Trong nhiều trường hợp, người lao động lựa chọn công chứng đơn xin nghỉ việc để tăng tính minh bạch và hạn chế tranh chấp với doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu liệu văn bản này có bắt buộc công chứng hay chỉ là thủ tục mang tính hỗ trợ pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ giá trị pháp lý của đơn xin nghỉ việc đã công chứng, khi nào nên công chứng và thủ tục thực hiện đúng quy định. Đây là thông tin cần thiết cho người lao động đang chuẩn bị nghỉ việc hoặc hoàn thiện hồ sơ nhân sự.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng nào hỗ trợ công chứng giấy tờ cho người nước ngoài? Giải đáp các câu hỏi thường gặp
1. Đơn xin nghỉ việc có phải công chứng bắt buộc không?
Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, đơn xin nghỉ việc không thuộc nhóm giấy tờ bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 quy định về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của người lao động, trong đó chỉ yêu cầu hình thức thông báo bằng văn bản và tuân thủ thời hạn báo trước, không yêu cầu công chứng.
Tuy nhiên, người lao động vẫn có thể chủ động yêu cầu công chứng để:
Tăng độ tin cậy khi gửi cho doanh nghiệp.
Chứng minh thời điểm lập đơn trong trường hợp có tranh chấp về thỏa thuận nghỉ việc.
Làm hồ sơ cho cơ quan, tổ chức yêu cầu bản sao chứng thực.
Như vậy, công chứng đơn xin nghỉ việc là thủ tục tự nguyện, không bắt buộc.
>>> Xem thêm: Sai lầm thường gặp khicông chứng nhà đất và cách phòng tránh
2. Công chứng đơn xin nghỉ việc có giá trị pháp lý như thế nào?
Đơn xin nghỉ việc đã được công chứng có các giá trị sau:
(1) Xác thực chữ ký của người lao động
Công chứng viên xác nhận chữ ký là của người yêu cầu công chứng, giúp hạn chế trường hợp giả mạo hoặc phủ nhận việc nộp đơn.
(2) Xác nhận thời điểm lập đơn
Văn bản công chứng có ngày, tháng, năm rõ ràng, có thể dùng làm căn cứ khi có tranh chấp về thời điểm báo trước.
(3) Tăng tính khách quan khi doanh nghiệp giải quyết nghỉ việc
Một số doanh nghiệp yêu cầu bản sao chứng thực hoặc bản có công chứng để đưa vào hồ sơ nhân sự, đặc biệt trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức có tính kỷ luật cao.
(4) Không thay thế quy định về thời gian báo trước
Dù công chứng hay không, người lao động vẫn phải tuân thủ thời gian báo trước theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 (từ 3 đến 45 ngày tùy loại hợp đồng).
>>> Xem thêm: Chọn hình thức nào:Di chúc tại nhà hay tại văn phòng công chứng?
3. Hồ sơ công chứng đơn xin nghỉ việc gồm những gì?
Khi yêu cầu công chứng chữ ký trên đơn xin nghỉ việc, người lao động cần chuẩn bị:
Đơn xin nghỉ việc bản gốc
CCCD/CMND/hộ chiếu còn hiệu lực
Giấy ủy quyền (nếu có người ký thay) – trong trường hợp lập đơn dưới hình thức ủy quyền
Tài liệu liên quan đến quan hệ lao động (không bắt buộc): hợp đồng lao động, thông báo nghỉ việc, quyết định phân công công tác…
Lưu ý: Công chứng viên chỉ chứng nhận chữ ký, không xác nhận nội dung đơn.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn phân chia di sản quathừa kế một cách minh bạch
4. Thủ tục công chứng đơn xin nghỉ việc mới nhất 2025
Thủ tục công chứng diễn ra theo các bước:
Bước 1 – Nộp hồ sơ
Người lao động nộp đơn xin nghỉ việc và giấy tờ tùy thân tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
Bước 2 – Kiểm tra hồ sơ
Công chứng viên kiểm tra:
Giấy tờ tùy thân có hợp lệ hay không.
Người ký có đủ năng lực hành vi dân sự.
Nội dung đơn không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Không bắt buộc, nhưng nên công chứng trong các trường hợp:
Nghỉ việc liên quan đến tranh chấp lao động, lo ngại doanh nghiệp từ chối nhận đơn.
Nghỉ việc trong bối cảnh nội bộ phức tạp, cần chứng cứ xác định thời điểm gửi đơn.
Hồ sơ yêu cầu từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nước ngoài hoặc tổ chức tài chính.
Người lao động muốn tăng tính pháp lý và minh bạch.
Nếu quan hệ lao động ổn định, ít rủi ro thì không cần công chứng, chỉ cần gửi đơn theo quy trình công ty.
6. Lưu ý quan trọng khi lập đơn xin nghỉ việc
Ghi rõ thời gian mong muốn nghỉ và lý do nghỉ.
Gửi đơn đúng quy trình: cấp quản lý → phòng nhân sự → ban giám đốc.
Giữ một bản sao đơn xin nghỉ việc có xác nhận của bộ phận nhân sự.
Tuân thủ thời hạn báo trước theo hợp đồng.
Kết luận
Công chứng đơn xin nghỉ việc không phải là thủ tục bắt buộc, nhưng lại có giá trị quan trọng trong một số tình huống nhằm giảm thiểu tranh chấp và tăng tính minh bạch. Người lao động có thể cân nhắc công chứng trong các trường hợp cần chứng minh thời điểm lập đơn hoặc theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
