Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuViệc áp dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng giấy ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính tiện lợi trong quản lý nhân sự cũng như thực hiện các thủ tục hành chính liên quan. Vậy loại hợp đồng này được hiểu như thế nào và cần đáp ứng những điều kiện gì để được ký kết hợp pháp? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây nhé.
>>> Xem thêm: Thủ tục xin cấp sổ đỏ lần đầu được thực hiện qua mấy bước?
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là loại hợp đồng được thiết lập và giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, đồng thời có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản truyền thống.
Nền tảng hợp đồng này là hệ thống thông tin phục vụ các giao dịch điện tử trên quy mô lớn, do Bộ Nội vụ xây dựng, quản lý và vận hành. Hệ thống có vai trò lưu trữ tập trung dữ liệu và cung cấp các dịch vụ dùng chung cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân trên phạm vi toàn quốc.
Về nguyên tắc thực hiện, Điều 4 Nghị định 337 quy định rằng việc giao kết và triển khai phải tuân thủ các quy định liên quan đến pháp luật lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân, cũng như quy định về lưu trữ.
Bên cạnh đó, hợp đồng phải được gửi đến các bên tham gia dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận. Nhà nước cũng khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hình thức này thay thế cho hợp đồng giấy trong công tác quản trị nhân sự và xử lý thủ tục hành chính.
Điều kiện ký hợp đồng lao động điện tử
Theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết loại hợp đồng này cần đáp ứng các điều kiện sau:
1 – Điều kiện đối với người lao động và người sử dụng lao động
– Đối với cá nhân là người lao động hoặc người sử dụng lao động cần có:
Giấy tờ tùy thân hợp lệ như căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
Đối với người nước ngoài, cần có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn thị thực.
>>> Xem thêm: Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? Những trường hợp nào được miễn các loại thuế phí khi làm dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh?
– Đối với người sử dụng lao động là tổ chức (doanh nghiệp, cơ quan, hợp tác xã, hộ kinh doanh…) cần có:
Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý như quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy đăng ký hộ kinh doanh.
Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật tương tự như quy định đối với cá nhân nêu trên.
Trường hợp là người nước ngoài cũng phải có giấy tờ nhập cảnh hợp lệ.
– Ngoài ra, các bên phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2 – Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract
– Có hệ thống eContract phục vụ việc ký kết.
– Có giải pháp công nghệ để thu thập, đối chiếu và xác minh thông tin nhận diện, bao gồm cả dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật với thông tin trên giấy tờ tùy thân.
Có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó bao gồm dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
3 – Điều kiện đối với việc giao kết trên nền tảng eContract
Việc ký kết phải bảo đảm các yêu cầu như:
– Sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số đáp ứng tiêu chuẩn pháp luật.
– Có các biện pháp bảo mật nhằm đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu; đồng thời có phương án xử lý khi xảy ra sự cố.
– Bảo đảm việc lưu trữ, duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và cho phép tra cứu hợp đồng đã ký.
– Có chức năng định danh và xác thực chính xác chủ thể tham gia theo quy định pháp luật.
– Có cơ chế xác nhận sự đồng ý của các bên đối với nội dung hợp đồng.
– Thực hiện chứng thực trước khi gửi về nền tảng quản lý để gắn mã ID.
– Có khả năng chuyển đổi giữa hình thức điện tử và văn bản giấy theo quy định.
– Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.
– Hỗ trợ người sử dụng lao động trong việc báo cáo tình hình sử dụng lao động theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
– Có chức năng thống kê, tổng hợp và báo cáo phục vụ quản lý.
– Kết nối với nền tảng quản lý thông qua giao diện API theo quy định của Bộ Nội vụ.
– Đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn thông tin mạng theo quy định hiện hành.
Lưu ý
Loại hợp đồng này chỉ được coi là hợp lệ khi đã được tạo lập, xác thực danh tính các bên, ký số và gắn dấu thời gian đầy đủ, đồng thời được nhà cung cấp eContract chứng thực theo đúng quy định.
Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng hoàn tất việc ký kết, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng đến nền tảng quản lý để được cấp mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng làm việc cả thứ 7 và chủ nhật miễn phí ký ngoài trụ sở, ngoài giờ hành chính tại Hà Nội.
Trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Hợp đồng lao động điện tử là gì? Điều kiện ký hợp đồng lao động điện tử?”. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012, có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Công chứng ủy quyền mua bán nhà đất cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
>>> Khi có đồng sở hữu, công chứng mua bán nhà đất cần những điều kiện gì?
>>> Địa chỉ dịch thuật đa ngôn ngữ hiếm uy tín nhất tại Hà Nội
>>> Công chứng di chúc đối với người bị cụt tay được thực hiện thế nào?
>>> Chung cư đang trả góp có được bán không?