Hoạt động thanh tra BHXH là quy trình bắt buộc nhằm kiểm tra việc doanh nghiệp có thực hiện đúng nghĩa vụ về bảo hiểm cho người lao động hay không. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp thường lúng túng trước yêu cầu cung cấp hồ sơ, giải trình sai phạm hoặc xử lý kết luận thanh tra. Dịch vụ thanh tra bảo hiểm xã hội luật sư giúp doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu, rà soát rủi ro và giải trình theo đúng căn cứ pháp luật hiện hành. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa mức xử phạt và đảm bảo tính tuân thủ trong quản trị nhân sự.

>>> Xem thêm: Tại sao nên đến văn phòng công chứng thay vì chứng thực tại phường?

1. Khi nào doanh nghiệp cần luật sư hỗ trợ thanh tra BHXH?

Thanh tra Bảo hiểm Xã hội

Doanh nghiệp có thể bị thanh tra trong các trường hợp sau:

1.1. Thanh tra theo kế hoạch hàng năm của cơ quan BHXH

Theo quy định của pháp luật về thanh tra chuyên ngành BHXH, cơ quan BHXH sẽ lập kế hoạch thanh tra định kỳ hằng năm đối với các đơn vị sử dụng lao động có dấu hiệu rủi ro cao như: nợ BHXH kéo dài, biến động lao động bất thường, báo cáo thiếu chính xác…

1.2. Thanh tra đột xuất khi có phản ánh, khiếu nại

Ví dụ: người lao động tố cáo doanh nghiệp trốn đóng, đóng thiếu mức lương làm căn cứ đóng, ép nghỉ việc nhưng không chốt sổ… Khi đó cơ quan BHXH có quyền lập đoàn thanh tra ngay.

1.3. Thanh tra theo yêu cầu của cơ quan nhà nước khác

Cơ quan thuế, thanh tra lao động hoặc cơ quan điều tra có thể yêu cầu BHXH phối hợp kiểm tra hồ sơ của doanh nghiệp để phục vụ giám sát.

→ Trong các tình huống này, luật sư chuyên thanh tra BHXH giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, phân tích tính hợp pháp các quyết định nội bộ và xây dựng phương án giải trình phù hợp.

>>> Xem thêm: Làm sao để tránh lừa đảo trong dịch vụ sang tên sổ đỏ?

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi thanh tra BHXH?

Gói hồ sơ chuẩn thường bao gồm:

2.1. Hồ sơ lao động

Hợp đồng lao động các thời kỳ;
Quyết định tuyển dụng, điều chuyển, nâng lương;
Nội quy lao động, thang bảng lương, quy chế lương thưởng;
Danh sách lao động đang làm việc và nghỉ việc.

2.2. Hồ sơ tham gia BHXH

Tờ khai tham gia BHXH;
Danh sách đóng BHXH hằng tháng;
Phiếu giao nhận hồ sơ, thông báo của cơ quan BHXH;
Chứng từ đóng BHXH.

2.3. Hồ sơ liên quan đến tiền lương

Bảng lương tháng;
Phiếu lương;
Quy chế trả lương;
Quyết định điều chỉnh mức đóng BHXH.

Luật sư sẽ rà soát để phát hiện: mức lương đóng BHXH sai, thiếu lao động phải đóng BHXH, ký hợp đồng mùa vụ sai quy định, chậm chốt sổ… Từ đó, doanh nghiệp có thể khắc phục trước khi cơ quan thanh tra lập biên bản.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm xử lý khi công chứng mua bán nhà có tranh chấp

3. Vai trò của luật sư trong quá trình thanh tra BHXH

3.1. Tư vấn rà soát nội bộ trước thanh tra

Luật sư phân tích tính hợp lệ của toàn bộ hồ sơ lao động – BHXH, xác định hành vi có nguy cơ bị xử phạt và đưa ra phương án khắc phục.

3.2. Đại diện doanh nghiệp làm việc với đoàn thanh tra

Luật sư tham gia trong quá trình làm việc để đảm bảo:

Giải trình đúng căn cứ pháp luật;
Không tự ý thừa nhận vi phạm không có cơ sở;
Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong biên bản làm việc.

3.3. Giải trình sau thanh tra và xử lý kết luận

Sau khi có dự thảo kết luận, luật sư sẽ:

Soạn thảo văn bản giải trình;
Đề nghị điều chỉnh nội dung chưa chính xác;
Hỗ trợ thủ tục nộp phạt, truy đóng, hoặc khiếu nại kết luận nếu trái luật.

>>> Xem thêm: Tại sao bạn nên cân nhắc Di chúc tại nhà khi tuổi cao hơn

Xem thêm: Phân tích chi tiết thủ tục công chứng hợp đồng ở nhờ ngoài giờ làm việc

4. Các lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp dễ bị xử phạt khi thanh tra BHXH

Thanh tra Bảo hiểm Xã hội

Một số hành vi thường bị phát hiện:

4.1. Đóng BHXH không đúng mức lương

Nhiều doanh nghiệp chỉ đóng theo lương cơ bản, trong khi theo quy định, tiền lương đóng BHXH bao gồm mức lương + phụ cấp + các khoản bổ sung khác.

4.2. Không đóng BHXH cho lao động thử việc hoặc thời vụ

Nếu hợp đồng dài hơn 1 tháng, doanh nghiệp phải tham gia BHXH bắt buộc.

4.3. Chậm chốt sổ BHXH khi người lao động nghỉ việc

Vi phạm này thường dẫn đến khiếu nại và thanh tra đột xuất.

4.4. Không ban hành thang bảng lương hoặc không đăng ký

Theo pháp luật lao động, thang bảng lương phải được xây dựng thống nhất với phương án đóng BHXH.

Luật sư sẽ giúp đánh giá toàn diện từng hành vi để giảm tối đa mức phạt và đảm bảo khắc phục đúng quy trình.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn niêm yết hồ sơ trong thủ tục thừa kế nhà đất

5. Kết luận: Vì sao doanh nghiệp nên có luật sư đồng hành khi thanh tra BHXH?

Việc thanh tra BHXH đòi hỏi doanh nghiệp phải chứng minh sự tuân thủ dựa trên hệ thống hồ sơ phức tạp và thay đổi liên tục. Sự tham gia của luật sư thanh tra bảo hiểm xã hội giúp doanh nghiệp:

Đảm bảo tính hợp pháp của toàn bộ hồ sơ;
Giảm thiểu mức phạt và truy đóng;
Giải trình đúng quy định, tránh hiểu sai nội dung pháp luật;
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trước cơ quan nhà nước.

Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp muốn chủ động phòng ngừa rủi ro pháp lý và quản trị lao động – BHXH bài bản.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tách thửa đất do Nhà nước quản lý: Ai được phép làm?

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn hồ sơ công chứng theo quy định mới

>>> Những thay đổi mới trong quy định về chứng thực chữ ký năm 2025

>>> Mẹo để thương lượng điều khoản tốt trong công chứng mua bán nhà đất

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.