.000–5.000 đồng/trang).

>>> Xem thêm: Tư vấn chọn dịch vụ sang tên sổ đỏ uy tín tại Hà Nội

5. Khi nào giấy xác nhận công tác bị từ chối công chứng?

Công chứng viên có quyền từ chối trong các trường hợp:

Giấy xác nhận tẩy xóa, sửa chữa.
Không có chữ ký người có thẩm quyền hoặc dấu tròn công ty.
Chứa thông tin không kiểm chứng được (công ty không tồn tại, mã số thuế sai…).
Bản chính đã quá hạn theo quy định của đơn vị tiếp nhận visa (thường từ 30–60 ngày).
Chữ ký không trùng mẫu lưu tại phòng công chứng (đối với công ty đã đăng ký chữ ký mẫu).

Xem thêm: Sử dụng "i" và "y" trong văn bản và hợp đồng như thế nào để đúng?

6. Có cần dịch thuật công chứng không?

Tùy theo quốc gia:

Mỹ, Úc, Châu Âu, Nhật, Hàn: bắt buộc dịch công chứng tiếng Anh/Nhật/Hàn.
Một số nước ASEAN: chấp nhận bản tiếng Anh do công ty cấp, không cần công chứng lại.
Hồ sơ lao động nước ngoài: thường bắt buộc dịch + công chứng.

Lời khuyên: luôn kiểm tra yêu cầu của lãnh sự quán để tránh thiếu sót.

7. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị xác nhận công tác xin visa

Nội dung giấy xác nhận phải thể hiện mục đích đi nước ngoài nếu được yêu cầu.
Nên xin giấy xác nhận mới trong vòng 15–30 ngày.
Không sử dụng mẫu trôi nổi trên mạng vì dễ thiếu thông tin.
Nếu công ty giải thể hoặc không còn hoạt động: bắt buộc dùng hợp đồng lao động + BHXH thay thế, nhưng vẫn phải công chứng.

Kết luận

Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ cho công chứng xác nhận công tác là yếu tố quan trọng giúp hồ sơ visa được chấp thuận nhanh chóng. Hãy đảm bảo giấy tờ rõ ràng, có dấu công ty, còn thời hạn và thực hiện công chứng/bản dịch theo yêu cầu từng quốc gia để tránh rủi ro bị từ chối.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Vai trò của người đại diện hợp pháp trong thủ tục thừa kế của người chưa thành niên

>>> Giấy ủy quyền nhận tiền có thể lập tay rồi mang đi công chứng?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hỗ trợ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất trọn gói

>>> Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi chuyển nhượng bất động sản

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.