Hiểu đúng về việc công chứng thực hiện ngoài địa điểm đăng ký hành nghề
Trong thực tiễn công chứng hiện nay, không ít người dân còn nhầm lẫn giữa khái niệm công chứng lưu động, công chứng ngoài trụ sở và công chứng ngoài địa điểm hành nghề. Nhiều trường hợp cho rằng công chứng viên có thể tùy ý thực hiện công chứng ở bất kỳ đâu theo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, pháp luật về công chứng quy định rất chặt chẽ về địa điểm hành nghề và chỉ cho phép công chứng ngoài địa điểm đăng ký hành nghề trong những trường hợp nhất định. Việc hiểu đúng bản chất pháp lý của công chứng ngoài địa điểm hành nghề có ý nghĩa quan trọng trong việc phòng ngừa rủi ro và bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
>>> Xem thêm: Chọnvăn phòng công chứng uy tín: Giải pháp an toàn khi giao dịch nhà đất tiền tỷ
1. Địa điểm đăng ký hành nghề công chứng được hiểu như thế nào?
Theo Luật Công chứng 2014, mỗi tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng, Phòng công chứng) đều có địa điểm trụ sở cụ thể, đã được đăng ký và ghi nhận trong giấy phép hoạt động.
Địa điểm đăng ký hành nghề là nơi công chứng viên: – Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng – Thực hiện việc kiểm tra, xác minh giấy tờ – Ký và chứng nhận hợp đồng, giao dịch – Lưu trữ hồ sơ công chứng
Về nguyên tắc, mọi hoạt động công chứng phải được thực hiện tại địa điểm hành nghề đã đăng ký, trừ trường hợp pháp luật cho phép thực hiện ngoài địa điểm đó.
2. Công chứng ngoài địa điểm hành nghề là gì?
Công chứng ngoài địa điểm hành nghề được hiểu là việc công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng không diễn ra tại trụ sở đã đăng ký của tổ chức hành nghề công chứng, mà tại địa điểm khác theo yêu cầu của người dân.
Đây là ngoại lệ của nguyên tắc công chứng tại trụ sở, không phải là một hình thức công chứng độc lập hay dịch vụ được áp dụng tùy tiện.
Cần phân biệt: – Công chứng ngoài địa điểm hành nghề ≠ công chứng tự do – Công chứng ngoài địa điểm hành nghề ≠ ký trước – công chứng sau
3. Căn cứ pháp lý cho phép công chứng ngoài địa điểm hành nghề
Căn cứ pháp lý trực tiếp điều chỉnh vấn đề này là Khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014.
Luật quy định rõ: “Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác theo quy định của pháp luật.”
Từ quy định trên có thể khẳng định: – Công chứng ngoài địa điểm hành nghề chỉ được phép trong trường hợp đặc biệt – Phải có căn cứ rõ ràng về tình trạng, hoàn cảnh của người yêu cầu công chứng – Không được mở rộng tùy tiện theo nhu cầu thuận tiện hoặc thương mại
>>> Xem thêm: Mẹo chọn đúngdịch vụ làm sổ đỏ giữa hàng trăm đơn vị quảng cáo
4. Những trường hợp điển hình được phép công chứng ngoài địa điểm hành nghề
4.1. Người không thể trực tiếp đến trụ sở công chứng
Đây là nhóm trường hợp phổ biến nhất trong thực tiễn công chứng ngoài địa điểm hành nghề, bao gồm: – Người cao tuổi, sức khỏe yếu – Người khuyết tật nặng – Người mắc bệnh khiến việc đi lại gặp trở ngại nghiêm trọng
Trong những trường hợp này, công chứng viên có thể đến nơi cư trú hoặc nơi điều trị để thực hiện công chứng.
4.2. Người đang điều trị nội trú hoặc dài ngày
Việc công chứng tại bệnh viện, cơ sở điều trị được coi là công chứng ngoài địa điểm hành nghề hợp pháp nếu: – Có yêu cầu chính đáng – Người yêu cầu công chứng còn minh mẫn, tự nguyện – Công chứng viên trực tiếp chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ
4.3. Người đang bị hạn chế quyền tự do thân thể
Pháp luật cho phép công chứng ngoài địa điểm hành nghề đối với người: – Đang bị tạm giữ, tạm giam – Đang chấp hành án phạt tù
Việc công chứng trong các trường hợp này phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật và nội quy của cơ sở quản lý.
5. Những trường hợp không được xem là công chứng ngoài địa điểm hành nghề hợp pháp
Trong thực tiễn, nhiều rủi ro phát sinh do hiểu sai phạm vi cho phép công chứng ngoài địa điểm hành nghề, chẳng hạn:
– Công chứng tại nhà chỉ vì “tiện”, không có lý do chính đáng – Công chứng tại quán cà phê, văn phòng doanh nghiệp, khách sạn theo yêu cầu thương mại – Công chứng khi các bên không có mặt đầy đủ, ký trước rồi yêu cầu công chứng viên hợp thức hóa
Các trường hợp này không được pháp luật thừa nhận, và văn bản công chứng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu khi xảy ra tranh chấp.
6. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên khi công chứng ngoài địa điểm hành nghề
Theo Điều 7 và Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải: – Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, tính xác thực của văn bản công chứng – Từ chối công chứng nếu không đủ điều kiện pháp lý – Ghi rõ địa điểm, lý do thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong lời chứng
Nếu công chứng viên lạm dụng việc công chứng ngoài địa điểm hành nghề, họ có thể phải chịu: – Trách nhiệm kỷ luật – Trách nhiệm bồi thường thiệt hại – Trách nhiệm pháp lý khác theo quy định
7. Người dân cần lưu ý gì khi yêu cầu công chứng ngoài địa điểm hành nghề?
Để bảo đảm an toàn pháp lý, người dân nên: – Chuẩn bị hồ sơ chứng minh lý do chính đáng – Trực tiếp làm việc với công chứng viên, tránh thông qua trung gian – Yêu cầu ghi rõ địa điểm, hoàn cảnh công chứng trong văn bản – Không yêu cầu công chứng viên thực hiện trái quy định
Những lưu ý này giúp hạn chế tối đa nguy cơ tranh chấp và vô hiệu văn bản công chứng.
Kết luận
Công chứng ngoài địa điểm hành nghề là cơ chế linh hoạt mà pháp luật đặt ra nhằm bảo vệ quyền lợi của người dân trong những hoàn cảnh đặc biệt. Tuy nhiên, đây không phải là ngoại lệ mở rộng vô hạn, mà là ngoại lệ có điều kiện, có kiểm soát và gắn liền với trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên. Việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định về công chứng ngoài địa điểm hành nghề là yếu tố then chốt để bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
